Các công ty cải thiện quản lý tri thức để khám phá tiềm năng đổi mới của họ và tăng thêm giá trị cho các đề xuất độc đáo thông qua học tập của công ty. Ngày nay, các doanh nghiệp có quyền truy cập vào các công cụ quản lý tri thức khác nhau để tối ưu hóa việc khám phá, lưu trữ, phân phối và sử dụng tri thức. Bài viết sẽ điểm qua top 10 phần mềm quản lý tri thức và những tính năng ưu việt nhất của chúng.

Các doanh nghiệp tạo ra, thu thập, xem xét, chia sẻ và sử dụng lượng kiến ​​thức khổng lồ. Ở mọi giai đoạn, họ cần truy cập ổn định vào mọi kho lưu trữ và kênh thu thập thông tin mới. Tất cả làm cho việc quản lý tri thức trở nên cực kỳ phức tạp, ngay cả trong môi trường kỹ thuật số.

Trước khi đi sâu vào các tính năng, giá cả và các thông số khác của công cụ quản lý tri thức, chúng ta cần làm rõ loại phần mềm quản lý tri thức nào tồn tại trên thị trường và chúng phù hợp với hoạt động kinh doanh nào.

Phần mềm quản lý tri thức: Tổng quan

Phần mềm quản lý tri thức là phần mềm quản lý nội dung tổng hợp việc thu thập, lưu trữ và truy cập thông tin.

Phần mềm quản lý tri thức có thể tập trung vào hoặc kết hợp tất cả các quy trình sau:

• Tiếp thu kiến ​​thức mới;
• Lưu trữ kiến ​​thức;
• Phân phối tri thức;
• Vận dụng tri thức;
• Quản trị giải pháp quản trị tri thức;
• Sự liên kết của kiến ​​thức với các mục tiêu chiến lược.

Phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án giúp tập trung vào các quy trình kinh doanh và năng suất liên kết tất cả các phòng ban trong không gian chung để cộng tác hiệu quả trên một hoặc nhiều dự án.

Thông thường, nó bao gồm các chế độ xem với phạm vi dự án, dòng thời gian, tài liệu, báo cáo, v.v. Phần mềm quản lý dự án mang lại lợi ích cho các nhóm thuộc mọi quy mô và mở ra cơ hội tự động hóa trong tương lai bằng cách hợp nhất đầu vào dữ liệu dự án và liên tục theo dõi quy trình làm việc.

Phần mềm quản lý dự án cho đến nay là một trong những công cụ thiết thực nhất để quản lý tri thức từng thấy.

Hệ thống quản lý học tập (LMS)

Có thể dễ dàng tìm thấy các hệ thống LMS trong các cơ sở giáo dục hoặc các tổ chức cấp doanh nghiệp. Tùy thuộc vào các tính năng của một LMS cụ thể, nó có thể được sử dụng chỉ để lưu trữ dữ liệu khóa học hoặc thậm chí để tổ chức các kỳ thi và các sự kiện tương tác khác giữa sinh viên hoặc nhân viên.

Hệ thống LMS hoạt động tốt để thiết lập các chương trình khuyến khích và theo dõi điểm số của nhân viên hoặc sinh viên để xếp hạng và phân phối tiền thưởng dựa trên thành tích và đóng góp.

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

CRM thường xuyên xác định một phần thành công tốt đằng sau các hoạt động của bộ phận bán hàng. Cách thiết lập CRM sẽ ảnh hưởng đến mọi giai đoạn của quy trình.

• Khách hàng tiềm năng mới nhận được phản hồi đầu tiên nhanh như thế nào?
• Việc tìm các liên hệ cũ hơn để sử dụng làm cơ sở dữ liệu mục tiêu cho chiến dịch email dễ dàng như thế nào?
• Chúng ta cần thực hiện bao nhiêu hoạt động để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng?

Hệ thống quản lý nội dung (CMS)

CMS và hệ thống quản lý tài liệu là những công cụ không thể thay thế trong thời đại số hóa. Họ giúp quản lý nội dung kỹ thuật số của công ty. Nhiều người có các tính năng tích hợp để tạo và sửa đổi các tệp trong môi trường.

Một số CMS cung cấp khả năng quản lý toàn diện các tệp doanh nghiệp, nhưng một số chỉ tập trung vào quản lý nội dung web.

Phần mềm tự động hóa

Phần mềm tự động hóa thay đổi từ các giải pháp không có mã đến các chương trình thô tích hợp vào phần mềm hiện có. Các giải pháp không cần mã hoặc ít mã cho phép các chuyên gia bán công nghệ xây dựng các kịch bản tự động cho các quy trình công việc quen thuộc. Các nhóm có thể dễ dàng tạo danh sách kiểm tra tự động, tạo tài liệu và gửi dữ liệu đến các nền tảng bên ngoài.

Kiến thức cơ bản

Phần mềm cơ sở tri thức cung cấp không gian để lưu trữ nội dung, tổ chức nội dung và quản lý truy cập. Nội dung như vậy thường giả định các hướng dẫn, Câu hỏi thường gặp, hướng dẫn hoặc định dạng kiến ​​thức tùy chỉnh được tạo và chia sẻ với nhóm.

Một cơ sở kiến ​​thức tốt sẽ có khả năng điều hướng và khả năng truy cập mạnh mẽ từ tất cả các không gian làm việc. Với phần mềm phù hợp, doanh nghiệp có thể xây dựng một Wiki nhóm mở để nhập thông tin từ các nguồn thiết yếu. Thông thường, tất cả các công cụ để quản lý tri thức đều cung cấp cơ sở tri thức làm nền tảng.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho

Một nhóm có nhiều khả năng cần quản lý hàng tồn kho hơn khi liên quan đến luồng bán hàng lớn. Hãy tưởng tượng thương mại điện tử. Tình trạng sẵn có của mọi sản phẩm, cập nhật giá và thay đổi thuộc tính khác gần như không thể thực hiện thủ công cho hàng trăm sản phẩm.

Đây là những loại phần mềm quản lý tri thức phổ biến cho các mục đích kinh doanh khác nhau. Trên thực tế, một phần mềm duy nhất có thể phù hợp với tất cả chúng hoặc ít nhất là kết hợp một số chức năng.

Làm sao để biết phần mềm quản lý tri thức đó có đầy đủ các tính năng bạn cần?

Các tính năng tốt nhất của phần mềm quản lý tri thức

Bất kể bộ phận nào cần công cụ quản lý tri thức, luôn có một bộ tính năng cần tìm ngay từ đầu. Tóm lại, phần mềm quản lý tri thức tốt nhất bao gồm:

• Cơ sở tri thức nội bộ;
• Tích hợp của bên thứ ba với các công cụ phổ biến ( Slack , Google Drive , Confluence , v.v.);
• Tiện ích mở rộng của Chrome để mang quyền truy cập vào cơ sở kiến ​​thức trên web;
• Cơ sở tri thức công cộng ;
• Môi trường hợp tác;
• Điều hướng dễ dàng, trực quan, chẳng hạn như tìm kiếm ngữ nghĩa dựa trên AI.

Top 10 phần mềm quản lý tri thức

Dựa trên các tính năng tốt nhất, chúng tôi đã tạo danh sách 10 công cụ và phần mềm quản lý tri thức hàng đầu dành cho doanh nghiệp. Họ đây rồi!

Một thanh

OneBar là một lựa chọn hoàn hảo khi một nhóm cần quản lý kiến ​​thức để làm việc từ xa . Nó tích hợp với các yếu tố cần thiết, chẳng hạn như Slack và truyền bá kiến ​​thức trong nhóm bằng các lệnh đơn giản. Một số trường hợp sử dụng OneBar nổi bật bao gồm bán hàng , hỗ trợ , CNTT và kỹ thuật .

Một điều tốt nhất về OneBar là khả năng tích hợp vào bất kỳ quy trình làm việc nào bất kể mục đích của nhóm là gì.

Nguồn hình ảnh

Các tính năng chính của OneBar

• Cơ sở tri thức nội bộ ;
• câu hỏi;
• Tiện ích mở rộng của Chrome;
• Tích hợp lỏng lẻo;
• tìm kiếm ngữ nghĩa dựa trên AI;
• Cơ sở tri thức công cộng.

• Có, cho tối đa 3 người dùng.

• 200 đô la cho tối đa 200 người dùng (thanh toán hàng tháng).

Zendesk tập trung vào các nhóm dịch vụ khách hàng và thành công của khách hàng. Các nhóm Hỗ trợ và Thành công của Khách hàng sẽ có trải nghiệm đàm thoại đặc biệt trên các kênh.

Nguồn hình ảnh

Các tính năng chính của Zendesk

• Đường ống tùy chỉnh;
• Tích hợp thư điện tử;
• Tích hợp lịch;
• Bảng điều khiển dựng sẵn.

• Dùng thử miễn phí.

• 19 đô la cho mỗi người dùng (thanh toán hàng năm).

Guru giúp các nhóm sắp xếp thông tin của họ và truy cập thông tin đó ở mọi nơi. Nó quản lý thông tin liên lạc nội bộ và giới thiệu nhân viên, loại bỏ các yêu cầu lặp đi lặp lại.

Nguồn hình ảnh

Các tính năng chính của Guru

• Tiện ích mở rộng trình duyệt;
• ứng dụng Slack & Microsoft Teams;
• Xác minh nội dung theo lịch trình.

• Có, miễn phí cho tối đa 3 người dùng.

• 5 đô la cho mỗi người dùng (thanh toán hàng tháng).

Bài học cho phép các nhóm được đào tạo và huấn luyện bán hàng nâng cao. Không giống như nhiều ứng dụng quản lý tri thức khác, ứng dụng này theo đuổi mục tiêu giáo dục là trên hết và cung cấp không gian cho việc thiết lập học tập được cá nhân hóa.

Nguồn hình ảnh

Các tính năng chính của Bài học

• Quản lý nội dung bán hàng;
• tích hợp CRM;
• Đề xuất nội dung do AI cung cấp.

• Bản trình diễn có sẵn.

• Theo yêu cầu.

Kipwise hợp nhất tất cả các nguồn kiến ​​thức nội bộ của công ty và cung cấp bất kỳ thông tin nào với tính năng tìm kiếm do AI điều khiển theo yêu cầu của đồng đội.

Nguồn hình ảnh

Các tính năng chính của Kipwise

• Quy trình Hỏi đáp nội bộ;
• Quy trình duyệt nội dung;
• Phân tích.

• Dùng thử miễn phí 14 ngày.

• 4,25 đô la cho mỗi người dùng (thanh toán hàng tháng).

'Câu trả lời đúng. Đúng vị trí. Đúng thời điểm. Mỗi lần.' là phương châm của Kệ. Nó là một công cụ hữu ích cho các trung tâm liên lạc xử lý hàng trăm yêu cầu mỗi ngày.

Nguồn hình ảnh

Các tính năng chính của kệ

• Tìm kiếm với MerlinAI;
• Quy trình làm việc;
• Kiến thức cơ bản.

• Không.

• 20 đô la cho mỗi người dùng (thanh toán hàng tháng).

Nền tảng quản lý tri thức của Tettra quan tâm đến các câu hỏi. Tính lặp lại là kẻ thù chính của công cụ. Nó sắp xếp kiến ​​thức đến từ Slack và MS Teams.

Nguồn hình ảnh

Các tính năng chính của Tetra

• Hỏi & Đáp;
• Lịch sử phiên bản;
• Tự động hóa nội dung.

• Có, miễn phí cho tối đa 10 người dùng.

• 8,33 đô la cho mỗi người dùng (thanh toán hàng tháng).

AllAnswered là phần mềm quản lý kiến ​​thức tất cả trong một. Nó thu thập kiến ​​thức bị mắc kẹt ở những nơi khác nhau và giúp phát triển chuyên môn của nhóm.

Nguồn hình ảnh

Các tính năng chính của AllAnswered

• tên miền phụ;
• Cộng đồng;
• Trang Wiki & Hỏi & Đáp.

• Dùng thử miễn phí 14 ngày.

• 3 đô la cho mỗi người dùng (thanh toán hàng tháng).

StOnly nằm trong số các ứng dụng quản lý kiến ​​thức tập trung vào sự thành công của nhân viên và khách hàng cũng như sự độc lập của họ trong việc đạt được một mục tiêu. Hướng dẫn tự phục vụ nhằm mục đích mang lại cho bất kỳ người tham gia quyền tự do ra quyết định.

Nguồn hình ảnh

Các tính năng chính của Stoly

• Hướng dẫn viên;
• Nhúng hướng dẫn bên ngoài;
• Kiến thức cơ bản.

• Dùng thử miễn phí 14 ngày.

• 99 đô la cho tối đa 3 người dùng (thanh toán hàng tháng).

Scribe cho phép các doanh nghiệp biến bất kỳ quy trình nào thành hướng dẫn từng bước. Với nó, các nhóm có thể trải nghiệm việc tuyển dụng, đào tạo và hỗ trợ khách hàng một cách suôn sẻ.

Các tính năng chính của Scribe

• Hướng dẫn có thương hiệu;
• Trang;
• Tùy chỉnh.

• Có, miễn phí cho sử dụng cá nhân.

• 23 đô la cho mỗi người dùng (thanh toán hàng tháng).

Việc chọn phần mềm hoặc công cụ quản lý tri thức doanh nghiệp cho các nhóm nhỏ hơn là một thách thức, nhưng đó là cả cuộc đời. Việc nghiên cứu đúng các tính năng và lợi ích sẽ giúp trang bị cho đội nhóm một phần mềm tốt nhất, từ đó mang lại những hiệu quả tích cực, chẳng hạn như giảm chi phí sản xuất hoặc cải thiện quy trình bán hàng .

OneBar cố gắng cải thiện việc quản lý tri thức của các doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến doanh nghiệp. Thật dễ dàng để tích hợp và dùng thử bất cứ lúc nào. Chúng tôi thúc đẩy văn hóa chia sẻ kiến ​​thức và giúp chọn phần mềm quản lý kiến ​​thức hàng đầu cho bất kỳ nhóm nào. Nếu bạn có thắc mắc về phần mềm quản lý kiến ​​thức tốt nhất, vui lòng liên hệ với chúng tôi tại [email protected] .