Trong Thói quen nguyên tử , James Clear tuyên bố rằng…

“chúng tôi không đạt được mức mục tiêu của mình… chúng tôi tụt xuống mức hệ thống của chúng tôi”.

Tôi nghĩ câu nói này là đúng, và nó đã ám ảnh tôi kể từ lần đầu tiên tôi đọc nó cách đây vài năm. Tôi rất quan tâm đến việc làm thế nào để tối đa hóa thời gian và đạt được mục tiêu của mình, và qua kinh nghiệm tôi nhận thấy rằng việc có một hệ thống rất hữu ích. Tôi nghĩ rằng tôi sẽ chia sẻ những thói quen và công cụ (hệ thống của tôi) mà tôi sử dụng với vai trò là người lãnh đạo thực hành Kiến trúc doanh nghiệp, cũng như một số công cụ mà tôi sử dụng trong cuộc sống ngoài công việc. Phản hồi và ý tưởng được hoan nghênh hơn trong phản hồi.

Thói quen

Chặn 60 phút đầu tiên trong ngày làm việc của tôi

Tôi đánh dấu 60 phút đầu tiên trong ngày làm việc của mình trên lịch để đảm bảo rằng tôi bắt đầu ngày mới bằng suy nghĩ thay vì phản ứng . Đối với tôi, để có một ngày tốt lành, không có gì tệ hơn là nhảy ngay vào một cuộc họp để bắt đầu ngày làm việc. Bằng cách chặn giờ đầu tiên, tôi đảm bảo rằng mình có thời gian để suy nghĩ, viết, lập chiến lược, v.v. Nếu tôi cần trò chuyện hoặc tán gẫu với ai đó về điều gì đó liên quan đến ngày hôm đó, sẽ có một cơ hội mở để làm điều đó như Tốt. Các cuộc họp và cộng tác có thể cực kỳ hữu ích, nhưng tôi thấy mình cần phải hòa mình vào chúng và có thời gian để đảm bảo rằng tôi có chủ đích trong ngày của mình.

Viết nhật ký thường xuyên

Tôi ghi nhật ký mỗi ngày trong tài liệu google. Thêm một “tiêu đề 3” mới cho ngày hôm nay và chúng tôi bắt đầu viết. Tôi kết hợp cả công việc và cá nhân lại với nhau và viết về bất cứ điều gì, từ những điều tôi đang cố gắng hoàn thành trong công việc cho đến kế hoạch đi du lịch cho đến những suy ngẫm về quá trình tập luyện CrossFit. Có một bộ não không cảm thấy điên cuồng và choáng ngợp là chìa khóa để tôi làm việc hiệu quả, đồng thời loại bỏ những suy nghĩ và kế hoạch của tôi — và bất cứ điều gì khác trong đầu tôi — vào đầu ngày để đảm bảo rằng những thứ đó được nắm bắt (không bị mất) để tôi có cảm giác rằng tôi có thể buông bỏ chúng và tập trung. Tôi thường viết trong 30 phút đầu tiên trong ngày, một lần nữa sau bữa trưa, và sau đó thường viết thêm một lần nữa vào buổi tối.

Thiết lập, ghi lại các mục tiêu hàng quý và theo dõi hàng tuần

Trong nhật ký của mình, tôi ghi lại các mục tiêu hàng năm, hàng quý và hàng tháng của mình. Thứ sáu hàng tuần, tôi nhìn lại xem mình đang làm những việc đó như thế nào, cả trong công việc và cá nhân. Tôi xem liệu mình có đang đi đúng hướng hay không và xem xét các cách để đến được nơi tôi muốn. Hôm nay là thứ Sáu khi tôi đang viết, vì vậy tôi cần phải bắt tay vào việc này ngay bây giờ.

Tránh mạng xã hội vào buổi sáng

Nói chung, tôi không quan tâm nhiều đến mạng xã hội nhưng tôi thích xem ảnh du lịch, trượt tuyết và đạp xe leo núi trên Instagram, đồng thời tôi cố gắng tích cực trên LinkedIn để kết nối mạng và trở nên hữu ích với những người khác. Trong 60 phút đầu tiên của mình, tôi cố gắng hết sức để tránh mở những thứ này vì chúng được tối ưu hóa theo đúng nghĩa đen để khiến tôi mất tập trung vào những việc cần làm.

Tập thể dục vào bữa trưa

Điều này có vẻ tầm thường, nhưng tôi thấy rằng tập thể dục vào bữa trưa thực sự tốt để 1) chia ngày thành hai phần và 2) giúp tôi cảm thấy sảng khoái trong nửa sau. Tôi nhớ những ngày đầu óc bận rộn từ 7:30 hoặc 8 giờ sáng trên xe cho đến 4 hoặc 5 giờ chiều, và chúng rất mệt mỏi. Với buổi tập buổi trưa, buổi sáng của tôi được xác định rõ ràng và có cấu trúc, đồng thời tôi có kế hoạch rõ ràng cho việc đó, sau đó buổi chiều của tôi sẽ tràn đầy năng lượng hơn một chút và một “khởi đầu mới” của riêng nó.

Công cụ

Giao tiếp

Slack — truy cập để liên lạc không đồng bộ. Tôi đã TẮT thông báo trên điện thoại và BẬT trên máy tính xách tay của mình. Điều này giúp tôi không bị phân tâm bởi công việc trong thời gian cá nhân hoặc khi tôi không sử dụng máy tính xách tay. Tôi tắt tiếng các kênh mà tôi không cần phản ứng (nhưng muốn tham gia) và đăng ký định kỳ.

Microsoft Teams — các cuộc họp ảo và trò chuyện với những người không sử dụng tính năng chùng xuống tại nơi làm việc.

Calendly — Tôi không thể nói đủ về Calendly. Tôi luôn thấy việc xem lịch trong khi viết email để sắp xếp thời gian rảnh là 1) cực kỳ bực bội và 2) lãng phí thời gian. Gần đây tôi đã quyết định sử dụng Calendly và không thể hài lòng hơn với mức độ dễ dàng và hữu ích của nó. Tôi đã chuyển sang sử dụng đăng ký trả phí trong tuần đầu tiên và thích rằng tôi có thể có các loại cuộc họp, thời lượng và lịch trình tùy chỉnh để sử dụng bên ngoài đồng bộ hóa với tính khả dụng của lịch làm việc của tôi. Đây không phải là quảng cáo nên tôi sẽ dừng ở đó… nhưng tôi là một người hâm mộ lớn và tôi đã tiết kiệm được hàng giờ trong hai tuần qua bằng cách sử dụng công cụ này để điều phối các cuộc họp bên ngoài.

Theo dõi công việc & Ghi lại ý tưởng

Asana — Tôi sử dụng Asana để theo dõi các nhiệm vụ công việc của mình. Tôi quản lý các cột “Việc cần làm”, “Tuần này”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”. Siêu đơn giản. Điều này thực sự giúp ích cho tôi khi có vô số hành động tôi cần thực hiện và tôi cảm thấy căng thẳng vì có khả năng bỏ lỡ một số hành động... nếu tôi viết chúng (thậm chí kém) bằng Asana, tôi biết mình sẽ không quên chúng. Tôi cũng biết những gì cần phải làm và có thể thực hiện một cách có hệ thống những mục quan trọng hơn trong danh sách của mình.

Google Keep + Google Docs — Tôi đã sử dụng google keep để theo dõi những ý tưởng cần được phát triển hơn nữa, cả trong cuộc sống cá nhân và công việc của tôi. Nếu tôi đang nói chuyện với đồng nghiệp về một chủ đề công việc và cần ghi lại những gì họ đã chia sẻ, thì Google Keep thường là nơi ghi lại (thông qua ứng dụng trên điện thoại của tôi) cho đến khi tôi có thể xử lý và làm điều gì đó có ý nghĩa hơn với nó sau này. . Hầu hết công việc của tôi Cuối cùng là giữ các vật phẩm làm cho chúng thuộc về Asana, nhưng không phải tất cả. Như tôi đã đề cập ở trên, tôi cũng sử dụng Google Tài liệu cho thói quen viết nhật ký hàng ngày của mình và rất nhiều ý tưởng được nghĩ ra khi viết ở đó. Tôi không phải là người giỏi “ngồi và suy nghĩ”… Tôi phải viết hoặc nói… và viết có xu hướng hiệu quả hơn.

Ghi chú — nói chung, tôi sử dụng kết hợp nhiều công cụ bao gồm GitHub (ghi chú cuộc họp nhóm), Google Docs (ghi ý kiến ​​vào nhật ký của tôi) hoặc Google Keep. Tôi đã từng sử dụng Evernote nhưng đã trôi đi. Tôi có thể tối ưu hóa khu vực này và rất cởi mở với các đề xuất. Trong hầu hết các trường hợp, bất cứ điều gì tôi cần viết sẽ được đưa vào nhật ký của tôi và sau đó ở dạng bóng bẩy hơn ở một nơi khác sau đó.

Asana, Google Keep và Google Doc Nhật ký hàng năm của tôi luôn mở trên trình duyệt của tôi (được ghim trong chrome).

Sự hợp tác

Miro - chúng tôi có Miro và mặc dù lúc đầu tôi còn nghi ngờ (và vẫn nghĩ rằng có những thứ không hợp lý lắm), nhưng nó thực sự là một công cụ khá tuyệt vời để thay thế những gì chúng tôi có từ bảng trắng vật lý trong thời kỳ trước COVID. Ngày nay, vì hầu hết các cuộc họp đều diễn ra ảo, nên Miro thật tuyệt vời khi có thể cộng tác thiết kế các giải pháp, động não, v.v. Một chiếc bảng trắng kiểu cũ vẫn còn khá tuyệt vời.

Công cụ EA

LeanIX — chúng tôi mới bắt đầu sử dụng LeanIX trong thực tiễn EA để giúp chúng tôi hình dung các khả năng kinh doanh. Tôi chưa sử dụng nó nhiều nhưng tôi khá hào hứng với những hứa hẹn về một công cụ có thể giúp chúng tôi có những cách đơn giản để giải thích những gì chúng tôi làm với tư cách là một doanh nghiệp và những thứ đó được công nghệ hỗ trợ tốt như thế nào.

Theo dõi công việc nhóm

Miro — Tôi giữ một bảng “kanban” của Miro về những gì nhóm của chúng tôi đang hướng tới mỗi quý và những gì tồn đọng. Đơn giản nhưng hữu ích để theo kịp một số mục tiêu của từng người trong nhóm của chúng tôi (hơn 10 người rất khó để giữ vững tinh thần nếu không có sự trợ giúp).

Hợp lưu — chúng tôi sử dụng Hợp lưu cho nhiều tài liệu nội bộ, vì vậy chúng tôi cũng có một trang hợp lưu trong không gian EA của mình với chế độ xem thân thiện với bên ngoài về các mục tiêu hàng quý của chúng tôi để bất kỳ ai quan tâm đều có thể thấy những gì chúng tôi đang thúc đẩy và những gì chúng tôi' đang cố gắng hoàn thành. Tôi mới bắt đầu làm điều này nhưng nó có vẻ hữu ích cho các đối tác và khách hàng của chúng tôi trong nội bộ. Nếu không có gì khác, nó buộc tôi phải có ngôn ngữ rõ ràng xung quanh các mục tiêu của chúng tôi sao cho có ý nghĩa với cả nhóm của chúng tôi và những người khác.

Cà phê

Cà phê. Ấn bản Pháp. Hằng ngày. Đó là tất cả những gì tôi cần nói.

Phần kết luận

Tôi đã bỏ lở những gì? Có những điều bạn đang làm trong công việc (hoặc cuộc sống cá nhân) giúp bạn làm việc hiệu quả hơn không? Tôi muốn nghe từ bạn ở đây qua LinkedIn và hy vọng tôi có thể học được điều gì đó mới.