Hệ thống năng suất kỹ thuật số của tôi

Nov 28 2022
Đây là một phần của loạt bài nhiều phần về cách tôi hoàn thành công việc. Mặc dù tôi luôn yêu thích bút và giấy, nhưng có một số lĩnh vực mà các công cụ kỹ thuật số mang lại giá trị độc đáo; lập kế hoạch và tài liệu.

Đây là một phần của loạt bài nhiều phần về cách tôi hoàn thành công việc .

Mặc dù tôi luôn yêu thích bút và giấy , nhưng có một số lĩnh vực mà các công cụ kỹ thuật số mang lại giá trị độc đáo; lập kế hoạch và tài liệu.

Là một giám đốc kỹ thuật, ngày của tôi được điều khiển theo lịch. Mặc dù sức hấp dẫn của lịch trên giấy rất mạnh nhưng cuối cùng nó không thực tế đối với nhu cầu của tôi. Và, khi tôi có lịch kỹ thuật số trong thắt lưng công cụ của mình, nó sẽ trở nên thuận tiện để sử dụng cho bất kỳ thứ gì có ngày gắn liền với nó.

Mặc dù có các lựa chọn thay thế dựa trên giấy để lên lịch, nhưng các tệp hiện là kỹ thuật số. Tôi đã dành một mùa hè ở trường trung học để in hồ sơ bệnh nhân kỹ thuật số để chuyển văn phòng bác sĩ thành biểu đồ giấy. Một phần nhỏ trong tôi đã chết vào mùa hè năm đó; không ai nên lặp lại trải nghiệm đó.

Và, tất nhiên, có sự giao thoa của hai lĩnh vực này; các cuộc họp. Quy trình làm việc của tôi ở đó đủ chi tiết để xứng đáng có phần riêng mà chúng ta sẽ xem xét bên dưới. Hãy đi sâu vào.

lập kế hoạch

Đặt các cuộc họp sang một bên, có rất nhiều nhu cầu lên lịch cho các nhiệm vụ đáng được xem xét.

Đầu tiên, có những nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian, bất cứ điều gì phải xảy ra vào một ngày và giờ cụ thể. Ví dụ, đặt con gà tây Lễ tạ ơn vào nước muối. Đây gần giống như một cuộc họp thực tế nhưng không có thời lượng. Lịch kỹ thuật số vượt trội ở đây, chủ yếu nhờ các thông báo đảm bảo bạn không quên những mục quan trọng này.

Thứ hai, có những nhiệm vụ lặp lại, bất cứ điều gì xảy ra theo nhịp đều đặn. Từ đánh giá hàng tuần đến công việc nhà, tôi có một số lời nhắc ở nhiều nhịp độ khác nhau để thúc đẩy thói quen làm việc hiệu quả của mình. Đây không phải là thời gian nhạy cảm nhưng là một phần quan trọng của các nhiệm vụ bên ngoài để giải tỏa tâm trí của bạn.

Thứ ba, có những nhiệm vụ trong tương lai, bất cứ điều gì không cần phải xảy ra trong tuần này. Nếu tôi có nhiệm vụ đến hạn vào tháng tới, tôi sẽ thêm lời nhắc vào tuần trước vào lịch của mình. Điều này giúp tôi loại bỏ sự lộn xộn khỏi hệ thống tương tự của mình và khi tác vụ xuất hiện trở lại, tôi sẽ gửi nó trở lại hệ thống đó.

Cuối cùng, có các nhiệm vụ " chặn thời gian ". Với tính năng chặn thời gian, bạn lên lịch trực tiếp cho các nhiệm vụ của mình trên lịch, chẳng hạn như một cuộc họp, thay vì làm việc từ danh sách việc cần làm và điều chỉnh các nhiệm vụ xung quanh các cam kết khác của bạn. Trong tình huống này, việc lên lịch trình không bị chi phối bởi thời hạn, mà bằng cách sử dụng thời gian của bạn một cách có chủ ý. Tôi không sử dụng công cụ này thường xuyên nhưng khi thời hạn sắp đến gần hoặc tôi đang phải giải quyết quá nhiều việc, tôi sẽ sử dụng công cụ này để trợ giúp.

Công cụ tôi chọn cho ba trường hợp sử dụng đầu tiên là lời nhắc của Google. Với hệ sinh thái Google, thật khó chịu khi có quá nhiều cách khác nhau để đưa các nhiệm vụ vào lịch của bạn; từ lời nhắc , đến nhiệm vụ , đến ghi chú theo lịch trình . Tôi đã tìm đến lời nhắc vì chúng là lựa chọn đơn giản nhất trong nhóm, mặc dù tôi gian lận với các ghi chú theo lịch trình khi tôi cần danh sách kiểm tra cho các nhiệm vụ định kỳ như đánh giá hàng tuần của mình. Để chặn thời gian, tôi chỉ sử dụng Lịch Google, giống như tôi làm cho các cuộc họp bên dưới.

Các tài liệu

Những nỗ lực đầu tiên của tôi trong việc quản lý tài liệu kỹ thuật số là các cấu trúc thư mục thủ công, đẹp mắt. Sự ép buộc của tổ chức rất vui mừng khi tìm ra cách phân loại phù hợp để mang lại trật tự cho sự hỗn loạn. Khi khối lượng tài liệu tăng lên, rõ ràng là việc chăm sóc tài liệu của tôi ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất của tôi. Đó là khi tôi bắt gặp cách tiếp cận PARA của Tiago Forte để quản lý tài liệu kỹ thuật số. Lúc đầu tôi đã hoài nghi, tôi rất thích cấu trúc mà tôi đã xây dựng, nhưng sau khi chạy thử, tôi biết rằng mình sẽ không bao giờ quay trở lại.

Hệ thống PARA tổ chức các tài liệu dựa trên khả năng hành động của chúng chứ không phải nội dung của chúng như hầu hết các hệ thống khác. Sự thay đổi này biến tài liệu của bạn thành công cụ để tăng năng suất. Về cốt lõi, hệ thống chứa bốn thư mục cấp cao nhất (một thư mục cho mỗi chữ cái của PARA) và đề xuất không sâu quá bốn thư mục. Điều này giữ cho cấu trúc có thể quản lý được; dễ dàng điều hướng và dễ dàng phù hợp với đầu của bạn.

Dự án : Các thư mục ở đây ánh xạ gần như trực tiếp với các dự án trong hệ thống tương tự của tôi. Phản ánh hệ thống quản lý tài liệu và tác vụ của bạn là một phương pháp hiệu quả. Tôi có thể nhanh chóng tìm thấy bất cứ thứ gì tôi cần cho các dự án mà tôi đang thực hiện. Tôi thậm chí có thể sử dụng cấu trúc này để dừng các dự án đang tạm dừng bằng cách xóa chúng khỏi hệ thống tương tự của mình và sau đó kéo chúng trở lại từ đây nếu cần.

Khu vực : Các thư mục ở đây ánh xạ tới các phạm vi rộng hơn không có khả năng phân phối cụ thể nhưng vẫn yêu cầu tiêu điểm thường xuyên. Tôi có các thư mục ở đây cho từng nhóm mà tôi hỗ trợ, cho các ủy ban và hội đồng mà tôi tham gia và cho các mối quan hệ chính mà tôi duy trì.

Tài nguyên : Các thư mục ở đây chứa các tài liệu mà tôi tham khảo khi cần thay vì thường xuyên. Các ví dụ điển hình là công thức nấu ăn, ảnh chụp chân dung cho hồ sơ trực tuyến, thông tin về DnD mà tôi đang học cách chơi với con trai mình, thu phóng hình nền, v.v.

Lưu trữ : Các thư mục ở đây đã không còn được sử dụng trong bất kỳ thư mục nào khác. Phần lớn trong số này là các dự án đã hoàn thành nhưng có các thư mục dành cho các lĩnh vực như công việc trước đây và tài nguyên mà tôi không còn đề cập đến (thư mục Covid của tôi!).

Trong mỗi sản phẩm tài liệu tôi sử dụng (Dropbox, GDrive, Quip, v.v.), tôi có năm thư mục cấp cao nhất này để giữ giao diện rất nhất quán và quen thuộc cho dù tôi ở đâu.

0 Inbox 
1 Projects 
2 Areas 
3 Resources 
4 Archive

cuộc họp

Các cuộc họp là nơi lập kế hoạch và tài liệu giao nhau. Lý do cho điều này là hầu như mọi cuộc họp tôi tham dự đều có một tài liệu được chia sẻ liên quan.

Hầu hết các cuộc họp của tôi là những cuộc họp định kỳ với nhiều nhóm người khác nhau. Đây có thể là cuộc họp 1–1 với người báo cáo cho tôi, cuộc họp nhóm đồng đẳng hoặc nhóm hoặc cuộc họp bên ngoài với nhà thầu. Tài liệu được chia sẻ tạo ra một nhật ký đang chạy về những gì chúng ta đã thảo luận trong quá khứ và tạo thành một khu vực lưu giữ các chủ đề mà chúng ta cần thảo luận trong tương lai.

Có những tài liệu cuộc họp này là một cách khác để tôi có thể giảm bớt sự lộn xộn trong hệ thống tương tự của mình. Một tùy chọn hoàn toàn tương tự sẽ bị ảnh hưởng bởi bản chất cá nhân của bút và giấy. Một tài liệu cộng tác cho phép mọi người trong cuộc họp cùng sở hữu chương trình làm việc.

Lịch Google là công cụ tôi chọn ở đây. Những người khác thề với các ứng dụng lịch hào nhoáng nhưng Lịch Google làm mọi thứ tôi cần. Quan trọng hơn, là một trong những ứng dụng lịch phổ biến nhất hiện có, hầu hết các công cụ của bên thứ 3 như Zoom đều tích hợp với nó. Đặc biệt, nó hoạt động với Clockwise , trình quản lý lịch tự động mà bạn cần nhưng không biết là có tồn tại. Nó sẽ tối ưu hóa thời gian rảnh của bạn, di chuyển các cuộc họp xung đột, chặn thời gian cho các sự kiện trên lịch cá nhân của bạn, lên lịch cho các bữa trưa cho bạn, v.v. Tôi không thể tưởng tượng làm việc mà không có nó nữa.

Chụp phổ biến

Cuối cùng, có một thành phần nhỏ nhưng có giá trị nữa trong hệ thống năng suất kỹ thuật số của tôi; khả năng nắm bắt một ý tưởng hoặc nhiệm vụ bất cứ lúc nào dù tôi ở đâu. Trước khi có điện thoại thông minh, tôi khá tự hào khi đi khắp nơi với một cuốn sổ nhỏ và một cây bút nhưng những ngày đó thật không may đã qua sau lưng tôi. Thực tế là tôi luôn để điện thoại trong túi và tôi muốn mang theo hàng ngày ở mức tối thiểu.

Có một số tùy chọn trong không gian này nhưng tôi đã chọn TickTick , tùy chọn đơn giản nhất mà tôi có thể tìm thấy có các tùy chọn chụp nhanh tuyệt vời. Nó có các phím tắt chung rất đẹp trên Mac và các phím tắt thêm nhanh trên Android. Nó có khả năng tùy biến cao mà tôi thích chỉ vì nó cho phép tôi tắt và ẩn hầu hết mọi thứ, biến nó thành một công cụ chụp đơn giản. Các nhiệm vụ và vật phẩm xuất hiện ở đó sẽ nhanh chóng được chuyển sang một hệ thống khác vào lần tới khi tôi ngồi vào bàn làm việc.

Giữ nó đơn giản

Trọng tâm của tôi với hệ thống này là sự đơn giản. Nó không bao gồm các công cụ người dùng thành thạo cho cơ sở kiến ​​thức cá nhân hoặc ghi chú được nối mạng. Bằng cách sử dụng một vài công cụ cốt lõi, tôi có thể linh hoạt với mọi môi trường. Mỗi công việc mới đi kèm với một bộ công cụ mới được công ty phê duyệt và tôi có thể điều chỉnh quy trình làm việc của mình cho phù hợp với các ứng dụng hiện có nhờ có một nơi để lưu trữ tài liệu và lịch cho các nhiệm vụ và sự kiện.

Không có một hệ thống năng suất tốt nhất nào có thể thống trị tất cả nhưng tôi khuyến khích bạn thử làm điều này. Nếu cảm thấy quá gò bó và quá đơn giản, có lẽ đó là dấu hiệu cho thấy bạn đang tung hứng quá nhiều và một số hạn chế sẽ hữu ích. Nếu cảm thấy quá phức tạp, tôi muốn học cách đơn giản hóa hệ thống mà không làm mất đi những lợi ích cốt lõi.