Điều quan trọng là phải nhận ra rằng những gì thoạt nhìn có vẻ là một vấn đề thực sự có thể là triệu chứng của một vấn đề cơ bản đã tồn tại trong nhiều năm. Sự hiện diện của một vấn đề cơ bản như vậy có thể cản trở tiến trình hiện tại hoặc có thể gây ra những cản trở trong các hoạt động phát triển hiện tại. Vào thời điểm đó, chúng ta có thể thấy một kỹ sư có thâm niên nhảy vào và làm nổi bật chủ đề cơ bản trong các vấn đề mà chúng ta thấy ngày nay. Bạn có một số gợi ý ở đây phải không :-)

Tôi có vinh dự được học hỏi từ một kỹ sư dày dạn kinh nghiệm về cách anh ấy xác định vấn đề và phát triển một giải pháp thực tế không chỉ giải quyết vấn đề hiện tại mà còn thúc đẩy sự phát triển trong tương lai của một tổ chức. Tôi quan tâm hơn đến cách anh ấy đưa ra một tài liệu thiết kế kỹ thuật và cách anh ấy thuyết phục các bên liên quan và thống nhất để bắt tay vào thực hiện. Tôi sẽ hướng dẫn bạn qua cuộc trò chuyện của chúng tôi.

1. Liệt kê các vấn đề

“Bước đầu tiên để giải quyết một vấn đề là nhận ra rằng nó tồn tại.”

Đây là một bước quan trọng vì nó giúp chúng ta chuyển sự tập trung của mình từ việc phớt lờ hoặc lảng tránh vấn đề sang việc tìm ra giải pháp. Đồng thời, không phải tất cả các vấn đề cần được giải quyết. Điều quan trọng là phải đánh giá xem một vấn đề có cần giải pháp hay không. Đôi khi, một vấn đề có thể không quan trọng hoặc không xứng đáng với thời gian, công sức và nguồn lực cần thiết để giải quyết nó. Những lần khác, một vấn đề có thể là tạm thời hoặc tự khắc phục khi một vấn đề lớn hơn liên quan đến nó được giải quyết. Vì vậy, trước khi bắt tay vào một quy trình giải quyết vấn đề, điều quan trọng là phải xác định xem vấn đề đó có đáng/không đáng để giải quyết hay không và xem xét các chi phí và lợi ích tiềm năng của việc đó.

2. Nhận được sự liên kết với lãnh đạo

Nhận được sự liên kết lãnh đạo là bước quan trọng liên quan đến việc giải quyết vấn đề. Điều này có nghĩa là truyền đạt phạm vi, mức độ khẩn cấp và tác động của vấn đề tới các nhà lãnh đạo và các bên liên quan, đồng thời đảm bảo sự ủng hộ và ủng hộ của họ. Các nhà lãnh đạo có thể cung cấp những hiểu biết có giá trị về các giải pháp tiềm năng, các nguồn lực cần thiết cũng như vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm. Thu hút sự tham gia của lãnh đạo sớm và thông báo cho họ để đảm bảo rằng mọi người đang làm việc hướng tới cùng một mục tiêu và có sẵn sự hỗ trợ cần thiết để đạt được thành công.

3. Động não giải pháp khả thi

Động não tìm giải pháp cho vấn đề có những lợi ích tiềm năng. Nó mô phỏng tư duy sáng tạo và tạo ra những ý tưởng mới và sáng tạo. Thu hút sự tham gia của một nhóm các bên liên quan đa dạng trong quá trình động não có thể mang lại nhiều quan điểm và kiến ​​thức chuyên môn khác nhau cho quá trình giải quyết vấn đề, dẫn đến các giải pháp toàn diện hơn. Bằng cách đánh giá và ưu tiên các giải pháp tiềm năng trong quá trình động não, các nhóm có thể đưa ra quyết định sáng suốt và chọn hướng hành động tốt nhất. Bây giờ ở bước này, chúng tôi có các giải pháp khả thi mà chúng tôi có thể giải quyết vấn đề.

4. Rà soát vấn đề với các bên liên quan

Bước tiếp theo liên quan đến việc xem xét vấn đề và giải pháp với tất cả các bên liên quan. Bây giờ hãy thêm chi tiết về sự cố và cách chúng tôi có thể giải quyết vào tài liệu kỹ thuật. Bắt đầu với một số lượng nhỏ (có thể là một bên liên quan tại một thời điểm) và xem xét nó với tất cả họ. Và dự kiến ​​là chúng ta sẽ có nhiều câu hỏi. Chúng ta có thể phân loại các câu hỏi thành ba loại,

Một. Những câu hỏi mà chúng ta sẽ có câu trả lời trực tiếp
b. Các câu hỏi liên quan đến việc tìm hiểu sâu/phân tích để trả lời
c. Những câu hỏi mà qua đó chúng ta nhìn thấy xung đột/bất đồng từ phía khác.

Đối với (a) những câu hỏi mà chúng tôi sẽ có câu trả lời trực tiếp, chúng tôi có thể thêm chúng và thêm nó vào phần Câu hỏi thường gặp (Câu hỏi thường gặp) của tài liệu. Loại (b) có thể đã tăng lên vì một số phần trong tài liệu kỹ thuật sẽ yêu cầu nhiều chi tiết hơn hiện tại. Những câu hỏi này có thể được đưa ra ngoại tuyến và chúng tôi có thể tìm hiểu sâu một chút và thêm nhiều chi tiết hơn và chúng tôi có thể thêm chúng dưới dạng phần 'Phụ lục' vào tài liệu và có thể liên kết ở những nơi có liên quan trong đó. Loại thứ ba là nơi chúng ta cần làm việc với các bên liên quan để giải quyết bất đồng.

5. Giải quyết bất đồng

Đây là phần thú vị nhất. Có thể có nhiều loại bất đồng. Hiện tại, chúng ta hãy cố gắng tập trung vào hai loại này,

5.1 Các cách tiếp cận đa dạng đối với một thách thức chung

Đây là tình huống mà chúng ta được đưa ra các đề xuất hoặc giải pháp khác nhau cho cùng một vấn đề, việc xác định lựa chọn nào là cách hành động tốt nhất có thể là một thách thức. Để đưa ra quyết định sáng suốt, điều quan trọng là phải xem xét cẩn thận những ưu và nhược điểm của từng đề xuất. Chúng ta có thể cố gắng liệt kê những ưu điểm và nhược điểm của từng đề xuất, cũng như đánh giá bất kỳ rủi ro hoặc nhược điểm tiềm ẩn nào liên quan đến từng tùy chọn. Hãy nhớ rằng không phải lúc nào cũng có giải pháp “đúng” hay “sai” rõ ràng và đôi khi cách hành động tốt nhất có thể liên quan đến sự thỏa hiệp hoặc kết hợp các đề xuất khác nhau. Cuối cùng, mục tiêu là chọn đề xuất có khả năng dẫn đến kết quả thành công nhất trong khi giảm thiểu bất kỳ hậu quả tiêu cực tiềm ẩn nào.

5.2 Diễn giải đa dạng khái niệm miền

Chúng ta có thể gặp bất đồng khi cùng một 'từ khóa' có nghĩa khác nhau đối với các bên liên quan/chủ sở hữu vấn đề khác nhau. Hãy xem xét một ví dụ mà chúng tôi đang làm việc trên một sản phẩm như 'Google Documents' và cho rằng 'Google Documents' hiện hỗ trợ thêm 'thuộc tính' và 'thẻ' vào tài liệu. Thuật ngữ 'thuộc tính' và 'thẻ' có vẻ đồng nghĩa với nhau nên thật dễ dàng để những người khác nhau có thể sử dụng cùng một nội dung trong các ngữ cảnh khác nhau. Khi chúng tôi đang cố gắng đề xuất một tính năng và chúng tôi đang cố gắng thêm siêu dữ liệu làm 'thuộc tính' và khi bên liên quan không đồng ý và nói rằng “này, thay vào đó, đây nên là một thẻ”.

Vì vậy, cách tốt nhất ở đây là lùi lại một bước và làm việc với chủ sở hữu miền, người chịu trách nhiệm về 'thuộc tính/thẻ' và xác định 'từ khóa' để cả hai bên (chủ sở hữu vấn đề và bên liên quan) tham gia xem xét cùng một con đường trước khi tiếp cận/giải quyết vấn đề.