Luôn luôn có lần đầu tiên.

Bạn đặt bút ký vào các thỏa thuận cho khoản đầu tư đầu tiên vào công ty của bạn và nhà đầu tư chỉ hỏi bạn: “Khi nào chúng ta tổ chức cuộc họp hội đồng quản trị đầu tiên?”

Trong khi bạn đang làm việc theo lịch trình, có thể tâm trí bạn đang quay cuồng: “Họp hội đồng quản trị. Hừm. Tôi phải làm cái quái gì đây?”.

Có rất nhiều bài viết về chạy bảng, ở cuối bức thư này, có một số bài được chọn để mở rộng hiểu biết của bạn về:

• Tại sao tôi có Thành viên Hội đồng quản trị/Nhà đầu tư?
• Mục đích của cuộc họp Hội đồng quản trị là gì?
• Cần làm gì trước, tại và sau cuộc họp Hội đồng quản trị?
• Điều gì làm cho Cuộc họp Hội đồng trở nên tuyệt vời và thú vị?
• Hoặc ngược lại, điều gì làm cho nó cực kỳ khó chịu?

Chúng tôi tin rằng, trước hết, đó là người giúp BẠN định hướng và chỉ ở mức độ quan trọng thứ hai là theo dõi tình trạng đầu tư. Với suy nghĩ này, Thành viên Hội đồng quản trị là NGUỒN LỰC & BẠN BÈ CỦA BẠN (không phải cơ quan giám sát của bạn hay thậm chí tệ hơn: đòn roi của bạn).

Tôi sẽ nghĩ Thành viên Hội đồng như thế nào với tư cách là “ tài nguyên & bạn bè ”?

Tại sao #1: Để gỡ bỏ bản thân mình. Điều bình thường là bạn sẽ gặp phải những tình huống, câu hỏi hóc búa trong kinh doanh, tình thế tiến thoái lưỡng nan, rào cản trên con đường xây dựng doanh nghiệp của mình. Nhiều người sẽ là lần đầu tiên. Và bạn sẽ tự hỏi phải làm gì, đâu là quyết định đúng đắn để đưa ra. Có khả năng rất cao là có những người đã từng ở trong những tình huống như vậy trước đây… và thành viên hội đồng quản trị của bạn có thể giới thiệu họ với bạn, hoặc thậm chí có thể có kinh nghiệm riêng với chính những tình huống như vậy.

Tại sao #2: Không tự giới hạn các câu hỏi của mình. Phạm vi của các chủ đề như vậy không có ranh giới. Bạn sẽ luôn cảm thấy thoải mái khi tiếp cận Thành viên Hội đồng quản trị của mình với bất kỳ tình huống “TÔI ĐANG MẮC”. Và nó có thể có phạm vi rất rộng từ hoạt động đến chiến lược. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, tùy thuộc vào giai đoạn kinh doanh, các đồng nghiệp của bạn (những người sáng lập lần đầu) gặp khó khăn trong các chủ đề khác nhau bao gồm (nhưng không giới hạn ở):

• Các công cụ phù hợp nhất để sử dụng (để tiếp thị, bán hàng, hỗ trợ khách hàng,…)
• Tuyển dụng nên và không nên
• Thách thức phù hợp với thị trường (đúng khách hàng, đúng USP, đúng giá, v.v.)
• Thiết lập mục tiêu khả thi (mục tiêu rõ ràng, đúng mục tiêu, đơn giản)
• Quản lý khủng hoảng thành công
• Mô hình điều hành nhóm hiệu quả (đúng họp, tiếp cận, quyết định)
• Cỗ máy mua lại phù hợp và chiến lược tiếp cận thị trường
• Gây quỹ hiệu quả (câu chuyện vốn chủ sở hữu phù hợp, kế hoạch phù hợp, giới thiệu các nhà đầu tư tiềm năng,…)

[2] Mục đích của cuộc họp Hội đồng quản trị là gì?

Hiện đang chuyển từ tình huống một Thành viên Hội đồng quản trị sang Cuộc họp có nhiều Thành viên Hội đồng quản trị (có thể không xảy ra trong những ngày đầu tiên, nhưng theo thời gian, bạn có thể có thêm Thành viên Hội đồng quản trị).

Việc chuyển sang “Nhiều” này tạo ra CÂU HỎI MỚI CHO BẠN: “Tôi sẽ sử dụng Cuộc họp Hội đồng quản trị như thế nào để giúp ích cho tôi nhiều nhất , đồng thời giáo dục các thành viên hội đồng quản trị về tiến độ kinh doanh, giải quyết các quan điểm đa dạng và tuân thủ các quyết định dành cho Hội đồng quản trị được thảo luận đúng cách và bị xử tử”.

Cuộc họp Hội đồng quản trị sẽ là nơi dành thời gian cho:

Mục đích #1: Ăn mừng thành tích. Thành viên hội đồng quản trị cũng là người :-). Họ thích nghe về những thành công. Chia sẻ những ồn ào và tự hào. Châm ngòi năng lượng.

Mục đích #2: Xây dựng con đường phía trước rõ ràng (thông qua thách thức và cơ hội). Cuộc họp Hội đồng quản trị không phải là nơi để đọc các báo cáo (tất cả chúng ta đều có thể đọc), đó là cuộc họp để thảo luận cởi mở về những thách thức và cơ hội nhằm nâng cao giá trị doanh nghiệp (đôi khi cũng để tránh làm tổn hại đến giá trị doanh nghiệp), BẠN sẽ tập trung về việc hình thành các thách thức/cơ hội để gỡ bỏ những gì bạn cần.

Lưu ý: đôi khi, những người sáng lập nhầm phần này với sàn catwalk. Ý nghĩa: thay vì tập trung vào việc tiếp cận nhiều thông tin chi tiết hơn, họ tập trung vào việc thể hiện rằng họ có thể tự giải quyết. Điều đó tốt và được đánh giá cao, nhưng chúng tôi đã biết người sáng lập rất tài năng, chúng tôi không cần sàn catwalk. Vì vậy, chúng tôi muốn nó được đưa vào phần "lễ kỷ niệm" hoặc sẽ bị loại bỏ hoàn toàn khỏi cuộc thảo luận diễn đàn.

Mục đích #3: Lập kế hoạch trợ giúp thêm (ngoài cuộc họp hội đồng quản trị). Nếu cuộc thảo luận đề cập đến một vấn đề phức tạp đáng để đào sâu, chỉ tập trung vào việc hình thành vấn đề và phương tiện để giải quyết vấn đề đó (ai là người phù hợp, chúng ta sẽ tiếp cận vấn đề đó như thế nào), tránh tìm cách giải quyết ngay tại chỗ trong Cuộc họp Hội đồng quản trị ( không có khả năng mang lại) :-).

Mục đích #4: Căn chỉnh về phân bổ nguồn lực. Trong giai đoạn đầu xây dựng doanh nghiệp, kế hoạch của bạn (không đề cập đến ngân sách) có thể thay đổi thường xuyên hơn và với độ lệch cao hơn, bạn có thể khám phá ra những hướng đi mới để xây dựng sản phẩm phù hợp với thị trường hoặc thu hút khách hàng. Nhiều trong số này sẽ yêu cầu những thay đổi trong cách bạn phân bổ vốn và con người. Bất cứ khi nào điều này xảy ra một cách đáng kể, hãy đưa nó lên bảng của bạn. Không chỉ để căn chỉnh và tránh những điều bất ngờ như những thay đổi đáng kể trên đường băng của bạn, mà bạn còn có thể tìm hiểu thêm về các tùy chọn để thực hiện ý tưởng mới của mình.

Mục đích #5: Đưa ra các quyết định dành cho Hội đồng quản trị. Đây thường là (i) các vấn đề/phê duyệt được bảo lưu được ghi trong thỏa thuận cổ đông, chẳng hạn như ESOP, chi tiêu ngoài khóa học bình thường, tuyển dụng cấp cao, v.v.

Mục đích #6: Phối hợp gây quỹ. Điều này có lẽ là rõ ràng nhất. Những người thân thiết với bạn hơn các nhà đầu tư của bạn sẽ biết các nhà đầu tư khác cần chuẩn bị những gì cho chuỗi gây quỹ tiếp theo. Thu hút sự tham gia của Hội đồng quản trị của bạn trước thời hạn trong việc hỗ trợ quá trình gây quỹ và cập nhật chúng chặt chẽ khi thị trường nói nhiều hơn bạn nghĩ.

Nói rõ ràng : Các cuộc họp hội đồng quản trị được thiết kế để chỉ thảo luận về những vấn đề quan trọng, do đó bạn không cần phải thúc đẩy bản thân xây dựng một chương trình nghị sự cho mọi lĩnh vực trên. Nếu không có gì để thảo luận, tốt hơn là sử dụng thời gian ở nơi khác :-).

[3] Những việc cần làm trước , trong và sau cuộc họp Hội đồng quản trị

Trước cuộc họp Hội đồng quản trị,…

1. Lên lịch BM cho cả năm . Những người sáng lập có kinh nghiệm lên lịch các cuộc họp hội đồng quản trị trong cả năm, vì vậy họ đỡ phải đau đầu tìm kiếm vị trí phù hợp với mọi thời điểm, một khi cuộc họp hội đồng quản trị trở nên đông đúc hơn.
2. Tạo Tài liệu Hội đồng . Lời cảnh báo: điều này cần có thời gian, đặc biệt là lần đầu tiên. Tài liệu đó sẽ bao gồm những gì?
3. Tóm tắt Quản lý : chia sẻ Điểm nổi bật, Điểm yếu và Ưu tiên/Tập trung.
4. Tổng quan về hiệu suất (bắt đầu với KPI cốt lõi, với thông tin chi tiết sâu hơn về KPI tăng trưởng, KPI sản phẩm/tương tác, KPI kinh tế đơn vị và tài chính công ty, cùng với liên kết đến gsheets/excel chi tiết)
5. Cập nhật về xây dựng công ty (tuyển dụng và phát triển tổ chức, ra mắt sản phẩm và ưu tiên lộ trình, danh sách thành công M&A)
6. Các chủ đề thảo luận “Unstuck/Build Clarity” : Được hình thành dưới dạng các câu hỏi để “gỡ bỏ”/”xây dựng sự rõ ràng”. Với dữ liệu hỗ trợ, phân tích và suy nghĩ hiện có của bạn.
7. Housekeeping : Quyết định cần thiết từ Hội đồng quản trị với đề xuất đính kèm


Tại cuộc họp HĐQT,…

Tin tốt là vào thời điểm cuộc họp bắt đầu, bạn đã hoàn thành 95% nếu bạn làm tốt bài tập về nhà chuẩn bị của mình.

1. Bạn chạy chương trình. Cho đến khi bạn chọn có Chủ tịch, đó là cuộc họp của bạn và bạn là người điều hành, bạn phải nghĩ xem ai sẽ ghi chép (trong những ngày đầu lại là bạn), bạn để mắt đến thời gian, vì vậy bạn không nhận được ngạc nhiên khi nghe: “Tôi xin lỗi nhưng tôi sẽ phải chuyển cuộc gọi hội đồng quản trị trong 3 phút nữa vì chúng tôi đã lên lịch đến 4 giờ chiều, tức là bây giờ”.
2. Bạn nhận được nhiều hơn, khi bạn yêu cầu. Nhớ? Cuộc họp này - trước hết và quan trọng nhất - để giúp bạn. Nếu bạn luôn nói về những điều bạn biết, thì khi nào bạn sẽ sử dụng thời gian trên bảng để giúp bạn thoát khỏi bế tắc và xây dựng sự rõ ràng?
3. Đưa ra một tiếp xúc được nhắm mục tiêu cho nhóm của bạn. Thật vô giá khi nghe các báo cáo trực tiếp của bạn nói về các ưu tiên và thành tích trong lĩnh vực họ tập trung. Việc tìm hiểu quan điểm và suy nghĩ của các thành viên hội đồng quản trị trong nhóm của bạn cũng là điều vô giá. Và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn có thể ngạc nhiên về cách nhóm của bạn trả lời khi không phải bạn hỏi mà là hội đồng quản trị. NHƯNG một khi chủ đề của họ được hoàn thành, hãy giải phóng họ khỏi cuộc họp.
4. Tóm tắt bằng lời nói của riêng bạn. Không có gì trẻ con về nó, bất kể nó nghe có vẻ học thuật như thế nào. Trong các cuộc thảo luận có nhiều quan điểm, việc tóm tắt (những gì bạn đang lấy đi) có thể khiến bạn thực sự ngạc nhiên về những thông tin đầu vào bổ sung mà điều này tạo ra :-).

Sau cuộc họp Hội đồng quản trị,…

…cách tốt nhất mà chúng tôi thấy lặp đi lặp lại là gửi cho tất cả các thành viên hội đồng quản trị:

1. Ghi chú cuộc họp . Để đơn giản hóa phần này, các ghi chú đều ổn dưới dạng gạch đầu dòng tóm tắt các tuyên bố chính của cuộc thảo luận (S), các nhiệm vụ chính đã được thống nhất (T) và các quyết định chính (D) được đưa ra trong cuộc họp. Điều này hiếm khi có nhiều hơn 10 gạch đầu dòng, vì vậy bạn sẽ hoàn thành nó trong vòng chưa đầy 30 phút. Làm điều đó ngay sau cuộc họp Hội đồng quản trị (mẹo: dành thời gian đó trong lịch của bạn). Khoảng thời gian ít ỏi mà bạn dành ra này sẽ tạo ra giá trị liên kết rất lớn với Hội đồng quản trị của bạn và sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, vì bạn loại bỏ nhiều cuộc thảo luận tiếp theo về những điều rút ra được từ cuộc họp hội đồng quản trị.
2. Tất cả các tài liệu xuất trình . Nếu bạn quên làm điều đó, hãy chắc chắn rằng sẽ luôn có ít nhất một thành viên hội đồng quản trị yêu cầu điều đó (họ chỉ phiền khi nhắc nhở bạn, vì bạn nên làm điều đó mà không được yêu cầu).

Lên kế hoạch tốt trước thời hạn. Bạn sẽ ngạc nhiên về việc các Thành viên Hội đồng Quản trị có thể lên kế hoạch cho các cuộc họp cho cả năm dương lịch như thế nào, điều đó được hoan nghênh như thế nào và ngược lại sẽ đau đớn biết bao nếu lịch trình bị trì hoãn đến phút cuối cùng.

Đúng dòng chảy của cuộc họp. Có nhiều cách để cấu trúc các cuộc họp. Chúng tôi đã rất thích các cuộc họp với dòng chảy này hơn những dòng chảy khác:

• Lấy năng lượng ngay. Bắt đầu với những điểm nổi bật và thành tích.
• Nhận xét về Xs đằng sau các con số hiệu suất chính. Quan sát phần này là tập trung và dựa trên giá trị, và không đi sâu vào các cuộc thám hiểm đi sâu vào mọi ngóc ngách trong doanh nghiệp của bạn.
• Thảo luận về các chủ đề “Unstuck me” hoặc “Help me with clear”.
• Mang về nhà những câu hỏi mà BẠN ấn tượng khi chỉ ra những lỗ hổng có liên quan trong doanh nghiệp của bạn.
• Giải quyết các câu hỏi đặt ra trước cuộc họp.
• Kết thúc với công việc dọn phòng (quyết định dành cho Hội đồng quản trị)

Kiểm duyệt tích cực giúp cuộc thảo luận không bị tuột dốc. Đó là cho một bản ghi nhớ riêng biệt. Có rất nhiều bài đọc hay về việc tạo điều kiện cho các cuộc họp hiệu quả (hãy thử tìm kiếm trên Google, ví dụ: “tạo điều kiện cho các cuộc họp hiệu quả”).

Giúp nạp năng lượng, tâm trạng phấn chấn, đầu óc cởi mở. Có lẽ không cần thêm màu sắc. Nếu thế giới cuốn hút tâm trí bạn, cuộc họp sẽ diễn ra theo khuôn mẫu.



[5] Điều gì khiến Cuộc họp Hội đồng quản trị trở nên vô cùng khó chịu?

Bán, không giải quyết. Bạn đã hoàn thành việc gây quỹ. Mặc dù chúng tôi hiểu rằng hội đồng quản trị là túi tiền gần nhất của bạn (nếu cần), nhưng sẽ rất khó chịu khi có cảm giác “Tôi liên tục bị bán cho” thay vì sử dụng thời gian để làm việc vì những tiến bộ trong kinh doanh. Chúng tôi muốn thực hành "sự trung thực triệt để theo cách đánh giá cao".

Các chỉ báo tụt hậu chiếm ưu thế trong cuộc thảo luận (so với các chỉ báo dẫn đầu) . Chúng tôi muốn phân biệt giữa hai loại thảo luận: một là về các chỉ báo tụt hậu¹ (theo thuật ngữ của khách du lịch: “con đường đã đi”) và một là về các chỉ số dẫn đầu² (“con đường phía trước”) và các hành động ưu tiên liên quan đến các chỉ số đó. Nếu bạn không chắc điều gì đang dẫn đầu và điều gì đang tụt hậu… hãy thu hút các Thành viên Hội đồng quản trị của bạn về chủ đề này.

Chúng tôi tin rằng việc… dành thời gian cho các chỉ báo hàng đầu (ví dụ: NPS, DAU, churn) sẽ mang lại cho bạn nhiều thông tin chi tiết hơn.

Những cái bị trễ (ví dụ: Số vòng quay, %Gwt) rất quan trọng vì là điểm đánh dấu những gì bạn đã đạt được. Nhưng… nếu cuộc thảo luận về chúng kéo dài, hãy nhớ rằng: đơn giản là bạn đang học quá ít vào thời điểm đó. Và điều đó thật khó chịu.

Những cuộc thám hiểm đi sâu vào mọi ngóc ngách trong doanh nghiệp của bạn. Đôi khi các thành viên hội đồng quản trị có thể suy nghĩ sẵn về vấn đề và sau đó không ngừng tham gia vào hành trình “hãy cùng chẩn đoán ngay bây giờ, tất cả cùng nhau”. Họ có thể có lý, nhưng nó không thuộc về cuộc họp hội đồng quản trị. Nó cần được đưa ra bên ngoài cuộc họp hội đồng quản trị (nếu nhiều người quan tâm, có thể thảo luận trong một hội thảo riêng).

Chiếm đoạt các cuộc thảo luận có giá trị thấp. Bạn có thể trải qua những khoảnh khắc khi đột nhiên một thành viên hội đồng quản trị bắt tay vào các câu hỏi hoặc chủ đề không khiến bạn phải giải quyết các điểm kinh doanh nhức nhối nhất mà thay vào đó là “chỉnh sửa” hoặc các vấn đề liên quan đến quy trình/biểu mẫu (ví dụ: chúng ta có thể thêm KPI này hay KPI đó không? để báo cáo, chúng tôi có thể thay đổi định dạng của …?, chúng tôi thiếu các tài liệu này trong hồ sơ của chúng tôi,…). Điều quan trọng là các điểm “chỉnh sửa” và “xử lý” không làm mất thời gian quý báu cho các cuộc thảo luận quan trọng hơn. Ghi chú/đề nghị giải quyết bên ngoài cuộc họp hội đồng quản trị và đưa cuộc thảo luận trở lại giá trị.

Đi bộ ngẫu nhiên. Đôi khi, các cuộc thảo luận có thể đi đến điểm: “tại sao chúng ta lại thảo luận về nó?”. Những thứ này có thể ngốn nhiều thời gian và gần như không mang về được. Sẽ không hại gì khi hỏi “Tại sao chúng ta lại tham gia vào chủ đề này?”. Nó có thể làm phép thuật.

Không có chương trình nghị sự trả trước và không có hoặc tài liệu đọc trước vào phút cuối. Bạn cần hai để tango. Việc chuẩn bị cũng vậy. Đoán không cần thêm bình luận nào về cái này :-)

Talkshow về chủ đề “Điểm sáng”. Đi thẳng vào vấn đề là điều khó khăn nhưng vô giá, vì nó bảo vệ chúng ta khỏi phải dừng lại để lắng nghe. Nếu bạn tiếp xúc với một Thành viên Hội đồng nói nhiều hoặc chính bạn, bạn nên cho hoặc nhận phản hồi đánh giá cao. Btw cũng vậy đối với các tài liệu. Tôi thích lời cầu xin ngắn gọn của Churchill trong Thế chiến thứ hai ( tại đây ).

Không phải giai điệu đánh giá cao. Chúng tôi đánh giá cao sự trung thực triệt để vì nó thúc đẩy sự tiến bộ nhưng cách nó được truyền tải cũng quan trọng không kém. Giọng điệu không tán thưởng chỉ gây khó chịu trong cả việc truyền tải suy nghĩ cũng như tiếp nhận suy nghĩ. Phát biểu đúng giọng điệu (ngay cả khi bạn cần làm đi làm lại nhiều lần) là một phần rất quan trọng để làm cho Cuộc họp Hội đồng quản trị trở nên thú vị.

Nói rõ ràng: Tất cả các thành viên của Hội đồng, bao gồm cả BẠN, có trách nhiệm hành động chống lại các cuộc họp gây phiền nhiễu. Mỗi cuộc họp.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng… đôi khi, trải nghiệm khó chịu không thể khắc phục được cho đến khi một số thành viên hội đồng quản trị rời khỏi hội đồng quản trị. Có thể giải quyết được (đó là cho một bài báo độc lập), nhưng tốt hơn là làm cho nó đúng ngay từ đầu. Chắc chắn đó là một trong những điểm mà bạn sẽ tin tưởng khi lựa chọn nhà đầu tư của mình trong quá trình gây quỹ.

Tôi hy vọng bạn thích đọc. Khi bạn trải qua các cuộc họp hội đồng quản trị đầu tiên và phát triển kinh nghiệm của mình, tôi rất vui khi được nghe suy nghĩ của bạn. Bạn có thể kết nối với tôi qua email hoặc LinkedIn .

chú thích cuối trang

¹ Chỉ báo độ trễ thường là những chỉ số bạn có thể so sánh với việc nhìn từ ô tô qua kính chiếu hậu trên con đường bạn đã đi. Đó chủ yếu là kết quả của hiệu suất như Doanh thu, GxV, Cơ sở khách hàng ...

² Các đèn báo dẫn đường thường là những đèn báo mà bạn có thể so sánh với việc nhìn từ ô tô qua kính chắn gió ở con đường phía trước. Đó là những động lực phổ biến của tăng trưởng (ví dụ: tổng quảng cáo hoặc ARPU) và khả năng phục hồi (churn/NRR hoặc lợi nhuận) nhưng đó là cho một bài đăng khác :-).