Quản lý người gần xa

Bởi: Chris Heim

Mục tiêu của tôi trong bài viết này là chia sẻ một số kinh nghiệm và kích thích các ý tưởng khi tôi tiếp tục tìm ra cho mình những phương pháp tốt nhất để quản lý mọi người gần xa. Chúng ta đang trên một hành trình cùng nhau. Một số công việc không thể làm việc từ xa, một số công ty yêu cầu nhân viên phải ở trong văn phòng và các công ty khác hoàn toàn làm việc từ xa. Bất kể bối cảnh kinh doanh là gì, tư duy lãnh đạo sẽ có lợi khi khám phá câu hỏi — làm thế nào tôi có thể trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn bất kể tôi gặp nhân viên của mình thường xuyên như thế nào? Hãy hỏi nó cùng bản chất với câu hỏi - làm thế nào tôi có thể trở thành một thành viên tốt hơn trong gia đình bất kể tôi gặp gia đình mình có thường xuyên không?

Con gái tôi đang ở nước ngoài, bố mẹ/chị gái/bố mẹ chồng tôi sống cách đó vài giờ ở một tiểu bang khác - tôi đã không gặp họ hàng tháng trời. Mặt khác, tôi gặp vợ và con trai nhiều lần mỗi ngày. Tôi cảm thấy được kết nối bình đẳng với từng người trong số họ - khoảng cách không ảnh hưởng đến mối quan hệ gia đình yêu thương của chúng tôi. Không cần nỗ lực, bằng cách nào đó, chúng tôi tìm ra cách để duy trì kết nối, gặp nhau bất cứ khi nào có thể và luôn ở bên nhau khi điều đó quan trọng nhất. Chúng tôi là một gia đình kết nối.

Là những nhà lãnh đạo đầy tớ, liệu chúng ta có thể tiếp cận công việc kinh doanh theo cách tương tự không? Một số nhân viên đến văn phòng hàng ngày, những người khác ở gần nhưng làm việc tại nhà và những người khác ở những địa điểm xa xôi. Liệu chúng ta có thể khai thác những bài học của mình từ sự năng động của gia đình để nuôi dưỡng sự kết nối tương tự trong văn hóa kinh doanh của chúng ta không?

Làm việc từ xa đã đặt nhiều nhân viên ở những địa điểm cách xa sự giám sát của người giám sát trực tiếp và tình bạn thân thiết của đồng nghiệp, một tình huống có thể tạo ra thách thức cho việc thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp thống nhất.

Nhưng nó không phải. Rốt cuộc, quản lý từ xa không có gì mới. Các doanh nghiệp và các tổ chức khác luôn có các hoạt động tại các địa phương nằm rải rác trên toàn quốc hoặc trên toàn cầu. Bằng cách nào đó, công việc đã được hoàn thành và, đối với một số công ty thành công nhất, văn hóa phát triển mạnh mẽ.

Trong cuộc sống cá nhân của chúng ta, làm thế nào để chúng ta thích nghi khi con cái muốn sống ở nước ngoài, hoặc cha mẹ già của chúng ta quyết định chuyển nơi ở sau khi nghỉ hưu? Chúng ta không còn có thể dựa vào việc nhìn thấy chúng hàng ngày hoặc hàng tuần. Trong bối cảnh đó, làm thế nào để chúng ta tiếp cận vào lần tới khi gặp trực tiếp họ? Chúng tôi làm cho nó trở nên đặc biệt, có chủ ý và chứa đầy cơ hội kết nối. Và làm thế nào để chúng ta duy trì kết nối trong khoảng thời gian không thể ở bên họ? Chúng tôi gửi thiệp sinh nhật, chúng tôi đăng bài trên mạng xã hội, chúng tôi chia sẻ các cuộc gọi video và chúng tôi gửi những tin nhắn văn bản ngớ ngẩn. Chúng tôi luôn kết nối và chúng tôi kỷ niệm sự gắn kết của chúng tôi bất cứ khi nào có thể.

Tôi cảm thấy được kết nối với con gái mình khi nó đi du lịch nước ngoài cũng như với con trai tôi đang chơi ở phòng bên cạnh. Nhưng bây giờ tôi nhận ra rằng trước khi con gái tôi chuyển đến, tôi đã coi việc được gặp con hàng ngày là điều hiển nhiên. Để duy trì kết nối với con gái mình, tôi đã thích nghi với tư cách là một người cha - và vì con trai tôi sẽ sớm rời nhà để thực hiện hành trình của riêng mình, nên ý định duy trì kết nối của tôi cũng sẽ phải có mục đích.

Trải nghiệm cá nhân này là một bước đột phá đối với tôi khi tôi suy nghĩ về cách giữ cho văn hóa kinh doanh đang phát triển được kết nối. Bây giờ tôi nhận ra rằng sự kết nối và gắn bó với nhau là hai điều riêng biệt. Bản chất con người của chúng ta muốn gắn kết chúng lại với nhau như một thứ - nhưng thật mạnh mẽ khi thực sự nắm lấy chúng khi chúng bị tách rời. Tiếp cận sự kết nối và gắn bó với nhau như hai điều riêng biệt đã mở ra thế giới của tôi. Nó đang giúp tôi trở thành một người cha và một thành viên tốt hơn trong gia đình, đồng thời giúp tôi trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn trong công ty của chúng ta.

Ví dụ như công ty của tôi, AbeTech, có trụ sở tại Minnesota. Chúng tôi có các hoạt động ở St. Louis, San Antonio và Columbus. Ngoài ra, chúng tôi còn có những người làm việc từ xa sống ở Chicago, Memphis, Arkansas và Nevada. Tôi không thể nói rằng chúng tôi hoàn hảo theo bất kỳ cách nào, nhưng chúng tôi có chủ ý trong việc nuôi dưỡng một nền văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ bao gồm tất cả mọi người gần xa. Chúng tôi đang theo đuổi sự kết nối và gắn bó với nhau như hai sáng kiến ​​riêng biệt. Chúng tôi đang khám phá những cách để “văn hóa doanh nghiệp” không có ranh giới vật lý — để giúp mọi nhân viên đóng góp vào văn hóa, sống theo hệ thống giá trị của nó và là một phần được kết nối của nó. Bản chất của một số vai trò phải ở văn phòng hàng ngày, trong khi những vai trò khác có thể hoạt động từ bất cứ đâu. Tuy nhiên, vị trí của người đó không liên quan gì đến văn hóa công ty - văn hóa là về sự kết nối.

Bạn có thể cũng muốn điều tương tự đối với bất kỳ ai mà bạn dẫn dắt từ xa. Nhưng những cạm bẫy của lực lượng lao động ở xa về mặt địa lý là gì và chúng ta có thể vượt qua chúng như thế nào?

duy trì kết nối

Nếu chúng tôi thuê đúng người và đặt mục tiêu rõ ràng, chúng tôi có cần phải ở cùng một phòng mỗi ngày không? Vâng, đó sẽ là lý tưởng, nhưng đó không phải là thực tế trong động lực điều hành doanh nghiệp của chúng tôi.

Nếu chúng ta tập trung đầu tiên vào sự kết nối, thì sự gắn bó với nhau sẽ trở thành phần thưởng - cơ hội trân quý để được hiện diện về mặt thể chất. Đó là cách nó hoạt động với các kỳ nghỉ gia đình và đoàn tụ gia đình — và có lẽ đó cũng là cách chúng ta cần tiếp cận sự gắn kết trong kinh doanh. Mặc dù chúng ta có thể không ở trong khoảng cách bắt tay mỗi ngày, nhưng khi chúng ta gặp nhau - khi chúng ta đi đến văn phòng ở xa, mời nhân viên đến thăm văn phòng tại nhà của chúng ta hoặc tập trung cho các cuộc họp hàng quý - chúng ta nên chủ ý dành thời gian cho nhau và lên kế hoạch cho một điều gì đó đặc biệt; tìm cách để kỷ niệm những khoảnh khắc bên nhau. Nó không nên là một ngày bình thường.

Thúc đẩy sự kết nối và tôn vinh sự gắn kết với nhau.

Tại AbeTech, chúng tôi đã phát triển một vài cuộc gặp gỡ có chủ ý như vậy và có lẽ bạn có thể làm điều gì đó tương tự, tùy thuộc vào điều gì phù hợp nhất với hoạt động của bạn.

Dưới đây là ví dụ về các cuộc tụ họp đặc biệt của chúng tôi mà những người khác có thể thích nghi với nhu cầu của họ:

• Tuần thứ ba của mỗi quý là Tuần văn hóa. Chúng tôi lên kế hoạch cho các sự kiện của công ty mang mọi người lại với nhau, tập trung trong thời lượng một tuần. Chúng tôi kết hợp một cuộc họp công ty, các bữa tiệc, sự kiện từ thiện, đào tạo, v.v. Tác động cao. Đây là một cách tuyệt vời để nhắc nhở bản thân về văn hóa của chúng ta và củng cố nó. Chúng tôi không yêu cầu tham dự trực tiếp. Chúng tôi tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm cho nhân viên để thúc đẩy các nhóm của chúng tôi muốn gặp mặt trực tiếp. Trong tuần lễ văn hóa, chúng tôi cũng khuyến khích các nhóm của mình lên lịch gặp gỡ đối tác và khách hàng — đưa đại gia đình của chúng tôi vào trải nghiệm Tuần lễ văn hóa của chúng tôi, giống như một cuộc đoàn tụ gia đình.
• Tuần thứ 12 của mỗi quý là Tuần lập kế hoạch, nơi chúng tôi tập hợp mọi người lại để vạch ra các mục tiêu cho quý tiếp theo và làm mới quan điểm của chúng tôi trong 1–3 năm tới. Mỗi quý một lần, chúng tôi sẽ nghiên cứu sâu để đánh giá các kế hoạch nhân sự, kế hoạch chi tiêu, liên kết chiến lược, vai trò/trách nhiệm, tình trạng trật bánh, v.v. Mỗi quý một lần, chúng tôi sẽ chặn lịch trình của mình trong phần lớn thời gian của cả tuần để chúng tôi có thể được tập trung một cách chiến lược vào việc lập kế hoạch cho tương lai của chúng ta.

Ngoài ra, mỗi quý một lần, chúng tôi có 5–5–5 cuộc họp, đây là những cuộc họp cá nhân không chính thức giữa mọi người và người giám sát trực tiếp của họ. Trong các cuộc họp này, họ thảo luận về các giá trị cốt lõi, vai trò và mục tiêu, nhưng theo cách không chính thức. Nó không phải là một đánh giá; nó chỉ đơn giản là một cuộc trò chuyện thoải mái khi bạn nói về những gì đang diễn ra tốt đẹp và những gì người quản lý có thể làm để hướng dẫn nhân viên tốt hơn. Các cuộc họp 5–5–5 kéo dài 90 phút này đến từ Hệ điều hành Traction Entrepreneurial (EOS) và chúng là một cách hay để đăng ký, đảm bảo mọi người đều thống nhất quan điểm và giải quyết mọi vấn đề đang nảy sinh.

Ngoài ra, mỗi năm, mọi nhân viên sẽ tham dự một cuộc họp nhóm nhỏ (5–6 thành viên trong nhóm) với tôi hoặc một người cấp C khác để nói về văn hóa công ty, những mối quan tâm của họ hoặc bất kỳ điều gì khác mà họ có thể nghĩ đến.

Chúng ta đang trên một hành trình cùng nhau

Như tôi đã đề cập trước đó, bước đột phá đối với tôi là ngày mà tôi tách biệt về mặt tinh thần và cảm xúc khỏi sự gắn kết với nhau. Tiết lộ đó đã giúp tôi nghĩ khác về nhiệm vụ văn phòng, các cuộc họp công ty và giao tiếp. Tiết lộ đó đã giúp tôi nắm bắt việc đưa biểu tượng cảm xúc vào email gia đình, sự đặc biệt của việc gửi thiệp sinh nhật và tầm quan trọng của cuộc trò chuyện video dài 15 phút.

Với tư cách là người lãnh đạo, là nhân viên và là thành viên trong gia đình — chúng ta đang trên một hành trình cùng nhau. Chúng ta đang sống trong một thế giới rộng lớn với những đổi mới đáng kinh ngạc. Thế giới đang mời gọi chúng ta xem nhiều hơn về nó, trở nên ảo hơn và sử dụng các phương thức giao tiếp khác nhau để duy trì kết nối có chủ ý.

Tôi tin hơn bao giờ hết rằng nếu chúng ta có thể tập trung vào sự kết nối, chúng ta sẽ thấy rằng những khoảng thời gian bên nhau của chúng ta trở nên vô cùng đặc biệt. Điều này sẽ định hình cách thức hoạt động của các công ty và gia đình trong tương lai.