Cách gửi ít email hơn

Nếu bạn muốn tìm hiểu cách giảm thiểu tiếng ồn của email trong cuộc sống của mình, đây là một số gợi ý có thể giúp giảm lượng email bạn cần viết.

Hãy suy nghĩ trước khi bạn gửi

Bạn phải nhớ rằng rất nhiều email đi vào hộp thư đến của mọi người thậm chí không phải là thứ họ muốn nhận. Trên thực tế, những gì bạn có thể sẽ làm là lôi kéo những người đó vào một chu kỳ trả lời: bạn gửi và tôi có nghĩa vụ phải trả lời, sau đó họ gửi cho bạn email mà BẠN có nghĩa vụ phải trả lời.

Vì vậy, hãy suy nghĩ gấp đôi, gấp ba lần xem liệu người nhận email có muốn nhận thư hay không trước khi nhấn nút gửi.

Gửi ít tin nhắn hơn

Thay vì gửi hàng loạt email hàng ngày, hãy cố gắng thu hẹp hàng loạt hàng tuần càng nhiều càng tốt.

Thay vì gửi 5, 6 hoặc 7 tin nhắn, hãy giới hạn bản thân chỉ gửi 1 hoặc 2 tin nhắn.

Và đối với những email không nhạy cảm về thời gian, hãy gộp tất cả thông tin lại với nhau và chỉ gửi tất cả trong một email.

Làm điều này và xem liệu có bất kỳ vấn đề về năng suất nào xảy ra không. Rất có thể, sẽ không có một điều tồi tệ nào xảy ra.

Thay vào đó hãy sử dụng những cách giao tiếp thời trang cũ

Thay vì liên hệ với họ bằng email, hãy xem liệu bạn có thể sử dụng điện thoại hoặc đi đến chỗ người đó và chỉ cần hỏi trực tiếp câu hỏi của bạn.

Những cách này thường hiệu quả hơn so với gửi email qua lại nhanh chóng. Đồng thời, bạn có thể tránh hiểu lầm ngay cả khi bạn đoán sai âm điệu.

Gắn bó với chỉ sự thật

Chỉ viết những thứ quan trọng. Đừng hỏi những câu hỏi tu từ, và dành ít thời gian hơn để kể những câu chuyện về tuổi thơ và khát vọng của bạn.

Mọi người đều thắng vì email của bạn có nhiều khả năng được đọc hơn. Và bạn có thể tiêu tốn ít năng lượng hơn.

Đặt câu hỏi hàng đầu

Hãy hỏi điều bạn cần được trả lời nhất ngay từ dòng đầu tiên và bạn sẽ có nhiều khả năng nhận được câu trả lời hơn.

Hóa ra bạn thực sự không cần dòng 2 đến 29.

Bắt đầu đồng hồ

Thiết lập sự khẩn cấp lên phía trước. Sử dụng ngôn ngữ cung cấp thông tin rõ ràng gần đầu trang, chẳng hạn như “Tôi cần biết trước 5 giờ chiều”.

Đưa ra một khung thời gian sẽ khiến mọi người thích phản hồi tốt hơn với một thời hạn cụ thể hơn là “khi bạn có thời gian”.

Trong mọi trường hợp, nếu email có mức độ ưu tiên thấp, có lẽ bạn thậm chí không nên gửi email.