Chuyển ngữ cảnh, khả năng di chuyển trí tuệ giữa các loại nhiệm vụ khác nhau, ngày càng trở nên cần thiết hơn khi bạn ngày càng đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn.

Trong hành trình cá nhân của mình, tôi đã chuyển từ kỹ sư sang lãnh đạo nhóm rồi trở thành CEO.

Tôi đã chuyển từ chỗ có thể dành cả tuần để tập trung vào một nhiệm vụ sang việc phải giải quyết rất nhiều bối cảnh khác nhau đi kèm với việc phát triển doanh nghiệp có doanh thu hơn 10 triệu đô la, nhiều mối quan hệ khách hàng và dự án quan trọng, một số dự án mạo hiểm và các lĩnh vực công nghệ khác nhau.

Trong suốt cuộc hành trình này, tôi đã phải học cách chuyển ngữ cảnh. Đó là chủ đề lặp lại mà tôi làm việc trong 1–1 giây với nhóm trực tiếp của mình và với những người trong nhóm rộng hơn.

Chuyển ngữ cảnh là gì?

Chuyển đổi ngữ cảnh là nơi bạn cần dừng công việc trên một thứ gì đó trong một ngữ cảnh để thực hiện công việc trên một thứ gì đó trong một ngữ cảnh khác. Đây có thể là thực hiện công việc giữa hai loại dự án khác nhau hoặc có thể thực hiện các loại công việc khác nhau trong một dự án (ví dụ: chuyển từ công việc phân tích hoặc viết mã sang điều hành cuộc họp).

Một nghiên cứu của Đại học Cornell và Qatalog cho thấy gần một nửa số người được khảo sát nói rằng việc chuyển đổi bối cảnh khiến họ làm việc kém hiệu quả hơn và gây mệt mỏi.

Làm thế nào để bạn quản lý chuyển ngữ cảnh?

Thay vì chấp nhận việc chuyển đổi bối cảnh như một sự cạn kiệt năng suất hoặc cạn kiệt cảm xúc, tôi đã cố tình bắt đầu làm việc để chấp nhận nó như một thực tế và giảm tác động của nó đối với năng suất cũng như tình cảm của tôi.

Đây là hộp công cụ của tôi để quản lý chuyển đổi ngữ cảnh phù hợp với tôi trong các vai trò như kỹ thuật, quản lý sản phẩm, bán hàng, lãnh đạo nhóm, là Giám đốc điều hành và quan trọng không kém là làm cha mẹ.

1. Lên kế hoạch cho thời gian của bạn: lên kế hoạch có chủ ý cho thời gian của bạn. Tôi làm việc này hàng tuần nhiều hơn là hàng ngày vì tôi thấy đơn vị một tuần dễ làm việc hơn một ngày. Không thể bao gồm tất cả các bối cảnh bạn cần trong một ngày. Lên kế hoạch tăng dần 15 hoặc 30 phút.
2. Xem lại thời gian của bạn : xem lại thời gian của bạn đã đi đâu. Thời gian của bạn và nơi bạn sử dụng nó là tài nguyên quý giá nhất của bạn. Bạn cần biết nó sẽ đi đến đâu vì bạn cần biết liệu kế hoạch bạn lập có chính xác hay không hoặc liệu bạn có cần cải thiện kế hoạch của mình hay không. Đây là một trong những cái lớn nhất mà tôi thấy mọi người còn thiếu. Tôi ngạc nhiên khi mọi người phản đối việc theo dõi thời gian.
3. Nhóm thời gian: nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau. Đặt các nhiệm vụ liên quan cho một dự án hoặc phong cách làm việc cùng nhau.
4. Bảo vệ thời gian và trạng thái của bạn : bảo vệ các khoảng thời gian của bạn nhưng đồng thời, nếu bạn đang ở trong bối cảnh nào đó và cần ở lại đó, thì đừng trả lời cuộc gọi điện thoại hoặc email đó. Bảo vệ thời gian của bạn và trạng thái của bạn. Không có gì khẩn cấp đến mức không thể chờ đợi 2 giờ. Nếu nghi ngờ, hãy hỏi “này, nó có thể đợi 2 giờ không” hoặc “chúng ta có thể làm X thời gian không” và thường xuyên hơn là không có vấn đề gì cả.
5. Nơi tôi phải ghi chú: khi tôi đang làm việc cho các dự án kéo dài hơn cần được giãn cách trong nhiều tuần do nhu cầu thực tế, tôi ghi chú trên mỗi dự án cho tôi biết chính xác điều cuối cùng trong đầu tôi là gì khi tôi hoàn thành công việc. nhiệm vụ và những gì tôi nghĩ tôi nên làm tiếp theo. Nó chỉ cần là một vài đoạn văn. Đọc những điều này cho phép tôi quay lại bối cảnh nhanh hơn nhiều.
6. Tìm hiểu chu kỳ năng lượng của bạn: Mọi người đều có chu kỳ năng lượng phù hợp với phong cách làm việc nhất định. Ví dụ, tôi có thể làm việc sâu vào buổi sáng và chiều muộn/tối. Từ 11 giờ sáng đến 4 giờ chiều, tôi hiếm khi hoàn thành công việc sâu sắc, sáng tạo nên tôi đặt mục tiêu tham gia các cuộc họp, chỉnh sửa tài liệu (chỉnh sửa dễ hơn tạo) và thực hiện các nhiệm vụ nhỏ, đơn giản.
7. Tìm cách đánh lừa bản thân: bạn cũng cần sử dụng nhiều ý tưởng khác nhau để đánh lừa bản thân để tăng năng suất. Những điều này khác nhau đối với mỗi người và đối với cá nhân tôi, chúng thay đổi theo thời gian. Nếu tôi sử dụng một chiến thuật quá nhiều thì nó sẽ mất hiệu quả. Một số thủ thuật tôi sử dụng là thay đổi vị trí thực tế cho một số nhiệm vụ nhất định (ví dụ: quán cà phê để viết, phòng họp cho các cuộc gọi quan trọng), yêu cầu bản thân “chuyển đổi chế độ hoạt động” (yep siêu lập dị), cố tình trì hoãn, mở tệp, bắt đầu nhiệm vụ nhưng sai cách có chủ đích (ví dụ: chèn từ vô nghĩa vào trang chiếu), sử dụng các màn hình nền khác nhau cho các tác vụ khác nhau, đóng mọi cửa sổ khi tôi cần chuyển đổi (để xả não).
8. Tìm cách kết hợp các bối cảnh : Thay vì xem dự án X và Y là khác nhau, làm thế nào bạn có thể kết hợp chúng lại với nhau một cách trí tuệ để giảm chi phí chuyển đổi trí tuệ. Điều này không phải lúc nào cũng hoạt động, nhưng đôi khi có thể.

Ngay cả với những chiến thuật này, những người mà tôi làm việc cùng (bao gồm cả bản thân tôi) vẫn cảm thấy năng suất và cảm xúc cạn kiệt.

Một số thách thức chung mà họ phải đối mặt là:

1. Không bảo vệ thời gian: Họ cho phép đặt trước một cuộc gọi hoặc cuộc họp trong khoảng thời gian được phân bổ của họ. Điều này có hai phần:
   (a) Thường thì họ nói “nhóm của tôi cần điều này” hoặc “sếp của tôi đã nói với tôi” hoặc “khách hàng của tôi yêu cầu điều đó” nhưng khi tôi thăm dò thì không có nỗ lực lịch sự nào để tìm thời gian mới. Sau đó, khi tôi khuyến khích họ hỏi xem liệu họ có thể làm khác đi vào lần tới hay không, thường thì mọi thứ đều ổn và một thời điểm mới đã được tìm thấy.
   (b) Cũng có thể là họ chưa lập kế hoạch và xem xét kỹ lưỡng. Họ tiếp tục cố gắng thực hiện một loại nhiệm vụ nhất định trong một bối cảnh nhất định mà nó không thực tế.
2. Không xem lại thời gian: Mọi người tiếp tục lập kế hoạch nhưng hoàn toàn không suy nghĩ về thời gian đã trôi qua và học hỏi từ kinh nghiệm đó về cách họ cần cải thiện kế hoạch của mình.
3. Không liên quan đến đồng đội của họ: Nói cho đồng đội của bạn biết bạn đang làm gì. Cho họ biết thời gian bạn muốn chặn hoặc giới hạn cho các loại công việc khác nhau. Tôi nghĩ bạn sẽ thấy rằng họ hào hứng với điều này bởi vì họ có thể đang trải qua những thử thách tương tự.
4. Khả năng phản hồi: mọi người, đúng ra, cảm thấy cần phải phản hồi. Tuy nhiên, họ đã đi quá xa ở chỗ bạn có thể trả lời mà không cần chuyển đổi ngữ cảnh. Bạn có thể nói “này, tôi đã xem cái này, hôm nay tôi sẽ liên hệ lại với bạn sau” mà không cần hiểu chi tiết ngữ cảnh câu hỏi của họ. Họ cảm thấy được lắng nghe và phản hồi, bạn giữ nguyên ngữ cảnh của mình.
5. Nghĩ rằng họ là những cỗ máy năng suất siêu phàm: mọi người nghĩ rằng họ có thể vượt qua vì những người khác làm được. Thực tế là việc chuyển đổi bối cảnh và năng suất là một thách thức mà mọi người tự vượt qua. Đôi khi nó không nhấp chuột. Hãy ổn với điều này và nghỉ ngơi. Bạn có thể trở lại làm việc hiệu quả hơn nhưng cũng có thể không, chỉ cần đừng dằn vặt bản thân về điều đó.