Cấu trúc phân chia công việc (WBS) giúp chia nhỏ từng bước của dự án và xem xét tất cả các nhiệm vụ để đạt được kết quả cuối cùng.

Tại sao các nhà quản lý dự án áp dụng công cụ này trong các dự án của họ? Những ưu và nhược điểm của cấu trúc phân chia công việc là gì? Làm thế nào để chọn đúng công cụ để xây dựng một WBS hiệu quả?

Bài đăng này sẽ giúp tìm ra câu trả lời.

định nghĩa WBS

Cấu trúc phân chia công việc là gì?

Cấu trúc phân chia công việc là một biểu đồ dự án trong đó các nhiệm vụ phản ánh mối quan hệ của chúng với nhau và với dự án nói chung theo cách phân cấp. Nó có tính chất đồ họa và giúp dự đoán kết quả dựa trên các kịch bản khác nhau.

Nó thường được hình dung như một cây định hướng kết quả bao gồm tất cả các thủ tục của dự án. Các nhóm dự án áp dụng để chia nhỏ dự án của họ thành các thành phần dễ quản lý. Các thành phần này được phân tách thêm cho đến khi có thể chỉ định một thành viên nhóm cần thiết.

yếu tố WBS

Có các mức cụ thể phải được áp dụng trong WBS. Họ làm cho các dự án dễ quản lý hơn.

Một cấu trúc phân chia công việc điển hình bao gồm các yếu tố sau:

• Một tuyên bố tầm nhìn dự án.
• Các giai đoạn của dự án.
• Nhiệm vụ với sản phẩm bàn giao.

lịch sử WBS

Khái niệm về WBS được phát triển cùng với khái niệm về Kỹ thuật Đánh giá và Đánh giá Chương trình ( biểu đồ PERT ) của Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ vào năm 1957.

WBS được tạo ra để sử dụng trong các tổ chức quốc phòng, tuy nhiên, thuật ngữ này đã được giới thiệu cho các lĩnh vực phi quốc phòng vào năm 1987.

Tầm quan trọng của việc sử dụng WBS trong quản lý dự án

Cấu trúc phân chia công việc mang lại lợi ích cho các nhóm dự án theo nhiều cách:

• Bằng cách chia dự án thành các thành phần nhỏ, bạn sẽ làm cho dự án bớt quá tải và dễ quản lý hơn.
• Cấu trúc cung cấp một lộ trình cho tất cả các thành viên trong nhóm. Nhiều dự án liên quan đến một số nhóm thực hiện song song. Họ cần phối hợp và tích hợp để hoàn thành công việc. WBS giúp họ tập trung vào các nhiệm vụ và sản phẩm của mình, đồng thời chứng minh nỗ lực của họ phù hợp như thế nào với toàn bộ dự án.
• Cấu trúc này cũng hỗ trợ đo lường mức độ hoàn thành dự án, xác định các mốc quan trọng và phân bổ nguồn ngân sách.

Các nhà quản lý dự án sử dụng WBS trong các dự án thương mại, khu dân cư và xây dựng. Cấu trúc cung cấp cho các nhà đầu tư và khách hàng hiểu rõ hơn về mọi thứ diễn ra trong quá trình phát triển dự án.

Đây là danh sách các đội có thể sử dụng WBS:

Các phương pháp hay nhất của WBS: những điều bạn nên nhớ

Có những quy tắc đặc biệt mà bạn nên xem xét khi xây dựng cấu trúc phân chia công việc của mình.

• Quy tắc 100% bao gồm 100% công việc được xác định bởi phạm vi dự án, được chia thành các cấp WBS. Các cấp độ này chứa các sản phẩm bàn giao của dự án, tài khoản kiểm soát, gói công việc và nhiệm vụ. Nó được áp dụng cho tất cả các cấp độ WBS. Do đó, tổng công việc ở mức WBS thấp hơn phải bằng 100% công việc được đại diện bởi mức WBS ở trên mà không có ngoại lệ.
• Sử dụng danh từ. Sử dụng danh từ thay vì động từ tăng tốc độ rõ ràng.
• Hãy kỹ lưỡng. Làm việc trên WBS, bạn nên hiểu rằng mọi thứ đều quan trọng nếu nó là một phần của khóa học dẫn đến sản phẩm cuối cùng của bạn. Đảm bảo rằng bạn có một danh sách đầy đủ mọi nhiệm vụ để quản lý khóa học đó.
• Giữ các nhiệm vụ loại trừ lẫn nhau. Không cần phải chia nhỏ các nhiệm vụ riêng lẻ cho công việc đã là một phần của nhiệm vụ khác.
• Đi đủ sâu. Một WBS nên được chi tiết. Tuy nhiên, cố gắng giữ cho nó không quá sâu đến mức trở nên khó hiểu.

Cấu trúc phân chia công việc mang lại những lợi ích rõ ràng, bao gồm:

• Giao tiếp nâng cao. Cộng tác trên mọi bước là một trong những lợi thế chính của WBS. Không quan trọng liệu một dự án có định hướng bên trong hay bên ngoài.
• Sáng tạo . Những người đăng ký WBS có nhiều cơ hội để phát triển các kỹ năng sáng tạo của họ.
• Định hướng về mục tiêu cuối cùng. Cấu trúc phân chia công việc của WBS hỗ trợ giữ cho tất cả các thành viên trong nhóm tập trung vào mục tiêu cuối cùng. Nó làm giảm khả năng thực hiện những công việc không cần thiết vì phạm vi đã được xác định rõ ràng.
• Chi tiết tổ chức . Không có gì bị mất trong dự án vì mọi chi tiết đều được tính toán cẩn thận.
• Các vấn đề về lập lịch trình. WBS giúp xác định sản phẩm nào đang bị chậm so với lịch trình của bạn.
• Phân công nhiệm vụ . Khi bạn chia dự án thành các phần có thể quản lý được, việc phân công các nhiệm vụ này cho các thành viên trong nhóm của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn.
• Phòng ngừa các vấn đề. Các vấn đề có thể xảy ra ngay cả khi một dự án đã sẵn sàng. WBS giúp cắt giảm chúng bằng cách xem xét tất cả các chi tiết của nhiệm vụ trước khi thực hiện.
• Động não . Cấu trúc giúp tìm ra những ý tưởng và giải pháp hữu ích. Thật dễ dàng để liệt kê tất cả các ý tưởng và sau đó loại bỏ những ý tưởng không cần thiết.
• Quản lý rủi ro. Nếu bạn đang làm việc với một WBS, bạn có thể quản lý rủi ro ngay từ đầu. Nó dự đoán tất cả các yêu cầu và phân bổ nguồn lực: thời gian, tiền bạc và lao động.
• Tính linh hoạt cho các đội khác nhau. WBS được sử dụng trong các lĩnh vực và lĩnh vực khác nhau. Không quan trọng đội lớn như thế nào. Cấu trúc sẽ luôn hỗ trợ thực hiện dự án.

Làm cách nào để tạo cấu trúc phân chia công việc? Thực hiện theo năm bước được mô tả dưới đây.

1. Mô tả một tuyên bố dự án

Câu hoặc đoạn văn sẽ mô tả tầm nhìn và chức năng dự án của bạn trong giai đoạn cuối. Giai đoạn này của WBS là tầng hầm của bất kỳ dự án nào. Toàn bộ nhóm thường phát triển nó.

2. Vạch ra tất cả các giai đoạn cần thiết

Bây giờ bạn cần phải hoàn thành tất cả các giai đoạn cần thiết. Có lẽ, bạn sẽ phải chia phạm vi dự án thành nhiều bước. Nó thường phụ thuộc vào yêu cầu của dự án, khung thời gian và ngân sách.

3. Tạo sản phẩm bàn giao

Đánh dấu tất cả các sản phẩm phải được hoàn thành trong mọi giai đoạn. Các giai đoạn phải có kết quả cuối cùng. Bạn cần phải đạt được chúng trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

4. Chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn

Các nhiệm vụ này nên được thiết kế thành các phần. Bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng có thể dễ dàng quản lý chúng.

5. Chỉ định từng phần

Giai đoạn cuối cùng của hệ thống phân cấp này là phân công từng phần có thể quản lý. Một người (hoặc một nhóm) được yêu cầu sẽ chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ cụ thể. Họ sẽ tham gia vào từng phần công việc sẽ dẫn đến kết quả tương ứng.

Bây giờ hãy chuyển sang các ví dụ WBS ngoài đời thực.

Ví dụ về cấu trúc phân chia công việc

Để hiểu rõ hơn về khái niệm cấu trúc phân chia công việc, chúng ta cần đi sâu vào một số ví dụ thực tế. Ở đây chúng ta xem xét các ví dụ về việc sử dụng WBS trong lĩnh vực xây dựng và phát triển phần mềm.

Ví dụ phát triển phần mềm WBS

Phát triển phần mềm là một trong những ví dụ thường được sử dụng về cách sử dụng cấu trúc phân chia công việc.

Nếu bạn có một dự án CNTT thông thường liên quan đến phát triển phần mềm, bạn cần tuân theo các giai đoạn điển hình của quy trình phát triển.

Cấu trúc phân chia công việc WBS sẽ phân chia dự án của bạn thành các chức năng và hơn nữa sẽ chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn có thể được giao cho những người nhất định.

Hãy tưởng tượng, bạn đang làm việc để tạo một ứng dụng mới. Để xây dựng nó, bạn sẽ phải thực hiện theo một số bước nhất quán với các nhiệm vụ cụ thể. Đây là cách WBS của bạn có thể trông như thế nào:

Ví dụ về WBS cho xây dựng

Bạn có thể sử dụng WBS cho bất kỳ mục đích nào, bao gồm quản lý các dự án xây dựng phức tạp.

Đây là khu vực mà cấu trúc thực hiện hoàn hảo. Bạn không cần phải tuân theo các nguyên tắc chính thức của cấu trúc phân chia công việc PM. Mục đích của bạn là soạn các danh mục tự nhiên cho dự án xây dựng của bạn.

Giả sử, bạn phải xây một ngôi nhà mùa hè ở sân sau. Ví dụ cấu trúc phân chia công việc của bạn cho xây dựng có thể giống như sau:

Các mẫu WBS miễn phí và trả phí

Tạo cấu trúc phân chia công việc dễ dàng về mặt kỹ thuật, nhưng tốn thời gian. Đó là lý do tại sao bạn có thể áp dụng các mẫu WBS khác nhau để bắt đầu một cách dễ dàng.

Có nhiều loại khác nhau: trả phí hoặc miễn phí. Bạn có thể chọn đúng cái sẽ mang lại cho bạn sự linh hoạt và giúp duy trì sự liên kết.

Mẫu WBS trong Excel

Để sử dụng cấu trúc phân tích công việc trong Excel, bạn cần làm việc với tính năng Đồ họa SmartArt.

Chỉ cần nhấp vào tab Chèn , điều hướng đến phần Minh họa và chọn Đồ họa SmartArt . Phần Hệ thống phân cấp sẽ giúp bạn xây dựng WBS của mình trong Excel.

Mẫu MindMaster WBS và mẫu EdrawMind WBS cũng là những lựa chọn tốt để có cấu trúc thân thiện.

WBS trên biểu đồ Gantt

GanttPRO là một công cụ biểu đồ Gantt mạnh mẽ cung cấp các mẫu biểu đồ Gantt miễn phí mà bạn có thể dễ dàng áp dụng để chia nhỏ công việc của mình.

Đây là một mẫu GanttPRO đầy màu sắc đại diện cho một dự án xây dựng:

Sử dụng GanttPRO để xây dựng một WBS tiện dụng

GanttPRO trực quan, thân thiện với người dùng và dễ sử dụng. Ý tưởng chính của việc tạo WBS ở đây là bạn không chỉ có cơ hội hình dung những gì bạn đang làm mà còn kiểm soát thời điểm bạn thực hiện.

Với trình tạo biểu đồ Gantt trực tuyến này, bạn có thể chuyển đổi WBS của mình thành sơ đồ Gantt mà không cần nỗ lực thêm. Sử dụng công cụ này, bạn có thể tạo bao nhiêu dự án tùy thích với số lượng tác vụ không giới hạn.

Bằng cách thêm một trường WBS tùy chỉnh từ danh sách, bạn có thể sắp xếp danh sách nhiệm vụ của mình để trực quan hóa hệ thống phân cấp mà bạn muốn.

Nhập một WBS từ Excel vào GanttPRO

Bạn có thể chuyển dự án đã tạo trong Excel sang GanttPRO và tiếp tục thực hiện các kế hoạch của mình. Nhấn Nhập (khi tạo dự án mới) và sử dụng tính năng kéo và thả hoặc tải lên từ máy tính của bạn.

Đặt số nhiệm vụ trong WBS của bạn để GanttPRO có thể xác định chính xác vị trí của các nhiệm vụ trong dự án.

Phần kết luận

Bây giờ bạn đã biết rằng cấu trúc phân tích công việc của WBS là bước đầu tiên trong việc tạo lịch trình dự án. Loại biểu đồ quản lý dự án phổ biến này giống như bộ khung của kế hoạch làm việc trong tương lai của bạn.

Cấu trúc phân chia công việc thông báo cho các nhóm về tiến độ đã đạt được, nâng cao hiệu quả của họ và dẫn dắt các cá nhân đến các quyết định thành công. Các mẫu WBS tiện lợi sẽ giúp quá trình quản lý dự án của bạn trở nên suôn sẻ.

Bạn nghĩ gì về cấu trúc phân chia công việc? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn.

Và nếu bạn muốn biết thêm chi tiết về công cụ PM này, hãy khám phá toàn bộ bài viết Cấu trúc phân chia công việc là gì và cách cải thiện quản lý dự án bằng WBS? https://blog.ganttpro.com/en/how-to-create-a-work-breakdown-structure-wbs-with-project-planning-templates/.