Giới thiệu

Thực tập có thể vừa thú vị vừa căng thẳng — đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên bạn làm việc toàn thời gian hoặc nếu bạn là người mới trong vai trò này!

Đầu học kỳ này, các sinh viên MS-HCI năm thứ hai của chúng tôi đã phản ánh về trải nghiệm của họ khi thực tập với tư cách là Nhà thiết kế, Nhà nghiên cứu, PM và Kỹ sư UX. Chúng tôi muốn chia sẻ kinh nghiệm của mình với bạn và hy vọng chúng có thể cung cấp cho bạn một số hiểu biết khi bạn chuẩn bị cho các kỳ thực tập trong tương lai.

Trong Phần 1 của loạt bài này, chúng ta sẽ lắng nghe chia sẻ từ các thực tập sinh Thiết kế Sản phẩm/UX của mình. Mặc dù mọi người đều có một dự án và trải nghiệm riêng, nhưng chúng tôi đã xác định được một vài chủ đề lặp lại khi nói đến các thách thức và bài học quan trọng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ:

1. Những thách thức chúng ta phải đối mặt
2. ‍ Học làm designer
3. ‍ Học như thực tập sinh
4. ☀️ Những kỷ niệm yêu thích từ kỳ thực tập

Quản lý thời gian, đa nhiệm

Chúng tôi nhận thấy rằng việc sắp xếp nhiều dự án và các sự kiện xã hội khác nhau của thực tập sinh trong khoảng thời gian giới hạn từ 10–13 tuần có thể là một thách thức.

Tôi đã lãnh đạo một vài dự án trong thời gian thực tập của mình và ban đầu không hiểu cách sắp xếp thời gian của mình một cách hiệu quả để thực hiện công bằng cho cả hai dự án trong thời gian thực tập có hạn… Điều này có thể dễ dàng khắc phục bằng cách liên hệ với những đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn, những người đã cung cấp thông tin chi tiết về cách họ quản lý thời gian cho các dự án của họ. — Srijan

Tôi thấy hữu ích khi viết ra một lịch trình sơ bộ của dự án, xem lại kế hoạch với người cố vấn của mình trước khi bắt đầu dự án và kiểm tra hàng tuần để xem liệu có cần điều chỉnh gì không. — Vanessa

Làm việc không có phiếu tự đánh giá

Được giao các dự án thực với người dùng thực mà bạn chịu trách nhiệm hoàn toàn có thể gây khó khăn. Việc thiếu các mẫu cũng làm tăng thêm sự không chắc chắn đáng lo ngại khi bạn mới bắt đầu. Kinh nghiệm thực tập đã thôi thúc chúng tôi dẫn đầu và tìm kiếm các nguồn lực có thể giúp chúng tôi ra quyết định — cho dù đó là thiết lập các cuộc họp với các đối tác đa chức năng để thu thập thông tin đầu vào cho các thiết kế của chúng tôi hay liên hệ với đồng nghiệp để tìm hiểu về cách thức thực hiện. họ tiếp cận các nhiệm vụ nhất định. Cuối cùng, đó là về quyền sở hữu và sử dụng phương pháp thiết kế tốt nhất để hoạt động hiệu quả.

Ở trường, chúng ta luôn được đưa ra một bảng đánh giá với những kỳ vọng và yêu cầu rõ ràng, nhưng tôi học được rằng không phải lúc nào nó cũng hoạt động như vậy trong thế giới doanh nghiệp. Điều này thực sự phụ thuộc vào PM mà bạn đang làm việc cùng và việc xác định các yêu cầu cũng như xây dựng quy trình làm việc giúp bạn đạt được các mục tiêu của dự án là tùy thuộc vào bạn. — Irene

Tôi đã hơi lạc lõng sau khi nhận được dự án đầu tiên của mình. Tôi đã có một vài ý tưởng trong đầu sau khi dành thời gian tìm hiểu không gian vấn đề, nhưng tôi không chắc liệu có cách nào 'đúng' để bắt đầu một dự án hay không. Tôi cũng sợ bị đơ vì không biết bắt đầu như thế nào. Mặc dù nó có thể khác nhau ở các công ty khác nhau, nhưng tôi sớm biết rằng chúng tôi có toàn quyền sở hữu cách chúng tôi muốn tiếp cận một không gian có vấn đề và rằng “không có một quy trình nào phù hợp với mọi quy trình”. Điều đó nói rằng, tôi vẫn thấy việc gặp gỡ các nhà thiết kế khác và tìm hiểu về quy trình làm việc của họ là vô cùng hữu ích! — Vanessa

Môi trường mới

Ngoài việc giải quyết các dự án thiết kế của chúng tôi, việc thích nghi với môi trường chuyên nghiệp và làm việc từ xa cũng là những thách thức mới đối với chúng tôi.

Vì đây là trải nghiệm thực tập đầu tiên của tôi, nên tôi đã phải vật lộn rất nhiều để hiểu được cách nói chuyện của công ty và hiểu những gì được mong đợi ở tôi sau các cuộc họp độc lập và nhóm. — Irene

Một điều mà tôi nhận ra trong quá trình thực tập là tôi không phải là người thích làm việc từ xa. Đó chắc chắn là một thách thức khi tách biệt ranh giới giữa công việc và cuộc sống. Rất dễ dàng để tiếp tục làm việc sau 9–5 giờ bình thường. Nó cũng cảm thấy khá cô đơn. — Elisa

‍ Học làm designer

Giao tiếp và Hợp tác

Chúng tôi đã học được rằng giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết để hợp tác nhóm thành công. Nó giúp đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang và được sắp xếp theo các bước tiếp theo. Đảm bảo rằng bạn hiểu mục tiêu của mỗi cuộc họp khi chúng bắt đầu. Nếu bạn đang lãnh đạo, hãy ngắn gọn về các mục tiêu của cuộc họp. Đừng ngại yêu cầu làm rõ.

Một tác dụng phụ của việc làm việc từ xa là tôi thường phải làm việc một mình trong phần lớn thời gian, vì vậy tôi phải đảm bảo rằng mình đang giao tiếp hiệu quả với người quản lý/nhóm của mình, tiếp tục hoàn thành nhiệm vụ và liên hệ với bất cứ nơi nào cần thực hiện các bước tiếp theo hoặc khi tôi cần giúp đỡ. — Elisa

Tôi đã học được từ người cố vấn của mình rằng tôi luôn có thể nhắc lại những gì tôi nghe được để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ vấn đề. Ví dụ: điều này có thể giống như hỏi: “Vậy những gì tôi đang nghe là XYZ, và tôi nên bắt đầu làm việc với XYZ?” Điều này cho tôi cơ hội để tóm tắt những gì tôi hiểu và để mọi người sửa lỗi cho tôi nếu tôi sai. Nó cũng giúp xác định nhiệm vụ hoặc mục tiêu khả thi tiếp theo của tôi. — Irene

tìm kiếm phản hồi

Chia sẻ công việc sớm và thường xuyên. Bạn có thể xem xét công việc của mình với đồng nghiệp và người quản lý thiết kế khi bạn cảm thấy bế tắc. Hãy nhớ rằng chất lượng của phản hồi bạn nhận được phụ thuộc phần lớn vào mức độ bạn trình bày rõ ràng loại thông tin đầu vào mà bạn đang tìm kiếm.

Việc có nhiều người để mắt đến thiết kế của tôi thực sự hữu ích để giúp cải thiện thiết kế nhằm đảm bảo chúng phù hợp với hệ thống thiết kế và các sản phẩm khác có tính năng tương tự hoặc tương tự. — Aayahna

Có những lúc công việc của tôi nhận được sự đánh giá cao — nhưng tôi không nhận ra những lĩnh vực có thể cải thiện nhiều hơn. Tôi đã giải quyết vấn đề này bằng cách chủ động tìm kiếm phản hồi và cho người quản lý thiết kế của tôi biết rằng phản hồi quan trọng mang tính xây dựng giúp tôi xác định những phần tôi cần làm việc thêm vào. Theo tôi, phản hồi là một phần thiết yếu của quá trình học hỏi và phát triển, và thực tập là thời gian tuyệt vời để xây dựng những kỹ năng này. — Srijan

Những kĩ năng thuyết trình

Trình bày công việc của chúng tôi đến trong các tình huống khác nhau. Bạn có thể đang chia sẻ công việc đang tiến hành trong các phiên phê bình thiết kế (design crits) để nhận phản hồi hoặc đề xuất thiết kế cuối cùng của bạn để phê duyệt. Dù bằng cách nào, cách tốt nhất là cấu trúc bài thuyết trình của bạn dựa trên mục tiêu của bạn cho cuộc họp. Các cuộc phê bình thiết kế là những cơ hội tuyệt vời để thực hành trình bày tác phẩm của bạn và thu thập phản hồi. Cố gắng tham gia càng nhiều bài thuyết trình ngay cả khi bạn chưa có gì để chia sẻ — bạn sẽ thấy được cách người khác chia sẻ công việc của họ!

Tôi luôn nghe nói rằng, với tư cách là một nhà thiết kế, điều quan trọng là phải biết cách trình bày tác phẩm của mình thật đẹp, nhưng tôi đã không thực sự nhận ra cách làm điều đó cho đến khi tôi nhận được sự hướng dẫn đúng đắn. Người quản lý của tôi là nguồn hỗ trợ thường xuyên về kỹ năng thuyết trình và giao tiếp mà tôi tin rằng đã giúp ích rất nhiều. — thủ ấn

Luôn sẵn sàng giải thích lý do đằng sau các lựa chọn thiết kế của bạn với bằng chứng chắc chắn là dữ liệu thử nghiệm hoặc phản hồi của người dùng. — Irene

Tôi cũng học cách đảm bảo công việc và thiết kế của mình được ghi lại đúng cách và chuyển giao cho các kỹ sư phát triển. — Elisa

Có khả năng thích nghi với những thay đổi

Chúng tôi gặp phải một số trục trặc trong quá trình kiểm tra khả năng sử dụng, điều này đòi hỏi tôi phải có khả năng thích ứng, cởi mở và sẵn sàng thay đổi thiết kế của mình một cách nhanh chóng để tiếp tục thử nghiệm người dùng. — Aayahna

Đã có lúc tôi phải làm lại thiết kế của mình dựa trên quyết định của nhóm. Sản phẩm tôi đang làm sắp ra mắt. Do nguồn lực kỹ thuật và thời gian hạn chế, tôi cần thiết kế một trang chủ thông tin cho bữa trưa của sản phẩm. — Tiểu Vân

‍ Học như thực tập sinh

Truyền đạt mục tiêu của bạn

Giao tiếp hiệu quả không chỉ có giá trị giúp tinh thần đồng đội suôn sẻ mà còn giúp bạn phát triển sự nghiệp. Dành thời gian để suy nghĩ về những mục tiêu của bạn cho kỳ thực tập. Chia sẻ mục tiêu của bạn với người cố vấn và người quản lý để họ biết cách hỗ trợ bạn tốt nhất và chỉ cho bạn những nguồn lực phù hợp.

Tôi đã đối mặt với những thách thức nhỏ trong việc đặt ra những kỳ vọng về những gì tôi muốn đạt được từ các dự án của mình. Theo kinh nghiệm của tôi, giao tiếp minh bạch và rõ ràng với người quản lý và người cố vấn của bạn sẽ giúp ích rất nhiều và giúp họ hiểu quan điểm của bạn tốt hơn. — Srijan

Sử dụng 1:1 giây

Thực tập mang lại nhiều cơ hội tuyệt vời để gặp gỡ và học hỏi từ những người tuyệt vời, cho dù họ là nhà thiết kế của các nhóm khác hay đối tác đa chức năng của bạn. Nếu có ai bạn muốn làm quen, đừng ngần ngại gửi tin nhắn cho họ để lên lịch 1:1. Bạn có thể tìm hiểu về nền tảng của họ, các dự án họ đang thực hiện, quy trình làm việc của họ… Mọi người bận rộn với công việc của họ và các cuộc họp không diễn ra suôn sẻ cũng không sao, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên thử.

Kết nối với nhóm của bạn và hỏi họ về lý lịch cũng như lời khuyên cho thành công cá nhân của bạn là RẤT LỚN. Trong thời gian thực tập của mình, tôi đã đảm nhận một vai trò mà tôi rất không quen thuộc, nhưng tôi đã dành thời gian để gặp gỡ mọi người trong các cuộc trò chuyện trực tiếp trên Teams hoặc các cuộc trò chuyện cà phê trực tiếp. Tôi đã xây dựng mạng lưới của mình từ rất sớm và bất cứ khi nào gặp rắc rối, tôi luôn có người để trò chuyện cùng. — kyle

Thực tập là những gì bạn làm cho nó. Muốn kết nối mạng? Tích cực tiếp cận với mọi người trong thời gian bạn ở đó. Thiết lập 1:1 với các đối tác đa chức năng, dùng bữa trưa với đồng nghiệp ở các nhóm khác nhau. Bạn muốn cải thiện kỹ năng thuyết trình? Ngồi trong nhiều bài thuyết trình. Nói chuyện với mọi người về các thông lệ chung của họ khi thuyết trình. Lợi ích của việc trở thành một thực tập sinh là mọi người sẽ sẵn sàng giúp đỡ bạn, đưa ra các đề xuất và khuyến nghị của họ. Tôi đã sử dụng điều đó làm lợi thế của mình và xây dựng mạng lưới của mình. — Srijan

Trưởng thành > sai lầm

Đôi khi bạn có thể cảm thấy bất an và lo lắng trong thời gian thực tập của mình, và điều đó hoàn toàn ổn. Điều đó rất có thể có nghĩa là bạn quan tâm đến chất lượng công việc của mình! Tuy nhiên, hãy cố gắng chánh niệm và đừng để sự lo lắng lấn át khả năng tiến bộ của bạn. Nếu bạn từng thấy mình tê liệt vì sợ mắc lỗi, bạn nên nhắc nhở bản thân rằng với tư cách là một thực tập sinh, ưu tiên hàng đầu của bạn là học hỏi . Sẽ có lúc các cuộc họp không diễn ra suôn sẻ và kết quả đạt được không như mong đợi của bạn. Điều quan trọng nhất là bạn tiếp cận những thách thức này với tư duy phát triển và ghi chú những gì bạn có thể cải thiện.

Hội chứng kẻ mạo danh là có thật, bình thường và không biến mất. Nó xảy ra với tất cả mọi người. Từ những đồng nghiệp thực tập cho đến những người có vai trò cao hơn, tất cả những người mà tôi nói chuyện đều thừa nhận đã trải qua điều đó dưới một hình thức nào đó. Không có biện pháp khắc phục nào cho vấn đề này, nhưng tôi nhận thấy rằng việc tập trung vào tạo ra công việc tốt và dành thời gian để 'trò chuyện về nghề nghiệp' với người quản lý đã giúp tôi hiểu chính xác về phong cách làm việc của mình. — thủ ấn

Đừng quá khắt khe với bản thân. Hãy tận hưởng trải nghiệm!

☀️ Những kỷ niệm yêu thích từ kỳ thực tập

Toàn bộ nhóm trải nghiệm sản phẩm (PX) thực hiện điều này được gọi là Signature Cafe mỗi tuần hoặc lâu hơn, trong đó 1–4 người trong nhóm sẽ tạo một phòng ảo theo chủ đề để nói về những điều khác nhau khi nghỉ làm. Một số thực tập sinh trong chúng tôi đã tạo một căn phòng ảo theo chủ đề cửa hàng băng đĩa và nói chuyện về âm nhạc với một nhóm thành viên khác của nhóm PX. Thật là vui vì chúng tôi có số lượng cử tri tham gia sự kiện lớn nhất và được gặp rất nhiều người PX tuyệt vời bên ngoài nhóm làm việc trực tiếp của chúng tôi. — Aayahna

Có một vài điều nổi bật: ngày thuyết trình cuối cùng khi tôi trình bày công việc của mình với nhóm của mình, người quản lý của tôi và tôi bị lạc trong văn phòng vào ngày đầu tiên khi anh ấy dẫn tôi đi khắp nơi, là một phần của hai người rất căng thẳng. -day Design Sprint với nhóm của tôi và tổ chức sự kiện 'UXD 101' cho các bạn thực tập sinh. — thủ ấn

Nhóm của tôi đã cùng nhau tổ chức một bữa tiệc đi xa cho tôi vào ngày cuối cùng của tôi. Do Covid hầu hết mọi người đều làm việc từ xa nên đây không chỉ là lần đầu tiên tôi gặp hầu hết đồng nghiệp của mình mà còn là lần đầu tiên họ gặp mặt trực tiếp. Chúng tôi đã có kem và đồ uống. — kyle

Mặc dù nhóm của tôi ở Sunnyvale, California. Tôi may mắn có một nhóm nghiên cứu và thiết kế chị ở New York. Một số kỷ niệm yêu thích của tôi là các trang web bên ngoài với các đội này. Tôi cũng rất thích ngồi dự 'các nhà phê bình thiết kế', nơi nhiều nhóm trên LinkedIn trình bày tác phẩm của họ để nhận phản hồi và đề xuất. Những buổi này rất thú vị và là một cách hay để làm quen với những người bên ngoài nhóm sản phẩm của bạn. Một kỷ niệm tuyệt vời khác là tuần lễ thực tập do LinkedIn tổ chức, nơi tôi đến thăm các văn phòng ở Bay Area và gặp gỡ các thực tập sinh khác, nhóm của tôi và ban lãnh đạo tại công ty. — Srijan

Lấy thức ăn và đồ uống với nhóm uxr/các thực tập sinh khác, làm quen với những người tuyệt vời, nhìn thấy công việc tuyệt vời trong quá trình phê bình và thiết kế hàng tuần, dần dần cảm thấy quen thuộc với không gian văn phòng, *thở phào nhẹ nhõm sau khi tôi hoàn thành tất cả các bài thuyết trình*… Tôi cũng rất vui rằng tôi đã tham gia hoạt động ngoại vi của nhóm chúng tôi vào ngày thực tập cuối cùng của tôi. Đó là một bọc rất lành mạnh. — Vanessa

Tất cả các thực tập sinh đã trình bày công việc của họ vào gần cuối mùa hè tại một “Hội chợ thực tập sinh” ảo. Thật tuyệt khi được thể hiện những gì tôi đã làm trong suốt mùa hè, cũng như nói chuyện với các thực tập sinh khác về dự án của họ. Rất nhiều điều thực sự thú vị xảy ra. — Elisa

Giữ nguyên

Tiếp theo trong chuỗi trải nghiệm thực tập, chúng tôi sẽ chia sẻ những phản hồi từ những sinh viên đã đảm nhận vai trò Nhà nghiên cứu UX.

Hiện tại, khi mùa nộp đơn đang đến gần, chúng tôi sẽ để lại cho tất cả các bạn một trích dẫn từ bài viết sắp tới về đơn xin việc:

Tôi muốn nói: “Này, bạn sẽ tìm được một công việc thực tập! Đừng căng thẳng quá!” Nhưng thực tế là bạn sẽ bị căng thẳng và có rất nhiều sự cạnh tranh. Tôi đã không đảm bảo thực tập của mình cho đến cuối tháng 6 - muộn hơn nhiều so với những người khác. Tôi cảm thấy thật tồi tệ và tôi thực sự tin rằng mình là sinh viên MS-HCI đầu tiên tại GT không được thực tập, nhưng mọi thứ đã kết thúc tốt đẹp và tôi yêu công ty cũng như đội ngũ mà tôi đang làm việc cùng. Tôi không thể nói kết quả của bạn sẽ giống như của tôi, nhưng tôi có thể nói rằng không đáng để tự dằn vặt bản thân và bạn nên đối xử tốt với chính mình trong suốt quá trình đó. Hãy bắt đầu chuẩn bị từ sớm (khoảng cuối học kỳ mùa Thu), và đừng quên chăm sóc bản thân. (Điều này có nghĩa là nhớ ngủ, ăn và uống nước!) — Irene

Cảm ơn Akash Talyan đã đồng tác giả, yugvir parhar đã chỉnh sửa và tất cả các sinh viên đã dành thời gian chia sẻ suy nghĩ của họ :)

Aayahna Herbert, https://www.aayahnaherbert.com/
Mudra Nagda, https://www.mudranagda.com/
Kyle Leinart, https://www.kylelein.art/
Irene Ong, https://www.ireneong.com/
Srijan Jhanwar, https://www.srijan.work
Elisa Zhang, https://www.elisagzhang.com/
Xiaoyun (Annie) Chen, https://www.xiaoyunchen.com/
Vanessa Lin, https://www.vanesssalin.com/