Quản lý tiền lương là một phần quan trọng trong hoạt động của bất kỳ tổ chức nào, đặc biệt là những tổ chức hoạt động trên quy mô toàn cầu. Lỗi trong dữ liệu bảng lương có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng, chẳng hạn như thanh toán không chính xác, rắc rối pháp lý và mất lòng tin của nhân viên. Do đó, hiểu được nguyên nhân phổ biến của những lỗi này là điều cần thiết để ngăn chặn chúng. Bài viết này tìm hiểu một số nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi dữ liệu trong bảng lương toàn cầu.

Lỗi của con người

Lỗi của con người vẫn là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất gây ra lỗi dữ liệu trong bảng lương toàn cầu. Mặc dù việc tự động hóa và số hóa các quy trình tính lương ngày càng tăng, nhưng sự tương tác và can thiệp của con người vẫn cần thiết. Tuy nhiên, sự tham gia này không đến mà không có nguy cơ sai sót.

Lỗi của con người có thể xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào của quy trình tính lương. Nó có thể bắt đầu với việc nhập dữ liệu không chính xác, trong đó một cá nhân nhập nhầm số liệu hoặc chọn các tùy chọn không chính xác từ menu thả xuống. Chẳng hạn, một lỗi đánh máy trong giờ làm việc, tiền lương hoặc số nhận dạng cá nhân của nhân viên có thể dẫn đến sự khác biệt đáng kể về tiền lương.

Diễn giải sai dữ liệu hoặc chính sách là một dạng lỗi khác của con người có thể xảy ra. Điều này có thể liên quan đến việc hiểu sai luật thuế, đánh giá quá thấp hoặc đánh giá thấp các khoản khấu trừ hoặc không tính đúng tiền lương làm thêm giờ hoặc tiền thưởng.

Bỏ qua dữ liệu quan trọng cũng là một lỗi phổ biến của con người. Trong vô số dữ liệu và con số liên quan đến bảng lương , thật dễ dàng bỏ qua thông tin quan trọng, chẳng hạn như trạng thái nhân viên được cập nhật, mã số thuế mới hoặc thay đổi chi tiết ngân hàng của nhân viên.

Đào tạo không đầy đủ

Việc thiếu đào tạo thích hợp cho nhân viên xử lý hệ thống bảng lương là một nguyên nhân chính khác gây ra lỗi dữ liệu trong bảng lương toàn cầu. Do sự phức tạp của các hệ thống trả lương, đặc biệt là đối với các tổ chức đa quốc gia, cần có trình độ chuyên môn cao để quản lý các hệ thống này một cách hiệu quả.

Việc đào tạo không đầy đủ có thể dẫn đến việc thiếu hiểu biết về sự phức tạp của hệ thống tính lương, dẫn đến sai sót trong quá trình nhập, xử lý và diễn giải dữ liệu. Điều này có thể đặc biệt khó giải quyết khi xử lý các vấn đề phức tạp như luật thuế, đóng góp an sinh xã hội, phúc lợi của nhân viên và các quy định trả lương khác nhau giữa các quốc gia.

Nếu không được đào tạo đầy đủ, nhân viên cũng có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng phần mềm tính lương một cách hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến việc sử dụng sai phần mềm, chẳng hạn như nhập dữ liệu không chính xác, không sử dụng đúng chức năng để tính toán hoặc xem qua các cập nhật hoặc thông báo quan trọng từ phần mềm.

Hơn nữa, bối cảnh bảng lương toàn cầu đang liên tục phát triển, với các quy định, công nghệ mới và các phương pháp hay nhất thường xuyên xuất hiện. Nếu nhân viên tính lương không được đào tạo liên tục để theo kịp những thay đổi này, họ có thể xử lý dữ liệu dựa trên thông tin hoặc thông lệ lỗi thời, dẫn đến sai sót.

Những thay đổi trong luật pháp

Các quy định về tiền lương có thể rất khác nhau giữa các quốc gia và chúng thường thay đổi. Theo kịp những thay đổi về luật và quy định liên quan đến bảng lương là một nhiệm vụ phức tạp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoạt động ở nhiều khu vực pháp lý. Việc không giải thích và thực hiện chính xác những thay đổi này có thể dẫn đến lỗi dữ liệu.

Sự khác biệt về múi giờ và tiền tệ

Hoạt động trong môi trường toàn cầu có nghĩa là phải xử lý nhiều múi giờ và tiền tệ khác nhau , đây có thể là một thách thức đáng kể đối với việc quản lý bảng lương.

Thứ nhất, sự khác biệt về múi giờ có thể làm phức tạp quá trình thu thập, xử lý dữ liệu và giải ngân thanh toán. Với những nhân viên làm việc ở các múi giờ khác nhau, việc phối hợp và đồng bộ hóa các quy trình tính lương trở thành một nhiệm vụ. Có thể có sự khác biệt trong việc ghi giờ làm việc, đặc biệt là đối với những người làm việc theo lịch trình hoặc ca linh hoạt. Việc ghi hoặc giải thích không chính xác những giờ này do chênh lệch múi giờ có thể dẫn đến việc thanh toán thừa hoặc thanh toán thiếu.

Thứ hai, chuyển đổi tiền tệ là một rào cản lớn khác. Các công ty hoạt động trên toàn cầu có nhân viên được trả bằng các loại tiền tệ khác nhau và tỷ giá hối đoái có thể dao động thường xuyên. Nếu hệ thống bảng lương không cập nhật các tỷ lệ này theo thời gian thực hoặc gần với thời gian thực, thì điều đó có thể dẫn đến sai sót đáng kể về số tiền thanh toán. Lỗi chuyển đổi tiền tệ cũng có thể xảy ra nếu hệ thống bảng lương không hỗ trợ một loại tiền tệ cụ thể hoặc nếu nó sử dụng hệ số chuyển đổi không chính xác.

lỗi phần mềm

Phần mềm tính lương được thiết kế để tự động hóa và sắp xếp hợp lý các quy trình tính lương, nhưng không phải là không thể sai lầm. Vô số vấn đề có thể phát sinh từ việc sử dụng phần mềm có thể dẫn đến lỗi dữ liệu .

Một vấn đề phổ biến là trục trặc hoặc lỗi phần mềm. Đây là những sai sót trong quá trình mã hóa của phần mềm khiến phần mềm hoạt động không chính xác hoặc không thể đoán trước. Chẳng hạn, một lỗi có thể khiến phần mềm tính toán sai lương làm thêm giờ, thuế hoặc các khoản khấu trừ khác, dẫn đến dữ liệu bảng lương bị sai.

Vấn đề tích hợp cũng có thể gây ra vấn đề. Nhiều tổ chức sử dụng nhiều hệ thống cho các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự, chẳng hạn như theo dõi thời gian, quản lý lợi ích và xử lý bảng lương. Nếu các hệ thống này không tích hợp trơn tru, dữ liệu có thể không được truyền chính xác giữa chúng, dẫn đến lỗi. Ví dụ: nếu phần mềm theo dõi thời gian và phần mềm tính lương không được đồng bộ hóa đúng cách, thì dữ liệu số giờ làm việc có thể không được chuyển chính xác, dẫn đến việc tính lương không chính xác.

Phần mềm lỗi thời là một mối quan tâm khác. Khi các quy định thay đổi, phần mềm tính lương phải được cập nhật để luôn tuân thủ. Nếu các bản cập nhật không được cài đặt kịp thời, nó có thể dẫn đến việc phần mềm sử dụng các bảng thuế lỗi thời hoặc không tuân thủ các quy định mới, dẫn đến tính toán bảng lương không chính xác.

Cuối cùng, lỗi người dùng có thể xảy ra nếu phần mềm tính lương không thân thiện với người dùng hoặc nếu nhân viên không được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng phần mềm này. Điều này có thể dẫn đến lỗi nhập dữ liệu, hiểu sai kết quả đầu ra của phần mềm hoặc không sử dụng đúng các tính năng của phần mềm, tất cả đều có thể dẫn đến lỗi bảng lương.

Quản lý dữ liệu không nhất quán

Thực tiễn quản lý dữ liệu không nhất quán giữa các phòng ban hoặc quốc gia khác nhau cũng có thể dẫn đến lỗi bảng lương. Ví dụ: nếu một bộ phận sử dụng một định dạng khác để nhập ngày tháng hoặc sử dụng một hệ thống khác để theo dõi giờ làm việc của nhân viên, điều đó có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và nhầm lẫn trong quá trình xử lý bảng lương.

Để giảm thiểu lỗi dữ liệu trong bảng lương toàn cầu , điều cần thiết là cung cấp đào tạo đầy đủ cho nhân viên bảng lương, sử dụng phần mềm cập nhật và đáng tin cậy, thực hiện các phương pháp quản lý dữ liệu nhất quán và tiến hành kiểm tra thường xuyên. Ngoài ra, các công ty nên cập nhật những thay đổi về luật và quy định liên quan đến tiền lương ở tất cả các khu vực pháp lý nơi họ hoạt động. Bằng cách thực hiện các bước này, các công ty có thể giảm đáng kể khả năng mắc lỗi bảng lương và các biến chứng liên quan.