Đây là một phần của loạt bài nhiều phần về cách tôi hoàn thành công việc .

Tôi luôn yêu thích bút và giấy. Tôi là một đứa trẻ hào hứng với việc mua sắm mùa tựu trường, đổ hết bút và nhật ký cho cả năm. Và tôi vẫn là gã chui vào một cửa hàng văn phòng phẩm khi đi ngang qua. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi cốt lõi của hệ thống năng suất của tôi là tương tự.

Tôi yêu sự ma sát cố hữu giữa bút và giấy. Nó cần có thời gian. Bạn không thể viết nguệch ngoạc và mong đọc được những vết xước của mình sau này. Bạn không thể sao chép và dán, bạn phải viết lại. Nó là vĩnh viễn. Bạn không thể xóa, có một bản ghi không thể xóa để tham khảo. Và nó là cá nhân. Nó nằm trong tay bạn, trên bàn làm việc của bạn, nó không được chia sẻ với đồng nghiệp hay bạn bè, nó dành riêng cho bạn.

Điều quan trọng là sử dụng những xung đột này để tạo lợi thế cho bạn. Đối với tôi, điều đó có nghĩa là sử dụng bút và giấy để thể hiện các nhiệm vụ và dự án cá nhân mà nếu không thì sẽ đè nặng lên tâm trí tôi. Đây là cách tôi làm điều đó.

Bức tranh lớn

Đây là hệ thống năng suất của tôi một cách ngắn gọn. Một số người có thể nhận ra đó là mức chênh lệch hàng tuần , mà tôi thấy là sự cân bằng phù hợp giữa chi tiết và bức tranh toàn cảnh cho hệ thống bút và giấy. Tôi thấy lịch kỹ thuật số là tốt nhất cho chế độ xem hàng tháng và tôi không thấy cần phải đi sâu vào chế độ xem chi tiết hàng ngày. (Mặc dù đó là thứ tôi đang thử nghiệm.)

Chiếm lấy

Khối xây dựng đầu tiên của bất kỳ hệ thống năng suất nào là nơi để nắm bắt. Một số gọi đây là hộp thư đến và một số gọi nó là bãi chứa. Dù bạn gọi nó là gì, bạn cần một nơi để đưa mọi thứ ra khỏi đầu và viết ra giấy.

Khu vực nắm bắt của tôi nằm ở phía bên trái của dải phân cách. Mọi thứ bắt đầu từ đó. Khi tôi bắt đầu một tuần mới, tôi sao chép các mục trước đó ở đó. Các mục mới cho công việc bắt đầu từ trên xuống. Những mục mới cho các lĩnh vực khác trong cuộc sống của tôi bắt đầu từ dưới lên và chảy lên trên.

Một sắc thái ở đây là đóng khung các mục dưới dạng hành động vật lý và hữu hình tiếp theo . Thay vì một cái gì đó chung chung như "chuẩn bị cho thuế", hãy bắt đầu bằng "tải xuống biểu mẫu thuế từ nhà môi giới và ngân hàng". Cách tiếp cận này tải trước quá trình quan trọng để chia nhỏ công việc. Kết quả là tôi trong tương lai sẽ ít gặp khó khăn hoặc trì hoãn hơn rất nhiều vì hành động tiếp theo rất rõ ràng và dễ dàng thực hiện.

dự án

Một yếu tố của Hoàn thành công việc khiến tôi bị mắc kẹt là danh sách dự án. Trong hệ thống của tôi, nó nằm ở cuối trang bên phải của trải rộng với các khu vực riêng biệt cho các dự án công việc của tôi và các dự án khác.

Tôi tham khảo danh sách này nhiều hơn bất kỳ lĩnh vực nào khác trong hệ thống của mình. Khi tôi bắt đầu một tuần mới, tôi xem lại những điều này để đảm bảo rằng chúng vẫn chính xác và chúng có bước tiếp theo rõ ràng trong lĩnh vực nắm bắt của tôi. Tôi cũng đề cập đến họ trong suốt cả tuần khi cập nhật cho đồng nghiệp về những gì tôi đang tập trung vào và nơi tôi có thể sử dụng sự trợ giúp của họ.

MIT hàng ngày

Yếu tố cuối cùng trong hệ thống của tôi là phần còn lại của phía bên tay phải dành riêng cho các nhiệm vụ quan trọng nhất hàng ngày của tôi . Tập trung vào 1–5 nhiệm vụ hàng đầu của bạn trong ngày không phải là đột phá hay thậm chí là mới nhưng đó là một khuyến nghị lâu dài vì một lý do nào đó.

Nền văn hóa của chúng ta đề cao tình trạng làm việc quá sức và chúng ta thấy kết quả là tình trạng kiệt sức của công nhân luôn ở mức cao nhất mọi thời đại. Thay vào đó, chúng ta nên làm việc vừa đủ. Xác định các mục quan trọng của bạn trong ngày, thực hiện chúng, tận hưởng thành quả và quay lại vào ngày hôm sau để thực hiện lại. Chu kỳ ưu tiên, thực hiện và hưởng thụ hoàn hảo đó là cách người ta tạo ra tác động tổng hợp, bền vững trong thời gian dài.

Bước hưởng thụ là then chốt và cũng là lúc giấy bút chiếm ưu thế. Trong một công cụ kỹ thuật số, một khi bạn hoàn thành nhiệm vụ, nó sẽ biến mất vào hư vô. Không có hồ sơ thành tích để phản ánh. Với giấy và bút, tất cả các mục bạn đã hoàn thành vẫn ở đó, đại diện cho một ngày làm việc trung thực. Theo cách đó, phần này hoạt động như một danh sách việc cần làm và danh sách đã hoàn thành . Tôi nhận thấy khả năng theo dõi thành tích này có giá trị đến mức đó là lý do chính khiến tôi rời bỏ công việc quản lý tác vụ kỹ thuật số.

ký hiệu

Phần cuối cùng trong hệ thống của tôi là một hệ thống ký hiệu rất đơn giản. Có nhiều tùy chọn để lấy cảm hứng từ bao gồm ghi nhật ký dấu đầu dòng và dấu gạch ngang/dấu cộng . Hệ thống của tôi lấy một chút từ cả hai và bao gồm những điều sau đây:

• item
— item completed
X item canceled
> waiting for response (rare)

Điều tôi đánh giá cao về hệ thống này là sự đơn giản của nó. Tôi không cần bẫy của các hệ thống phức tạp hơn, chẳng hạn như ngữ cảnh hoặc danh sách dành riêng cho dự án hoặc danh sách “chờ đợi”. Ngoài ra, không gian hạn chế đặt ra những hạn chế tự nhiên trên cả ba phần. Điều này ngăn tôi đảm nhận nhiều dự án hoặc MIT hơn mức tôi có thể xử lý và hạn chế quy mô công việc tồn đọng của tôi. Đổi lại, điều đó giúp tôi chỉ tập trung vào những gì quan trọng hoặc khẩn cấp và giảm nguy cơ bị choáng ngợp và kiệt sức.

Không có một hệ thống năng suất tốt nhất nào có thể thống trị tất cả nhưng tôi khuyến khích bạn thử làm điều này. Nếu cảm thấy quá gò bó và quá đơn giản, có lẽ đó là dấu hiệu cho thấy bạn đang tung hứng quá nhiều và một số hạn chế sẽ hữu ích. Nếu cảm thấy quá phức tạp, tôi muốn nghe các cách để đơn giản hóa hệ thống hơn nữa mà không làm mất đi các lợi ích cốt lõi.