Email: cách quản lý hộp thư đến của bạn

Nov 27 2022

Mọi.leader.

Mỗi.nhà lãnh đạo.là.a.đọc.

Tôi tự hỏi liệu người nghĩ ra cụm từ đó có biết rằng một ngày nào đó cụm từ này sẽ đề cập đến số lượng email khổng lồ mà một người phải đọc trong thời hiện đại này hay không. Khi tôi bắt đầu hành trình gửi email của mình, tôi đã làm điều mà tôi nghĩ nhiều người đã làm; đã tạo một số thư mục và mọi email đều được chuyển vào một thư mục, email đang được đọc hoặc bị gắn cờ vì vẫn cần hành động. Nhưng đã có lúc tôi nhận được quá nhiều email để theo kịp. Cho dù tôi đã kiểm tra email và làm việc với hộp thư đến của mình bao nhiêu lần đi nữa, các email vẫn tiếp tục chất đống, lên tới con số hàng trăm. Biết rằng tôi vẫn còn rất nhiều email cần đọc và trả lời đã làm gián đoạn khả năng tập trung và cảm giác trôi chảy của tôi khi làm những việc khác ngoài email.

Hộp thư đến của tôi trước khi tôi thay đổi thói quen gửi email

Điều này đã thay đổi khi tôi biết đến phương pháp Zero Inbox của Merlin Mann . Cách anh ấy xem email và xử lý nó đã gây ấn tượng với tôi. Và tôi vẫn sử dụng các nguyên tắc của anh ấy để (hầu như luôn luôn) có 0 email trong hộp thư đến của mình.

Vì vậy, làm thế nào để tôi làm điều đó?

Bước 1: Đặt thời gian được chỉ định cho email

Điều này nghe có vẻ đơn giản và nó thực sự rất đơn giản. Khi tôi bắt đầu thực hành tuân thủ nguyên tắc này, tôi sẽ dành thời gian trong chương trình làm việc của mình cho email. Để giải quyết công việc tồn đọng của tôi nhưng cũng để giao tiếp với bản thân: “đừng lo lắng về email của bạn vào lúc này, bạn có thời gian dành riêng cho công việc đáng yêu này trong chương trình làm việc của mình”. Khi tôi có quyền kiểm soát hộp thư đến của mình, tôi đã ngừng chặn thời gian trong chương trình làm việc của mình và bắt đầu thói quen kiểm tra email vào sáng sớm và vào cuối ngày làm việc.

Tôi đã làm điều này trong 5 năm qua và miễn là tôi tuân thủ Bước Một này thì 80% thời gian tôi sẽ giữ hộp thư đến của mình ở trạng thái ổn định.

Có một số trường hợp ngoại lệ, do đó 80%. Tôi có thể có một cuộc họp vào cuối ngày, một cuộc khủng hoảng vào buổi sáng hoặc buổi chiều, hoặc đôi khi tôi quá mệt mỏi vào cuối ngày để xem hộp thư đến của mình một cách hiệu quả và vào những ngày đó, tôi bỏ qua thời gian dành cho email. Biết ngày sau mình sẽ nhặt nhạnh.

Ngoài ra, nếu tôi đang mong chờ một email rất quan trọng, cần hành động vào ngày hôm đó, tôi sẽ kiểm tra email của mình nhiều lần để tìm email đó. Trong khi cố gắng bỏ qua mọi thứ khác vào hộp thư đến của tôi. Đây là những ngoại lệ đối với quy tắc, quy tắc của Bước 1.

Bước 2: Đưa ra quyết định cho mọi email trong hộp thư đến

Tôi đã từng sử dụng hộp thư đến email của mình, bao gồm cả các thư mục của nó, như một danh sách Việc cần làm lộn xộn. Xem hộp thư đến email của tôi như một cách giao tiếp thay vì một danh sách việc cần làm khác đã thực sự nâng cấp quy trình làm việc của tôi. Bây giờ tôi sẽ có tất cả những việc cần làm của mình trong một danh sách (trước đây là google Docs, bây giờ tôi sử dụng Todoist) và tôi sẽ không cảm thấy áp lực phải thực hiện tất cả các hành động được tìm thấy trong email.

Tôi cũng đã lưu trữ tất cả các thư mục của mình và quyết định lưu trữ tất cả các email của mình. Không còn lãng phí thời gian quyết định nơi mỗi email sẽ được lưu trữ. Vào thời điểm đó, công ty tôi đang làm việc đã sử dụng Gmail và việc tìm kiếm các email được lưu trữ bằng thanh tìm kiếm rất dễ dàng. Bây giờ tôi đang sử dụng lại Outlook, nó hoạt động, chỉ là không tốt.

Vì vậy, trên mỗi email, tôi quyết định:

Đọc trong vòng 2 phút + lưu trữ HOẶC trả lời HOẶC chuyển tiếp
Tạo một việc cần làm để đọc sau (nếu mất hơn 2 phút để đọc, thường là gửi email kèm theo tệp đính kèm)

Tạo một việc cần làm cho bất kỳ hành động nào cần thiết

Bước 3: làm quen với các phím tắt email

Thay vì sử dụng chuột (bàn di chuột) để di chuyển xung quanh các email của mình và gửi chúng, tôi đã dành thời gian thực hành các phím tắt email. Những cái tôi sử dụng nhiều nhất: