Công việc của tôi là gì??

Đây là câu hỏi nổi bật nhất mà một nhân viên muốn có câu trả lời. Công việc hàng ngày của tôi là gì? Vai trò của tôi là gì và vai trò đó phù hợp ở đâu trong tổ chức nói chung và trong cấu trúc nhóm này? Ai hỗ trợ và giám sát tôi? Các quyết định được đưa ra như thế nào? Mối quan hệ của tôi với các đồng nghiệp của tôi là gì? Con đường để tiến bộ là gì?

Với tư cách là trưởng nhóm hoặc người quản lý, công việc của bạn là tạo ra mức độ chi tiết cơ bản về những câu hỏi này. Nếu không có những điều này, bạn sẽ tự động đặt giới hạn cho hạnh phúc và năng suất của nhân viên. Nhưng việc trả lời câu hỏi không bao giờ là “một lần là xong”, nghĩa là bạn không thể đưa cho họ một tài liệu giới thiệu và cho rằng họ sẽ hiểu mọi thứ về vai trò này. Hầu hết các nghiên cứu cho thấy phải mất 6–12 tháng để một người hoàn toàn ổn định và thoải mái với công việc của họ.

Điều này có nghĩa là câu trả lời cho “công việc của tôi là gì” hoặc bất kỳ câu hỏi nào khác là một chu kỳ cung cấp hướng dẫn liên tục cho đến khi nhân viên của bạn có đủ sự rõ ràng và quyền sở hữu vai trò cũng như có thể tạo ra sự hiểu biết của riêng họ về công việc của họ khi mọi thứ phát triển. Ban đầu, bạn có thể phải quy định rất rõ ràng với nhân viên của mình về công việc hàng ngày của họ, chẳng hạn bằng cách tạo kế hoạch làm việc hàng tuần cho họ. Theo thời gian, bạn muốn họ có thể hiểu được bức tranh toàn cảnh, biết những dự án quan trọng là gì và tạo kế hoạch làm việc hàng tuần của riêng họ để bạn thảo luận.

Vai trò và cấu trúc rõ ràng là những thành phần chính trong hiệu suất NHÓM nhất quán

Bạn muốn sắp xếp mọi thứ sao cho nhân viên của bạn có thể để cho sự thông minh và năng lượng của họ tuôn chảy mà không bị phân tâm bởi những vai trò mơ hồ và một cấu trúc mơ hồ.

Hãy tưởng tượng điều này… hãy tưởng tượng nếu bàn của bạn chất đầy giấy tờ, sách, nhiều loại dây máy tính cũ, giấy gói thức ăn, vài cốc cà phê. Để có thể bắt tay vào làm việc, bạn phải dọn sạch không gian để chứa vừa chiếc máy tính của mình, vì vậy bạn xếp tất cả đống rác, chúng sẽ hoạt động được một lúc, cho đến khi một trong các đống đổ xuống hoặc bắt đầu trượt lên bàn phím của bạn; bạn sẽ phải dừng công việc của mình một lần nữa để xếp đồ đạc trở lại đống… Sau một thời gian, nó không chỉ là một sự phân tâm khó chịu, nó trở thành gốc rễ của sự oán giận.

Đây là điều mà nhân viên của bạn cảm thấy khi vai trò và cấu trúc không rõ ràng: họ muốn làm công việc của mình, thực tế là họ hào hứng với công việc đó và có một số ý tưởng tuyệt vời về công việc, nhưng họ cứ bị phân tâm bởi tất cả những thứ vụn vặt đó. làm vấy bẩn không gian làm việc của họ. Công việc của bạn với tư cách là trưởng nhóm là loại bỏ sự lộn xộn về cấu trúc để nhân viên của bạn có một không gian làm việc sạch sẽ và có thể nhìn thấy con đường rõ ràng để hoàn thành công việc tuyệt vời.

Làm thế nào để làm nó:

1 Tạo một sơ đồ tổ chức cho nhóm (hoặc tổ chức) của bạn, biểu thị mối quan hệ giữa các vị trí khác nhau trong tổ chức, nếu chưa có. Hiển thị các dòng báo cáo là rất quan trọng. Mọi người hoàn toàn muốn biết ai là người giám sát của họ — hãy nhớ rằng từ quan điểm của họ, người này đưa ra quyết định về công việc và trách nhiệm công việc của họ, VÀ đóng vai trò trung tâm trong việc đánh giá họ.

Sơ đồ tổ chức sẽ hiển thị những vai trò nào trong nhóm và tất cả những người là thành viên của nhóm (theo tên), ngay cả khi tạm thời hoặc không chính thức. Sẽ tạo ra sự nhầm lẫn và mất lòng tin khi nhìn vào sơ đồ tổ chức có 5 vai trò trên đó, biết rõ rằng có 8 người trong nhóm — chúng tôi biết 3 người còn lại làm việc và đóng góp cho nhóm, nhưng vì họ không trên biểu đồ, điều này có nghĩa là họ được miễn giám sát… và trách nhiệm giải trình?

2 Đảm bảo rằng bạn có các bản mô tả công việc cho mọi vai trò trong nhóm, vì chúng sẽ cực kỳ hữu ích, đặc biệt đối với những nhân viên mới đang cố gắng xác định công việc của họ. Bản mô tả công việc nên phác thảo các vai trò và trách nhiệm cơ bản cho vị trí này, cũng như người (theo vai trò) người đó sẽ báo cáo trực tiếp (ví dụ: “vị trí này báo cáo cho Giám đốc bán hàng”).

3 Các dự án cũng cần có vai trò và cấu trúc rõ ràng. Mặc dù các tổ chức thường có cơ cấu tổ chức rõ ràng, nhưng trong lĩnh vực dự án, các nhóm có thể thiếu sót và có thể sinh ra nhầm lẫn. Việc xác định rõ ràng về vai trò đối với các dự án cụ thể cũng quan trọng không kém việc xác định rõ vai trò trong nhóm nói chung, đặc biệt là khi hầu hết công việc được thực hiện trong các dự án và các dự án đến rồi đi theo thời gian.

Ví dụ: nếu nhóm của bạn có 4 dự án ưu tiên, thì có khả năng các thành viên khác nhau trong nhóm sẽ đóng các vai trò khác nhau — Evelyn là người dẫn đầu chiến dịch quảng cáo mới, nhưng cô ấy không phải là người chỉ đạo trong dự án tích hợp công nghệ. Mọi người cần phải rõ ràng về vai trò của họ trong nhóm VÀ trong bất kỳ dự án cụ thể nào. Đó thường là nơi các nhà quản lý ít rõ ràng nhất, nhưng bạn làm như vậy sẽ gây bất lợi cho chính mình. Dưới đây là một ví dụ về ma trận DARCI (một sự phát triển của RACI) đặc biệt hữu ích để làm rõ các vai trò của dự án.

Trong ví dụ nổi bật, Malcolm là người chỉ đạo (“A”) cho dự án “Thuê nhân viên mới”. Điều này có nghĩa là bạn, Yolanda, đang dựa vào anh ấy để đảm bảo rằng có một kế hoạch dự án và mọi thứ sẽ diễn ra theo đúng tiến độ. Malcolm có trách nhiệm tổ chức các cuộc họp nhóm và đảm bảo mọi người đều có nhiệm vụ của mình. Malcolm và Edward sẽ thực hiện hầu hết công việc tuyển dụng và phỏng vấn, nhưng họ sẽ nhận được một số trợ giúp cụ thể từ Andrea (người sẽ soạn thảo mô tả công việc) và Patrice (người sẽ đảm bảo thông báo tuyển dụng được đăng trên tất cả các cửa hàng có liên quan) — sau khi hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể này, Andrea và Patrice sẽ không thực sự tham gia vào dự án.

Bạn có thể nghĩ rằng điều này quá cầu kỳ và quá trang trọng - “chúng ta không thể chỉ định 4 người làm việc trong dự án theo nhóm sao?” Có, bạn có thể, nhưng về lâu dài, việc sử dụng DARCI sẽ tạo ra một quy trình đáng tin cậy hơn nhiều và phát triển nhóm tốt hơn nếu mọi người có vai trò riêng biệt trong các dự án tạm thời. Ở mức tối thiểu, bạn muốn chỉ định Người ra quyết định và Người chịu trách nhiệm giải trình (nếu bạn là người quản lý thì rất có thể bạn sẽ là Người ra quyết định). Sử dụng cấu trúc DARCI mang lại cho bạn 3 điều:

1. Nó làm giảm sự mơ hồ bằng cách làm rõ vai trò.
2. Nó tạo ra một quy trình công bằng trong vai trò lãnh đạo và cơ hội cho mọi người thực hành các kỹ năng lãnh đạo (mọi người đều có thể thay phiên nhau đóng vai “A” trong các dự án khác nhau). Đây là một cách đơn giản để đảm bảo rằng ai đó không được chỉ định là “A” vì họ ồn ào nhất hoặc vì một số thành kiến ​​vô thức.
3. Nó cho phép đánh giá tốt hơn các kỹ năng lãnh đạo và khoảng cách của mỗi người khi họ trải qua các vai trò khác nhau trong các dự án (điều quan trọng đối với mọi người là trở thành “R” hiệu quả cũng như trở thành “A” hiệu quả).

Mặc dù vai trò và cấu trúc có vẻ rõ ràng với bạn như ban ngày, nhưng hành động “Làm rõ vai trò của nhân viên và cấu trúc tổng thể” thực sự là một hoạt động đang diễn ra. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải thường xuyên nhắc lại vai trò và cấu trúc khi mọi người, dự án và tổ chức phát triển (và rõ ràng là luôn có một số mức độ phát triển của một số hoặc tất cả những điều này).

Vai trò và cấu trúc là những yếu tố quan trọng cho phép sự ổn định. Trên thực tế, chúng là trung tâm của việc thúc đẩy tác động liên tục vì chúng là giàn giáo để tầm nhìn và kế hoạch của bạn tuôn chảy. Hãy nhớ rằng, việc nhóm của bạn theo đuổi các mục tiêu là một quá trình năng động chứa đầy những điều không chắc chắn lớn và nhỏ, một số điều bạn có thể kiểm soát và một số điều bạn không thể. Một sự hỗ trợ tương đối dễ dàng nhưng mạnh mẽ mà bạn có thể cung cấp cho nhóm của mình là loại bỏ một trong những nguồn gốc của sự không chắc chắn (và lo lắng) này bằng cách rõ ràng và minh bạch về vai trò và cấu trúc.