Cách sử dụng Microsoft Office trên Web miễn phí
Là một người làm việc liên quan đến công nghệ, tôi thường xuyên bị tấn công bởi những câu hỏi về điện thoại thông minh tốt nhất , tại sao email đột nhiên ngừng hiển thị và cách sao lưu ảnh và video. Ngoài ra, còn có một câu hỏi phổ biến khác mà tôi cũng thường nghe: Làm thế nào để sử dụng Microsoft Office miễn phí?
Xét theo tần suất mọi người hỏi tôi câu hỏi này, tôi cho rằng vẫn còn một bộ phận đáng kể dân số chưa biết rằng bạn có thể sử dụng phiên bản Office trực tuyến chính thức của Microsoft trên trình duyệt web, hoàn toàn miễn phí—hoặc Office ngày nay được gọi là Microsoft 365. Tất cả những gì bạn cần là một tài khoản Microsoft và kết nối internet.
Tất nhiên, bạn sẽ bỏ lỡ một vài tính năng - Microsoft sẽ không cung cấp miễn phí toàn bộ sản phẩm chủ lực của mình - nhưng nếu bạn cần mở hoặc chỉnh sửa nhanh một tệp Word, Excel hoặc PowerPoint, thì các công cụ trực tuyến có thể đáp ứng khá tốt. Sau đây là cách bắt đầu và các tính năng dành cho bạn.
Bắt đầu
Truy cập cổng thông tin trực tuyến Microsoft Office , bạn không chỉ nhận được lời nhắc rằng Office hiện là Microsoft 365 (bất chấp tên miền), mà còn có thể đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình. Chúng tôi giả định rằng bạn đã thiết lập tài khoản Microsoft vì lý do nào đó, nhưng nếu chưa, bạn có thể thực hiện tại đây.
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy một bảng điều khiển trông rất thanh lịch, nơi bạn có thể xem tất cả các tệp đã lưu trữ trên OneDrive, cũng như nhiều ứng dụng web của Microsoft - bao gồm Word, Excel và PowerPoint. Bạn có thể nhấp vào tệp để mở hoặc tạo tệp mới từ hàng biểu tượng ở trên cùng.
Chọn một ứng dụng từ bảng điều khiển bên trái, bạn sẽ thấy các tệp gần đây của ứng dụng đó và một vài mẫu bạn có thể sử dụng để bắt đầu nhanh hơn. Chúng bao gồm các kế hoạch nghỉ hưu trong Excel và sơ yếu lý lịch trong Word. Bạn cũng có thể tải lên tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày từ máy tính của mình thông qua nút Tải lên.
Mỗi tệp mới sẽ mở ra trong tab tương ứng, vì vậy bạn có thể làm việc trên nhiều tab Word, Excel và PowerPoint cùng lúc nếu cần. Giao diện không cung cấp nhiều tùy chọn: Bạn phải dựa vào những gì Microsoft cung cấp ở đây về cách sắp xếp và hoạt động của mọi thứ.
Chỉnh sửa tập tin
Nếu bạn đã sử dụng phiên bản Microsoft Office dành cho máy tính (hoặc Microsoft 365), bạn sẽ cảm thấy quen thuộc với giao diện web. Menu ribbon nằm ở đầu cửa sổ tab, cho phép bạn định dạng bất kỳ nội dung nào đã có sẵn và thêm các thành phần mới khi cần. Tất nhiên, các tính năng có sẵn sẽ khác nhau tùy thuộc vào ứng dụng bạn đang sử dụng.
Ở góc trên bên phải màn hình, bạn có các nút điều khiển để thêm bình luận, chia sẻ tệp với người khác (luôn trực tuyến giúp việc cộng tác trở nên rất dễ dàng) và chuyển đổi giữa các chế độ hoạt động khác nhau: Chỉnh sửa , Xem lại và Xem . Bạn cũng có thể mở tệp bằng chương trình máy tính tương ứng trong cùng menu nếu đã cài đặt.
Tất cả các tính năng chính đều dễ dàng sử dụng, dù bạn là người mới bắt đầu hay đã quen với các ứng dụng máy tính để bàn. Nếu gặp khó khăn, bạn có thể sử dụng hộp tìm kiếm lớn ở đầu màn hình để tìm kiếm tùy chọn cụ thể trong menu. Nhấp vào mục Trợ giúp trên menu ribbon để được hỗ trợ thêm.
Về mặt ứng dụng web, chúng khá toàn diện—bạn có thể chọn, kéo, nhấp chuột phải, v.v., giống như trên các phiên bản Word, Excel và PowerPoint truyền thống. Bạn sẽ không tìm thấy nút lưu, vì mọi thứ được tự động lưu và đồng bộ hóa lên đám mây khi bạn thực hiện thay đổi, nhưng bạn cũng có thể sử dụng menu Tệp nếu cần tải xuống bản sao cục bộ.
Những gì bạn có thể và không thể làm
Các ứng dụng Office trực tuyến là phiên bản rút gọn của phiên bản dành cho máy tính để bàn, mặc dù khá nhiều người dùng có thể không nhận thấy sự khác biệt, tùy thuộc vào mức độ yêu cầu của họ. Các chức năng mở và chỉnh sửa cơ bản đều có sẵn; như đã đề cập, mọi thứ sẽ được tự động đồng bộ hóa với tài khoản OneDrive của bạn.
Đối với Microsoft Word trên web, bạn không thể truy cập một số tính năng bố cục, chẳng hạn như tùy chọn hiển thị đường lưới hoặc tạo cột trong tài liệu. Bạn không thể thêm hình mờ, chủ đề hoặc màu trang, và không thể chèn biểu đồ, thư mục hoặc trích dẫn. Một số tính năng nâng cao khác, chẳng hạn như trộn thư, cũng bị vô hiệu hóa.
Đối với Microsoft Excel trên web, sự khác biệt trong ứng dụng trực tuyến không dễ nhận ra ngay lập tức: Chỉ khi bạn bắt đầu tìm hiểu sâu hơn và truy cập các công cụ phức tạp hơn, sự khác biệt mới lộ rõ. Ví dụ, ứng dụng web không cung cấp nhiều loại biểu đồ, hoặc nhiều tùy chọn nhập dữ liệu, và bạn không thể đặt tên cho các phạm vi đã chọn - tất cả những tính năng mà chỉ người dùng nâng cao mới cần.
Giống như Excel, Microsoft PowerPoint trên web trông gần giống với phiên bản máy tính cho đến khi bạn thử khám phá sâu hơn những tính năng cơ bản. Công cụ trực tuyến có ít hiệu ứng động và chuyển tiếp hơn, không thể nhập âm thanh hoặc biểu đồ, và hạn chế khả năng phát lại trình chiếu. Vì vậy, một lần nữa, rất nhiều chức năng cốt lõi đều có sẵn, nhưng người dùng chuyên nghiệp sẽ luôn chọn phiên bản máy tính đầy đủ tính năng.
