Với tin tức gần đây về việc Adobe mua lại Figma , có rất nhiều điều không chắc chắn về ý nghĩa của điều này đối với cộng đồng thiết kế và hơn thế nữa. Bất chấp tâm trạng này, tôi muốn dành một chút thời gian để chúc mừng Figma và tác động của nó đối với người dùng cho đến nay. Nghiên cứu điển hình này đã quá hạn và bây giờ có vẻ như là thời điểm thích hợp để suy nghĩ về cách Figma đã thay đổi cách chúng ta, những nhà thiết kế, làm việc và cộng tác. Trong trường hợp cụ thể này, tôi muốn chia sẻ cách Figma đã giúp tôi và các đồng nghiệp của tôi tại BCG Digital Ventures - Một phần của BCG X tái hiện lại hội nghị thiết kế nội bộ của Berlin giữa đại dịch, 2 năm trước.

Tổng quan dự án

Tóm lược

• XD (Thiết kế trải nghiệm) Hive , một hội nghị thường niên được tổ chức giữa các Nhà thiết kế trải nghiệm của BCGDV Berlin, lần đầu tiên được chuẩn bị, thiết kế và tổ chức tại Figma.
• Đại dịch và thiết lập từ xa đã mang đến những loại thách thức mới mà chúng tôi phải giải quyết. Việc sử dụng Figma làm công cụ chính và không gian tổ chức sự kiện của chúng tôi đã khiến ngày đó trở nên đáng nhớ và suôn sẻ, đặc biệt là nhờ tính năng chế độ quan sát của nó.
• Theo tinh thần của chủ đề năm: Show, don't tell, chúng tôi đã cho thấy Figma có thể linh hoạt như thế nào. Mục tiêu phần thưởng không chính thức của chúng tôi là khuyến khích việc áp dụng công cụ này nhanh hơn bằng cách nhờ các diễn giả thiết kế bài thuyết trình của họ trên Figma và sử dụng các tính năng chỉ có ở Figma trong hội nghị.
• 41 Nhà thiết kế, 2 Phòng BCGDV, 14 Diễn giả, 5 Tham luận viên, 10 Thuyết trình, 9 giờ

Tổ chức: 05/2020 - 06/2020 (2 tháng)
Ngày tổ chức: 05/07/2020

Vai trò của tôi

UXUI, Quản lý sự kiện, Nhận diện thương hiệu & Hướng dẫn phong cách

Tôi đã hợp tác với 5 nhà thiết kế khác từ văn phòng Berlin và London để lập kế hoạch và tổ chức hội nghị, đồng thời chuẩn bị tài liệu cho các sự kiện trước hội nghị và ngày diễn ra.

Chìa khóa học tập

• Chèn các hoạt động tích cực và thụ động mà người tham gia có thể tham gia trong thời gian nghỉ giải lao đã giúp duy trì mức năng lượng tốt trong suốt cả ngày.
• Việc sử dụng tính năng theo dõi của Figma đã cắt giảm rất nhiều thời gian không cần thiết dành cho việc chuyển đổi chia sẻ màn hình.
• Âm nhạc đi một chặng đường dài. Trước sự kiện này, chúng tôi khuyến khích mọi người thêm một số bài hát yêu thích của họ vào danh sách phát Spotify chuyên dụng. Chúng tôi đã sử dụng âm nhạc để chuyển tiếp sang/từ các khoảng nghỉ, điều này khiến chúng tôi cảm thấy ít đột ngột và khó xử hơn. Điều này đóng vai trò như một tín hiệu cho thấy giờ giải lao đã kết thúc và đã đến lúc những người tham gia quay trở lại.
• Tương tác với những người tham gia và chia sẻ nội dung có liên quan trước ngày diễn ra và sau đó đã làm cho sự kiện trở nên đáng nhớ hơn. Rắc rắc sự phấn khích và phản ánh trong các kênh được chia sẻ của chúng tôi đã mở rộng những cảm xúc mà chúng tôi cảm nhận được về hội nghị nói chung.

XD Hive là khoảng thời gian dành riêng để chúng tôi bước ra khỏi công việc mạo hiểm của mình để kết nối, học hỏi và thảo luận về các chủ đề quan trọng liên quan đến thiết kế. Các cuộc họp nhóm quá ngắn để chúng tôi có thể đi sâu vào các chủ đề và các cơ hội đào tạo của công ty không phải lúc nào cũng phù hợp với nhu cầu của chúng tôi.

Với sự bùng phát của vi-rút corona vào năm 2020, tất cả chúng ta đều phải điều chỉnh cách làm việc và quy trình của mình — các cuộc họp, cuộc họp, hội thảo, phiên làm việc, sự kiện nhóm và thậm chí cả hội nghị hàng ngày của chúng ta. Tuy nhiên, tình huống này cũng mang đến cho chúng tôi một số cơ hội thú vị mà chỉ có thể thực hiện được khi thiết lập từ xa. Chúng tôi đã hợp tác với nhóm thiết kế của London vì dù sao thì tất cả chúng tôi cũng sẽ làm việc từ xa và chênh lệch múi giờ 1 giờ sẽ không thành vấn đề. Với tư cách là một nhóm gồm 6 tình nguyện viên, chúng tôi đã lên kế hoạch cho hội nghị thiết kế chung và từ xa đầu tiên giữa văn phòng Berlin và London.

Một chủ đề mới mỗi năm

Mỗi năm có một chủ đề cho phép các cuộc thảo luận và tọa đàm trong ngày thêm gắn kết và phong phú. Bằng cách sử dụng một chủ đề tương phản với năm trước: Words Matter, chúng tôi tin rằng nó sẽ tạo ra một điểm thú vị cho những người tham dự năm trước trong khi vẫn phù hợp và thú vị cho những người tham dự lần đầu.

Đừng nói (2020)

Chúng tôi với tư cách là Nhà thiết kế trải nghiệm cung cấp “thực tế” thông qua các phương tiện khác ngoài lời nói. Chúng tôi có một bộ công cụ lớn để tạo ra tác động hữu hình và lời nói chỉ là một công cụ. Việc giảm giá có chủ ý của công cụ này sẽ thúc đẩy cuộc trò chuyện về các kênh trực quan, tương tác, xúc giác, ảo và có thương hiệu.

Lời Nói Quan Trọng (2019)

Xem phê bình như một kỹ năng thiết kế - Đâu là nền tảng của phê bình có ý nghĩa để đạt được giao tiếp hiệu quả? Thực tế cảm xúc của việc cho và nhận phản hồi là gì và điều đó ảnh hưởng đến các tính cách khác nhau như thế nào? Chủ đề này là khám phá nghệ thuật kể chuyện và phát triển các chiến lược truyền thông.

thử thách

1. Zoom mệt mỏi là có thật

Cả ngày làm việc trên Zoom/Teams khiến bạn kiệt sức về thể chất và tinh thần. Ngay cả khi các sự kiện nhóm được tổ chức từ xa, chúng tôi vẫn chưa quen với việc tăng đáng kể thời gian dành cho các cuộc gọi điện video.

Làm thế nào chúng ta có thể duy trì mức năng lượng tốt trong suốt cả ngày?

2. Kết nối internet kém làm gián đoạn dòng chảy

Sự không thể đoán trước của kết nối internet có thể ngắt dòng chảy của bài thuyết trình. (Tốc độ kết nối Internet ở Đức nói chung là khá khủng khiếp)

Làm cách nào chúng tôi có thể giảm sự phụ thuộc vào kết nối internet không ổn định?

3. “Mọi người có thấy màn hình của tôi không?”

Chờ đợi mọi người chia sẻ màn hình của họ không chỉ phá vỡ dòng chảy và năng lượng tích tụ mà còn lãng phí rất nhiều thời gian. Với 10 bài thuyết trình, việc quay đi quay lại có vẻ không lý tưởng.

Làm thế nào chúng ta có thể giảm tạm dừng và duy trì động lực của lịch trình?

4. Cảm giác mất kết nối

Đã lâu không gặp nhau tại văn phòng, nhiều người trong chúng tôi cảm thấy mất kết nối và nhớ tinh thần đồng đội.

Làm thế nào chúng ta có thể mang lại sự phấn khích và năng lượng thông qua một thiết lập ảo?

Cách tiếp cận của chúng ta

Chúng tôi không muốn điều này giống như một cuộc họp nối tiếp nhau, hết cuộc họp này đến cuộc họp khác vì nhiều người trong chúng tôi đang mong đợi hội nghị để thoát khỏi tất cả những điều đó. Chúng tôi quyết định tận dụng thực tế là mọi người sẽ ngồi trước máy tính của họ và đi chơi ở nơi mà tất cả chúng ta đều cảm thấy như ở nhà: trong không gian làm việc của mình. Đây cũng là một cơ hội tuyệt vời để giới thiệu các khả năng của Figma ngoài những gì chúng tôi đang sử dụng. Chúng tôi khá phấn khích về việc chúng tôi thực sự nắm bắt được chủ đề Show, don't tell của năm nay.

Tuy nhiên, cách tiếp cận này đã đi kèm với những thách thức riêng. Mức độ thoải mái và sự thông thạo trong Figma thay đổi theo từng người vào thời điểm đó và vẫn còn một số nhà thiết kế chưa từng sử dụng Figma trước đây. Mối quan tâm lớn nhất của chúng tôi là liệu các diễn giả có sẵn sàng tạo bài thuyết trình của họ trong Figma khi họ đang làm quen với công cụ này hay không. Chúng tôi biết rằng họ có rất nhiều thứ phải chuẩn bị cho công việc mạo hiểm của mình. Chúng tôi cũng nghi ngờ rằng một số diễn giả muốn sử dụng lại bài thuyết trình của họ từ một dịp khác, bài thuyết trình này có thể đã được tạo sẵn trên GSlides.

Để giảm bớt gánh nặng và lo lắng tiềm ẩn xung quanh tất cả những điều này, chúng tôi đã cung cấp và cung cấp nhiều hình thức hỗ trợ khác nhau:

1. Hướng dẫn về phong cách với các mẫu trang chiếu sẵn sàng sử dụng, biểu tượng, màu sắc và kiểu+phông chữ. Điều này không chỉ giúp tăng tốc quá trình cho các diễn giả bằng cách cho phép họ tập trung vào nội dung mà tất cả các bài thuyết trình đều có chất lượng và giao diện phù hợp với chủ đề.
2. Các phiên đăng ký và hỏi đáp 1:1 để liên hệ dựa trên tiến trình của họ và cung cấp thông tin rõ ràng về cách sử dụng Figma, hướng dẫn phong cách, v.v.
3. Hỗ trợ thiết kế thực hành để 'chuyển đổi' các slide từ GSlide sang Figma

Hội nghị là một thành công lớn và là một trải nghiệm đáng nhớ đối với nhiều người trong chúng ta: những người tham dự, những người thuyết trình và những người tổ chức. Chúng tôi đã có những chủ đề thú vị được chia sẻ lại, các cuộc thảo luận sôi nổi, các hoạt động vui nhộn và các tài liệu có thương hiệu giúp tạo nên không khí của hội nghị.

Sử dụng tính năng chế độ quan sát

Tính năng này là một trong những lý do chính để quyết định sử dụng Figma để tổ chức hội nghị từ xa của chúng tôi. Điều này loại bỏ hoàn toàn nhu cầu chuyển đổi màn hình chia sẻ giữa mỗi người thuyết trình vì tôi đã chia sẻ màn hình của mình toàn bộ thời gian và theo dõi diễn giả. Chúng tôi đã nhóm các diễn giả dựa trên thời gian nghỉ giải lao và có các trang trình bày của mỗi nhóm trong một trang. Điều này cho phép chúng tôi mở một liên kết nguyên mẫu và chuyển từ cuộc nói chuyện này sang cuộc nói chuyện khác, loại bỏ nhu cầu mở nhiều tài liệu.

Mẹo: Việc mở và tải tất cả các nguyên mẫu (slide) sẽ giảm thời gian chờ đợi

Microsite + tài liệu có thương hiệu

Chúng tôi đã tạo một trang web nhỏ (nguyên mẫu Figma) để quảng bá sự kiện và thu hút sự hào hứng của mọi người. Chúng tôi đã sử dụng nó như một trong những kênh chính để thông báo chủ đề, chương trình nghị sự, diễn giả và các cập nhật quan trọng. (Chúng tôi cũng có một kênh chùng dành riêng cho tất cả những người tham gia). Sau hội nghị, chúng tôi đã liên kết tất cả các bài thuyết trình và bản ghi âm trên một trang dành riêng để mọi người có thể xem lại một số bài thuyết trình nếu họ muốn.

Nhiều giờ giải lao với các hoạt động thú vị để tham gia

Chúng tôi đảm bảo thời gian ngồi tối đa là khoảng một giờ để mọi người có thể phục hồi cơ thể và tâm trí của mình bằng một động tác vươn vai hoặc một tách cà phê. Chúng tôi cũng thiết kế các giờ giải lao để trở thành sự kết hợp giữa các hoạt động thụ động và tích cực mà họ có thể chọn tham gia hoặc không tham gia.

Vài tuần trước hội nghị, chúng tôi đã yêu cầu những người tham gia điền vào Thẻ Giao dịch Thiết kế Figma của họ . Nhiều người trong chúng tôi không biết nhau từ văn phòng khác, vì vậy đây là một cách thú vị để tìm hiểu về đại gia đình thiết kế của chúng tôi. Trong một lần nghỉ giải lao, chúng tôi đã cho mọi người cơ hội hoàn thành phần của họ trong khi tôi chia sẻ màn hình của mình với chế độ xem này. Nhìn thấy các con trỏ hoạt động thật thú vị — bạn có thể thấy một số đồng nghiệp của tôi đang cộng tác với nhau để thiết kế thẻ của tôi bên dưới.

Trong những giờ giải lao khác, chúng tôi trình chiếu các bức ảnh mà họ đã chia sẻ với chúng tôi trước sự kiện. Chúng tôi đã yêu cầu họ cho biết cuộc sống trong đại dịch của họ như thế nào và cách thiết lập văn phòng tại nhà của họ trông như thế nào.

Chúng tôi cũng đã làm một điều gì đó tích cực hơn một chút: “Hiển thị và kể” về đồ vật thiết kế nhất mà họ sở hữu. Đây là một cách tuyệt vời để cười sảng khoái và khiến mọi người đứng dậy khỏi ghế và di chuyển xung quanh.

Quay trở lại các nguyên tắc cơ bản của thiết kế

Tạo giao diện thương hiệu là một trong những nhiệm vụ mà tôi đảm nhận một cách độc lập. Để nắm bắt được bản chất chính của chủ đề: Show, don't tell , tôi đã lấy cảm hứng từ một số nguyên tắc thiết kế mà chúng tôi kết hợp vào việc thực hiện các ý tưởng bằng hình ảnh của mình. Nguyên tắc thiết kế ở cấp độ di động của đầu ra hình ảnh. Khi chúng tôi sử dụng các nguyên tắc này đúng cách, chúng tôi có thể giúp người dùng hiểu thông tin mà họ thấy rõ ràng hơn nhiều và đề xuất hành động thích hợp để thực hiện nhằm đạt được mục tiêu. Đối với màu sắc thương hiệu, tôi đã chọn các màu cơ bản để kỷ niệm một trong những bộ công cụ hình ảnh cốt lõi mà chúng tôi sử dụng để truyền tải thông điệp hoặc kể một câu chuyện: màu sắc.

Đằng sau hậu trường

Suy nghĩ và phản hồi được chia sẻ

Tôi vẫn nhớ những cuộc trò chuyện mà chúng tôi đã có khi cố gắng quyết định liệu chúng tôi có nên hợp tác toàn diện với Figma cho hội nghị này hay không. Tôi thực sự vui mừng vì chúng tôi đã làm theo quyết định này vì điều này cho phép mọi người tìm hiểu thêm về công cụ này. Thêm vào đó, toàn bộ trải nghiệm này vẫn đóng vai trò như một lời nhắc nhở để tôi thử những cách làm việc mới.

Cảm ơn vì đã đọc!

Xem công việc của tôi tại elayunaj.com

Đội
BCGDV Berlin & London: Eric Walsh, May Yu, Ian Housham, Jordan Dalladay Simpson, Ludvig Sandstorm