Cách thức hoạt động của văn phòng không giấy

Nếu bạn đã từng mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm hóa đơn hoặc tìm kiếm trong các tập tin giấy, bạn có thể đã ao ước có được một văn phòng không có giấy tờ. Bạn sẽ không đơn độc.

Ngay khi máy tính bắt đầu xuất hiện trên bàn làm việc cách đây hơn 20 năm, ý tưởng về giao tiếp điện tử không cần giấy tờ cũng ra đời. Nhưng bất chấp thời gian đã trôi qua, hầu hết các doanh nghiệp còn lâu mới hoạt động mà không có giấy tờ.

Các lập luận để ném các đống giấy rất mạnh mẽ. Ví dụ, bằng cách loại bỏ giấy trong tủ tài liệu, một công ty có thể tạo thêm không gian và giảm chi phí lưu trữ bên ngoài cơ sở. Bằng cách trao đổi thông tin điện tử với nhà cung cấp và khách hàng, doanh nghiệp có thể truy cập thông tin một cách nhanh chóng - và ngược lại, riêng tư và an toàn hơn thông qua việc sử dụng mã hóa , mật khẩu và các biện pháp bảo mật khác. Đối với một số doanh nghiệp - như những doanh nghiệp trong ngành chăm sóc sức khỏe, được điều chỉnh bởi Đạo luật về quyền riêng tư và di chuyển của bảo hiểm y tế (HIPAA) - hồ sơ không cần giấy tờ có thể là một yêu cầu theo quy định.

Nhưng quá trình không cần giấy tờ có thể gây khó khăn. Có những chi phí cho thiết bị và phần mềm mới cần xem xét, cũng như chi phí chuyển đổi hồ sơ giấy thành tập tin điện tử. Và có các quyết định về cách thực hiện và khi nào, cần chuyển đổi bao nhiêu giấy hiện có, cách xử lý giấy tiếp tục chảy vào từ các nhà cung cấp và khách hàng, cách thu hút nhân viên tham gia với ý tưởng và được đào tạo trong các hệ thống mới, và làm thế nào để tiếp tục hoạt động kinh doanh như bình thường trong quá trình chuyển đổi.

Thêm vào đó là thực tế rằng, bất kể thế nào, một công ty có lẽ không thể hoàn toàn không có giấy tờ. Một số giấy tờ - như chứng thư đã ký, đóng dấu và hợp đồng ràng buộc pháp lý hoặc hồ sơ giấy để kiểm toán và hồ sơ thuế IRS - cần phải tồn tại ở dạng ban đầu vì lý do pháp lý hoặc tài chính hoặc, đặc biệt là trong ngành dịch vụ tài chính, để thể hiện sự tuân thủ quy định .

Tuy nhiên, nhiều công ty sẽ đồng ý rằng việc trở nên không cần giấy tờ, hoặc ít nhất là ít giấy tờ hơn, rất đáng để nỗ lực. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn cách bạn có thể chuyển công ty của mình đến gần hơn với không cần giấy tờ - từ các bước có thể có trong quá trình chuyển đổi sang công nghệ có sẵn. Chúng tôi cũng sẽ xem xét cụ thể việc quản lý tài liệu và xem xét cách bạn có thể làm cho văn phòng tại nhà của mình không cần giấy tờ.

Ở trang tiếp theo, trước tiên chúng ta hãy xem xét những lợi ích mà một số công ty đã nhận ra bằng cách sử dụng giấy tờ càng nhiều càng tốt.

Nội dung

1. Lợi ích của Văn phòng không Giấy
2. Chuyển đổi sang văn phòng không giấy
3. Quản lý tài liệu kỹ thuật số
4. Không cần giấy tờ tại nhà
5. Giải pháp văn phòng không giấy

Có rất nhiều lợi ích với một văn phòng không giấy tờ, không chỉ đơn giản là có ít giấy hơn để giải quyết. Mặc dù bạn không chắc sẽ có một văn phòng hoàn toàn không có giấy tờ, nhưng giao tiếp điện tử và các hệ thống khác có thể loại bỏ phần lớn điều đó. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn điều này đã mang lại lợi ích như thế nào cho một số doanh nghiệp:

Thực hiện từng bước một, việc tiến tới một văn phòng không cần giấy tờ hơn không phải là điều khó khăn. Chuyển đến trang tiếp theo để biết một số bước để đưa quy trình vào hoạt động.

Nếu bạn đang xem xét việc chuyển đổi sang một văn phòng không giấy tờ - hoặc ít nhất là một văn phòng không giấy tờ hơn, bạn có thể tự hỏi nên bắt đầu từ đâu và bạn sẽ cần những gì. Nhiều công ty cung cấp hệ thống quản lý tài liệu, phần cứng, phần mềm và dịch vụ tư vấn để giúp cải thiện giao tiếp điện tử trên con đường không có giấy tờ. Chúng tôi sẽ xem xét một số trong số đó sau trong bài viết này. Còn bây giờ, hãy cùng khám phá quá trình này.

Dưới đây là một số quyết định để bạn cân nhắc trước khi bắt đầu chuyển đổi sang một văn phòng không cần giấy tờ:

Dựa trên các khuyến nghị từ các chuyên gia và các công ty đã trải qua quá trình này, đây là một số bước cơ bản cho quá trình chuyển đổi.

Tiếp theo, chúng ta hãy xem xét một phần quan trọng của bất kỳ văn phòng không giấy tờ nào - hệ thống quản lý tài liệu.

Các tài liệu kỹ thuật số, giống như giấy, cần được lưu trữ để chúng có thể được truy xuất và sử dụng khi cần thiết. Đối với một văn phòng không giấy - hoặc nhiều khả năng là một văn phòng gần như không có giấy - bạn sẽ cần một cách để biến tài liệu giấy thành tài liệu kỹ thuật số hoặc điện tử.

Kiểu chuyển đổi giao tiếp đó được xử lý bởi một hệ thống chụp ảnh tài liệu. Vì không có giấy là điều khó xảy ra, nên có thể bạn sẽ thấy nhu cầu liên tục để chuyển giấy thành các tệp điện tử. Một hệ thống quản lý tài liệu thường vượt ra ngoài sự chuyển đổi đó để xử lý tất cả các tài liệu - được tạo ra bằng máy tính, cũng như những tài liệu được fax, quét hoặc gửi qua thư điện tử.

Hệ thống chụp ảnh tài liệu cơ bản bao gồm một máy quét và phần mềm cho phép quét tài liệu giấy, chuyển đổi sang hình ảnh điện tử và lưu dưới dạng PDF, TIFF hoặc các định dạng khác để lưu trữ trên đĩa CD, DVD, đĩa cứng máy tính hoặc máy chủ mạng.

Hầu hết các hệ thống chụp ảnh tài liệu đều bao gồm nhận dạng ký tự quang học (OCR). Điều này cho phép hình ảnh được nhận dạng dưới dạng văn bản khi được lưu dưới dạng PDF có thể tìm kiếm hoặc sao chép vào các chương trình như Microsoft Word hoặc Excel. Với OCR, bạn cũng có thể tìm kiếm các từ hoặc cụm từ cụ thể trong tài liệu được quét.

Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp các tủ tài liệu điện tử và các công cụ của hệ thống lưu trữ. Chúng kết hợp không gian lưu trữ dữ liệu với phần mềm vượt ra khỏi hình ảnh tài liệu để bao gồm các chức năng như công cụ báo cáo và theo dõi kiểm tra, kiểm soát hết hạn tài liệu để xóa tài liệu vào những ngày được chỉ định và xem tài liệu dựa trên web.

Các hệ thống quản lý tài liệu nâng cao hơn cung cấp các tính năng bổ sung như:

Nếu bạn có số lượng lớn tài liệu giấy để chuyển thành tệp điện tử hoặc cần trợ giúp để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, bạn có thể muốn thuê công ty chụp ảnh tài liệu như microMEDIA. Một trong những dự án chuyển đổi tại chỗ hiện tại của công ty bao gồm OCR và các tệp PDF hoàn toàn có thể tìm kiếm được với hơn 25 triệu hình ảnh.

Và nếu bạn không có một máy chủ đủ mạnh hoặc muốn lưu trữ các tệp điện tử bên ngoài trang web, nhiều công ty chụp ảnh tài liệu cung cấp giải pháp máy chủ lưu trữ. Lưu trữ tài liệu dựa trên web cho phép bạn lưu trữ hoặc sao lưu các tệp của mình trên máy chủ của họ và sau đó truy cập chúng một cách an toàn mọi lúc, mọi nơi. Ưu điểm là các tệp có giá trị nằm ngoài trang web trong trường hợp máy chủ của công ty bạn gặp sự cố hoặc không thể sử dụng trên trang web, chẳng hạn như trong một cơn bão.

Ngoài nhu cầu không cần giấy tờ của công ty bạn, nhân viên có thể có văn phòng tại nhà. Ở trang tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét cách mang lại vẻ ngoài không cần giấy tờ cho văn phòng tại nhà của bạn.

Cho dù bạn là một doanh nhân đơn lẻ hay một người làm việc viễn thông làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian tại nhà, không có lý do gì mà văn phòng tại nhà của bạn không thể thiếu giấy tờ nhất có thể. Trên thực tế, với không gian và thời gian có sẵn hạn chế, việc chuyển sang giao tiếp điện tử và giảm thiểu giấy tờ có thể còn quan trọng hơn ở nhà so với văn phòng thông thường. Hầu hết các khái niệm giống nhau đều được áp dụng, chỉ ở quy mô nhỏ hơn.

Bắt đầu quá trình thúc đẩy không cần giấy tờ tại nhà của bạn bằng cách thuần hóa chuột gói bên trong của bạn. Không, bạn có thể không cần tài liệu tiếp thị từ năm năm trước hoặc mọi mẩu giấy vụn liên quan đến các dự án đã hoàn thành. Giảm thư rác bằng cách gọi 1-888-OPT-OUT (1-888-567-8688) để ngừng nhận các ưu đãi thẻ tín dụng. Khi bạn đã xóa những thứ không cần thiết, bạn có thể làm việc để giữ cho những không gian mới được xóa đó luôn sạch sẽ vĩnh viễn.

Tiếp theo, chuyển sang điện tử với mọi thứ bạn có thể. Ngân hàng điện tử loại bỏ các bản sao kê và séc. Thẻ tín dụng và báo cáo tài chính trực tuyến tốn nhiều giấy mực hơn. Kiểm tra xem bạn có thể thực hiện trực tuyến những tài khoản nào khác, chẳng hạn như bảo hiểm. Tương tự đối với các đề xuất dự án, lý lịch và hóa đơn. Khi giấy đến cửa, hãy xử lý nó một lần và tái chế hoặc cắt nhỏ càng nhiều càng tốt ngay lập tức.

Make PDF documents of your receipts and save them online instead of printing out paper copies. Create an online filing system that's easy to understand. And develop a regular back-up system that you do at least weekly to make sure you don't lose important documents. A flash drive or CD can work, unless you have enough data to need an external hard drive for back-up.

Consider getting an inexpensive scanner, if you don't already have one, to scan and save receipts, contracts and other documents. If you need to return a signed contract and your employer or client is willing, you can scan the contract, sign it and fax it back. If not, you can at least scan and save the signed contract for your records.

Thực hiện khái niệm đó một bước xa hơn và xem xét đăng ký dịch vụ fax điện tử. Một số công ty cung cấp dịch vụ này và phần mềm đi kèm với giá chỉ $ 40 mỗi tháng. Với fax điện tử, hoặc fax qua Internet, như đôi khi nó được gọi, bạn có thể gửi và nhận fax mà không cần máy fax sử dụng giấy. Bất kỳ tài liệu nào bạn tạo trên máy tính đều có thể được gửi đến máy fax qua e-mail hoặc Web.

Thêm tường lửa và đánh giá phần mềm của bạn để đảm bảo bạn có đủ bảo mật cho các tài liệu điện tử của mình và có thể bảo vệ chúng khỏi những kẻ trộm mạng. Nếu bạn nghĩ rằng bạn cần nhiều hơn, hãy mua thứ gì đó mạnh mẽ hơn.

Làm việc tại một khu vực tại một thời điểm để dần dần xây dựng thành một văn phòng gần như không cần giấy tờ. Lập kế hoạch dọn dẹp hàng năm vào cuối năm. Xem qua các tệp và chuyển mọi thứ đơn giản cần được lưu trữ vào đĩa CD.

Và chấp nhận sự thật rằng một số tờ giấy sẽ không biến mất. Chứng thư, giấy khai sinh, tài liệu công chứng và một số mục liên quan đến thuế chỉ cần được lưu trữ an toàn. May mắn thay, vào thời điểm bạn đã thực hiện các thay đổi khác, bạn có thể sẽ không cần một chiếc hộp lớn để chứa giấy bạn đã bỏ đi!

Tiếp theo, chúng ta hãy xem xét các giải pháp văn phòng không giấy ngoài hệ thống quản lý tài liệu có thể làm cho văn phòng không giấy hoạt động tốt hơn.

Trong khi quản lý tài liệu là một phần quan trọng của văn phòng không giấy tờ, công nghệ khác có thể giúp chuyển đổi sang giao tiếp điện tử dễ dàng hơn. Nếu mục tiêu của bạn là loại bỏ giấy, hãy xem các tùy chọn này.

Sao lưu dữ liệu - Để giải pháp không cần giấy tờ hoạt động, một công ty cần được bảo mật khi biết các tài liệu kỹ thuật số bị sao chép. Điều này có thể được thực hiện thông qua sao lưu tại chỗ vào đĩa, ổ cứng hoặc máy chủ. Tuy nhiên, một số dữ liệu ít được sử dụng có thể đơn giản được lưu trữ hoặc lưu trữ trên hoặc ngoài trang web để lưu hồ sơ hoặc trong trường hợp cần thiết vào một lúc nào đó [nguồn: Tài sản kỹ thuật số ].

Các công ty cung cấp dịch vụ lưu trữ tài liệu thường xuyên cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu. Họ cũng có thể cung cấp sao chép dữ liệu, trong đó một bản sao chính xác hoặc kho lưu trữ được sao chép, của cơ sở dữ liệu của bạn được giữ ngoài trang web để công ty của bạn có thể kết nối với nó và sử dụng nó bất cứ lúc nào.

Fax điện tử - Với fax điện tử, một công ty không còn cần đến máy fax sử dụng giấy nữa. Các bản fax đến được chuyển đổi sang hình ảnh kỹ thuật số và được gửi đến các hộp thư điện tử riêng lẻ. Tương tự, các tài liệu được tạo trên máy tính để bàn có thể được gửi đến máy fax qua e-mail hoặc Web. Việc gửi fax cũng an toàn hơn vì các bản sao giấy không thể bị mất hoặc để lại trên máy fax để mọi người cùng xem.

Giải pháp bảo mật - Mặc dù tài liệu điện tử tự cung cấp mức độ bảo mật ngoài giấy, nhưng bạn có thể muốn vượt xa mức bảo mật được cung cấp như một phần của giải pháp quản lý tài liệu. Khi lựa chọn một giải pháp bảo mật, hãy xem xét ba điểm chính của bảo mật: Nó có cung cấp bí mật bằng cách bảo vệ chống lại sự xâm nhập trái phép không? Nó có tính toàn vẹn mà dữ liệu trong thiết bị không thể thay đổi được không? Và nó có giới hạn tính khả dụng bằng cách yêu cầu ủy quyền trước khi cơ sở dữ liệu có thể được sử dụng không?

Khi công nghệ tiến bộ, các giải pháp khác cho vấn đề giấy chắc chắn sẽ xuất hiện. Một trong số đó là giấy điện tử của Xerox Corp., cho phép ghi chú trên màn hình kỹ thuật số mỏng với bút cảm ứng. Các ký hiệu có thể được xóa hoặc lưu dưới dạng kỹ thuật số. Một loại giấy thông minh khác của Anoto Group cũng cho phép ghi chú bằng bút cảm ứng nhưng sử dụng mực từ tính. Các ký hiệu xuất hiện trên giấy và đồng thời trên màn hình máy tính.

Để biết thêm thông tin về văn phòng không giấy tờ và các chủ đề liên quan, hãy xem các liên kết trên trang tiếp theo.

Những bài viết liên quan

Các liên kết tuyệt vời hơn