Cách điều khiển âm thanh cho hội nghị hoạt động

Dec 17 2007
Các cuộc gọi hội nghị có thể là một tiết kiệm thời gian thực hoặc một cơn đau đầu thực sự. Tìm hiểu cách thực hiện ngay trong bài viết này.
Quân đội Hoa Kỳ dựa vào các cuộc gọi hội nghị để cập nhật và các phiên chiến lược. Điều khiển âm thanh giúp quản lý hội nghị.

Điều khiển âm thanh có thể giúp cuộc sống dễ dàng hơn nếu bạn đang tổ chức một cuộc gọi hội nghị. Với chúng, bạn có thể điều chỉnh mức âm thanh cho người tham gia, tắt tiếng và bật tiếng cá nhân cũng như thực hiện các điều chỉnh khác, chẳng hạn như khóa hội nghị để tránh những người tham gia không được mời. Khi bạn khám phá các tùy chọn cuộc gọi hội nghị và khám phá vai trò của cuộc gọi Thoại qua Giao thức Internet (VoIP), các điều khiển âm thanh có sẵn với mỗi tùy chọn rất đáng được xem xét.

Các cuộc gọi hội nghị, hoặc hội thảo từ xa, có thể là một công cụ tiết kiệm thời gian thực hoặc một cơn đau đầu thực sự. Nhưng điều khiển âm thanh có thể giúp trải nghiệm tích cực hơn. Nếu không có chúng, bạn có thể không có cách nào để điều chỉnh:

  • Người tham gia tự giữ mình, để mọi người khác nghe nhạc thang máy.
  • Người tham gia nói nhẹ nhàng đưa ra những điểm tốt - nhưng khiến mọi người phải căng thẳng khi nghe.
  • Người tham gia có giọng nói bùng nổ, người nói chuyện với những người khác.
  • Những người có giọng nói giống nhau đang nói chuyện trong cuộc thảo luận - và không có cách nào để phân biệt họ với nhau.
  • Giao thông nền, sân bay hoặc tiếng ồn văn phòng từ vị trí của một người tham gia.
  • Người tham gia ra vào cuộc gọi mà không ai biết.
  • Một cơn ho bất ngờ mà bạn là người điều tiết.
  • Một số người tham gia cần phải đột nhập vào một "hội nghị nhỏ" riêng trong hội nghị thực tế.

May mắn thay, với các điều khiển âm thanh thân thiện với người dùng, bạn có thể xử lý tất cả các tình huống này và giữ cho hội nghị của bạn diễn ra suôn sẻ mà không bị bên ngoài làm phiền. Và tùy thuộc vào phần mềm hoặc dịch vụ lưu trữ mà bạn đang sử dụng, bạn có thể thực hiện điều đó từ máy tính để bàn văn phòng, máy tính xách tay trên đường, bất kỳ điện thoại nào hoặc thậm chí các thiết bị di động như BlackBerry, iPhone, trợ lý kỹ thuật số cá nhân khác (PDA) hoặc điện thoại thông minh.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét các tùy chọn cuộc gọi hội nghị của bạn và cụ thể là các tùy chọn điều khiển âm thanh. Chúng tôi cũng sẽ đưa ra các đề xuất về những việc cần làm khi điều khiển âm thanh bị hạn chế. Hãy bắt đầu bằng cách khám phá các tùy chọn cuộc gọi hội nghị.

­

Nội dung
  1. Tùy chọn cuộc gọi hội nghị
  2. Tùy chọn điều khiển âm thanh cho các cuộc gọi hội nghị
  3. Phải làm gì khi điều khiển âm thanh bị hạn chế

Tùy chọn cuộc gọi hội nghị

Diễn giả chính phải có quyền kiểm soát phần âm thanh của hội nghị, chẳng hạn như tại hội nghị từ xa được tổ chức tại

Trước khi có thể xem xét các tùy chọn điều khiển âm thanh, bạn cần bắt đầu với những điều cơ bản về cuộc gọi hội nghị và các tùy chọn cuộc gọi của mình. Bạn có thể tự hỏi làm thế nào để gọi Thoại qua Giao thức Internet (VoIP) phù hợp, vì vậy chúng tôi cũng sẽ xem xét nhanh vấn đề đó.

Những người tham gia cuộc gọi hội nghị kết nối thông qua một cầu nối hội nghị, đây là một máy chủ cho phép nhiều người nói chuyện với nhau. Một công ty có thể sở hữu cầu nối của riêng mình hoặc đăng ký với một công ty bên ngoài để tổ chức các cuộc gọi hội nghị trên cầu của mình. Điện thoại truyền thống sử dụng chuyển mạch kênh để định tuyến mỗi cuộc gọi thông qua một loạt công tắc cho đến khi nó đến cầu.

VoIP cho phép người tham gia tham gia từ máy tính của họ, sử dụng micrô và loa thay vì điện thoại truyền thống. Mạng hoạt động cũng khác. Thay vì gửi tín hiệu âm thanh tương tự qua các mạch, VoIP chuyển đổi các tín hiệu đó thành dữ liệu kỹ thuật số được gửi qua Internet theo từng phần nhỏ thông qua chuyển mạch gói.

Bởi vì các cuộc gọi VoIP rẻ hơn đáng kể so với các cuộc gọi điện thoại truyền thống, nhiều công ty và cá nhân đã bắt đầu sử dụng VoIP làm phương thức liên lạc chính của họ. Các công ty có nhà cung cấp dịch vụ VoIP thường có thể nâng cấp để có hội nghị từ xa.

Đối với mục đích cuộc gọi hội nghị, VoIP giống như dịch vụ điện thoại truyền thống. Cả hai loại cuộc gọi thường có thể kết nối trên cùng một cầu nối hội nghị, cho phép người tham gia của bạn tham gia từ một trong hai hệ thống. Tuy nhiên, nếu những người tham gia sẽ tham gia hội nghị qua VoIP hoặc điện thoại thông minh, hãy đảm bảo lựa chọn phần mềm hoặc công ty lưu trữ của bạn có thể đáp ứng được.

Hãy xem xét các tùy chọn có sẵn cho các cuộc gọi hội nghị:

  • Cuộc gọi ba chiều - Tùy chọn đơn giản nhất là cuộc gọi ba chiều được thực hiện từ văn phòng hoặc điện thoại di động của bạn mà không có phần mềm hoặc dịch vụ gọi hội nghị bổ sung. Điều khiển âm thanh của bạn chắc chắn sẽ bị giới hạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng điện thoại của mình để điều chỉnh mức độ bạn nói và mức độ âm thanh nhận được và bạn có thể thêm tối đa năm người tham gia vào hội nghị của mình. Nhưng đó có thể là giới hạn kiểm soát của bạn.
  • Phần mềm hội nghị âm thanh - Bạn hoặc công ty của bạn có thể chọn mua phần mềm cung cấp cho bạn khả năng gọi hội nghị, bao gồm cả điều khiển âm thanh. Hội nghị chỉ có giọng nói xuất hiện đầu tiên, nhưng với sự quan tâm ngày càng tăng đối với hội nghị Web đa phương tiện, các khả năng âm thanh và đa phương tiện hiện nay thường được đóng gói trong cùng một phần mềm. Ba trong số này là Microsoft Office Live Meeting, Adobe Acrobat Connect và Lotus Sametime Unite của IBM.
  • Dịch vụ hội nghị được lưu trữ - Bạn có thể ký hợp đồng với một công ty tổ chức hội nghị truyền hình. Các máy chủ này cung cấp phần mềm hội nghị chia sẻ hoặc độc quyền cũng như cầu nối hội nghị, điện thoại hoặc các công cụ Web như điều khiển âm thanh, hỗ trợ của nhà điều hành và các dịch vụ hỗ trợ khác. Với sự trợ giúp của công ty chủ quản, bạn có thể kiểm duyệt cuộc gọi hội nghị từ mọi nơi, mọi lúc.

Tiếp theo, chúng ta hãy xem xét cụ thể một số điều khiển âm thanh có sẵn.

Tùy chọn điều khiển âm thanh cho các cuộc gọi hội nghị

Các tùy chọn trên điện thoại cho phép bạn điều chỉnh âm lượng và quản lý người tham gia trong các cuộc gọi hội nghị.

Các tùy chọn điều khiển âm thanh có thể thực hiện cuộc gọi hội nghị dễ dàng hơn từ bàn làm việc của bạn bằng mạng VoIP và máy tính của bạn, hoặc thậm chí từ điện thoại truyền thống hoặc BlackBerry tại địa điểm dự án. Tùy thuộc vào các tùy chọn cuộc gọi của mình, bạn sẽ muốn các điều khiển âm thanh có thể chạy từ máy tính để bàn của mình hoặc từ thiết bị cầm tay. Bạn có thể nhận được trong phần mềm hoặc từ các công ty lưu trữ.

  • Điều khiển âm thanh cảm ứng - Tất cả Conferencing Inc. và các công ty lưu trữ khác cung cấp điều khiển âm thanh của thiết bị cầm tay dựa trên sự kết hợp âm thanh cảm ứng đơn giản. Ví dụ: để gọi cho một người tham gia bằng lệnh của Tất cả hội nghị, bạn nhấn * 1. Nhấn * 6 tắt tiếng một dòng trong khi * 0 cho phép cuộc trò chuyện riêng tư [nguồn: AllConferencing ].

Ưu điểm của các lệnh đơn giản này là bạn có thể tổ chức hội nghị từ xa từ bất kỳ điện thoại nào dù bạn ở đâu và trong nhiều trường hợp là từ máy tính xách tay của bạn. Một số công ty lưu trữ cũng cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị với điều khiển âm thanh để phù hợp với các thiết bị di động. Chẳng hạn, Premiere Global cung cấp ConferenceAnywhere, phiên bản di động của ReadyConference Plus, để đưa các chức năng đó lên điện thoại di động, thiết bị BlackBerry và các điện thoại thông minh khác.

  • Điều khiển trên màn hình - Được cung cấp trong Cuộc họp Web Acceris và Cuộc họp Trực tiếp của Microsoft Office cho InterCall, ConferenceCall.com, Premiere Global và những người khác, điều khiển trên màn hình cung cấp hình ảnh trên màn hình máy tính của bạn để giúp bạn quản lý phần âm thanh của hội nghị và hơn thế nữa. Bạn có thể thấy tên của những người tham gia với thông tin như họ đang nói hay đường dây điện thoại của họ bị tắt tiếng. Bạn có thể nhấp chuột, nhấn một hoặc hai phím hoặc chạm vào một phần của màn hình để thực hiện các chức năng như tắt tiếng hoặc ngắt kết nối người tham gia hoặc ghi lại phiên.

Khi bạn đã quyết định loại điều khiển âm thanh mình cần, bạn có thể khám phá các chức năng cụ thể và tìm phần mềm hoặc công ty lưu trữ cung cấp những gì bạn cần. Dưới đây là một số chức năng có sẵn:

  • Đối thoại với một thành viên mới trong hội nghị. Người điều hành có thể gọi một người tham dự muộn hoặc chuyên gia chủ đề, nói chuyện riêng với họ và sau đó thêm họ vào hội nghị.
  • Đặt hoặc hủy kích hoạt thông báo nhập và thoát. Chuông được chọn trước hoặc âm báo khác sẽ thông báo việc người tham gia đến hoặc rời đi.
  • Tắt tiếng hoặc bật tiếng đường dây của người tham gia.
  • Tắt tiếng hoặc bật tiếng tất cả các đường dây hội nghị.
  • Tăng hoặc giảm âm lượng cho từng người tham gia.
  • Ngắt kết nối một người tham gia khỏi hội nghị.
  • Khóa hoặc mở khóa hội nghị. Bằng cách khóa hội nghị sau khi tất cả những người tham gia có mặt, bạn cung cấp khả năng bảo mật cao hơn.
  • Tiếp tục hội nghị, cho phép hội nghị tiếp tục sau khi người điều hành cúp máy.
  • Điểm danh tự động. Những người tham gia ghi lại tên của họ khi họ quay số. Sau đó, tên của họ được phát khi họ vào và ra khỏi hội nghị.
  • Ghi lại một cuộc hội thảo để những người không thể có mặt có thể nghe thấy nó sau này.
  • Chỉ nghe ở chế độ bật hoặc tắt, cho phép một số người tham gia truy cập để nghe nhưng không tham gia tích cực vào hội nghị.
  • Cuộc trò chuyện riêng tư cho phép một số người tham gia chuyển vào một "hội nghị nhỏ" riêng tư và sau đó tham gia lại nhóm.
  • Người điều hành liên hệ triệu tập người điều hành công ty lưu trữ để hỗ trợ người điều hành.

Chúng tôi nhận thấy rằng các điều khiển âm thanh có thể giúp hội nghị của bạn diễn ra suôn sẻ, nhưng nếu bạn không có sẵn chúng thì sao? Tiếp theo hãy xem những gì bạn có thể làm.

Phải làm gì khi điều khiển âm thanh bị hạn chế

Nếu bạn không làm việc với một công ty lưu trữ và có các điều khiển âm thanh hội nghị hạn chế, bạn vẫn có thể thực hiện các bước để làm cho mỗi cuộc gọi hội nghị thành công tốt đẹp. Và điều đó áp dụng cho dù bạn hay bất kỳ người tham gia nào sẽ sử dụng mạng VoIP.

Dưới đây là một số gợi ý để thực hiện kiểm soát âm thanh với tư cách là người chủ trì cuộc gọi hội nghị:

  • Kiểm tra micrô và loa của riêng bạn, nếu bạn đang sử dụng VoIP hoặc thiết bị cầm tay, nếu không, trước khi bạn bắt đầu cuộc gọi hội nghị. Đảm bảo âm lượng ở mức thích hợp.
  • Thực hiện cuộc gọi từ một khu vực yên tĩnh với ít tiếng ồn xung quanh nhất có thể. Nếu có thể, hãy sử dụng tai nghe để giảm nhiễu âm thanh.
  • Nếu bạn đang gọi từ điện thoại di động hoặc điện thoại thông minh, hãy đảm bảo rằng bạn có đủ pin và vạch tín hiệu mạnh trước khi bắt đầu.
  • Không sử dụng loa ngoài nếu bạn có thể giúp được. Quá thường xuyên, loa ngoài tạo ra âm thanh bị méo.
  • Không bao giờ đặt đường dây của bạn ở trạng thái chờ, nếu không nhạc tạm dừng của công ty bạn có thể phát vào hội nghị.
  • Nhận diện bản thân khi bạn bắt đầu nói để những người tham gia khác biết ai đang nói.
  • Liên hệ trước với những người tham gia của bạn và yêu cầu họ giúp đỡ trong việc tuân thủ các đề xuất này.

Khi hội nghị trực tuyến trở nên phổ biến hơn, điều khiển âm thanh đang tìm thấy vị trí chỉ như một thành phần của phần mềm và dịch vụ trong số những phần mềm và dịch vụ được các công ty lưu trữ kết hợp với nhau. Thay vì chỉ điều chỉnh điều khiển âm thanh bằng cách sử dụng máy tính để bàn, người điều hành hội nghị có thể nhìn thấy màn hình hiển thị cho phép điều khiển âm thanh cùng với các chức năng đa phương tiện như bảng trắng, chia sẻ ứng dụng và trình duyệt.

Khi công nghệ tiến bộ, các điều khiển âm thanh ngày càng trở nên tinh vi hơn nhiều. Các giải pháp hội nghị từ WiredRed và các công ty lưu trữ khác có thể bao gồm trình hướng dẫn âm thanh để giúp người tham gia, cũng như người điều hành, điều chỉnh cài đặt thiết bị âm thanh của họ để có âm thanh hội nghị tốt nhất với VoIP.

Các giải pháp hội nghị e / pop của WiredRed tự động khởi động trình hướng dẫn điều chỉnh âm thanh cho mỗi người dùng mới. Trình hướng dẫn giúp người dùng đặt điều khiển âm lượng tai nghe hoặc loa và kiểm tra và điều chỉnh mức độ cho micrô được gắn vào card âm thanh hoặc cổng USB của máy tính. Thông tin âm thanh về mỗi người tham gia được theo dõi để người điều hành sẽ biết các cài đặt lý tưởng cho thiết bị âm thanh của người tham gia cho các hội nghị trong tương lai [nguồn: WiredRed ].

Do sự tiện lợi mà hội nghị âm thanh và web mang lại, công nghệ hỗ trợ chúng nhất định phải phát triển.

Để biết thêm thông tin về điều khiển âm thanh cho cuộc gọi hội nghị và các chủ đề liên quan, hãy xem các liên kết trên trang tiếp theo.

Nhiều thông tin hơn

Những bài viết liên quan

  • Cách hoạt động của hội nghị 
  • Cách thức hoạt động của tính năng ghi âm cuộc gọi hội nghị 
  • Cách hoạt động của hội nghị từ xa  
  • Cách tổ chức sự kiện web âm thanh thành công 
  • Cách thức hoạt động của VoIP 

Các liên kết tuyệt vời hơn

  • Tất cả hội nghị 
  • Công chiếu toàn cầu
  • WebEx