Cách hoạt động của Gmail

Kể từ những ngày đầu thành lập từ năm 2004, Gmail đã cung cấp cho người dùng các tính năng sáng tạo như một gigabyte dung lượng miễn phí, các chức năng tìm kiếm tích hợp sẵn và nhóm thư.

Các tính năng này đã đảm bảo vị trí của Gmail như một nhà cung cấp e-mail được xếp hạng hàng đầu. Vào tháng 10 năm 2007, Gmail được ước tính là dịch vụ e-mail miễn phí lớn thứ ba với 87 triệu người dùng trên toàn thế giới, dựa trên dữ liệu từ comScore Media Metrix. Yahoo Mail dẫn đầu với khoảng 262 triệu người dùng, tiếp theo là khoảng 256 triệu người dùng cho MSN Hotmail đứng thứ hai (nay là Windows Live e-mail) [nguồn: TechNewsWorld ].

Trong khi AOL và Yahoo đã cung cấp thư dựa trên Web từ những năm 1990, Gmail bắt đầu như một dịch vụ e-mail nội bộ tại Google Inc. [nguồn: lịch sử Google ].

Kể từ đó, Google đã mở rộng các tính năng của dịch vụ e-mail bao gồm trò chuyện nhóm với người dùng AIM (AOL Instant Messenger), Gmail dành cho thiết bị di động, truy cập e-mail từ các dịch vụ khác như AOL hoặc Yahoo Mail, quét vi-rút, kiểm soát thư rác, phím tắt và hơn thế nữa. Gmail cũng cung cấp tính năng nhắn tin bằng 40 ngôn ngữ và cho phép các tệp đính kèm có kích thước lên đến 20 megabyte [nguồn: lịch sử Google ].

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn các tính năng này và các tính năng khác của Gmail. Trước tiên, hãy xem việc thiết lập tài khoản và đăng nhập Gmail dễ dàng như thế nào.

Nội dung

1. Bắt đầu với Gmail
2. Kiến thức cơ bản về Gmail
3. Các tính năng của Gmail
4. Cải tiến Gmail

Bắt đầu với Gmail rất đơn giản, bắt đầu bằng việc đăng ký tài khoản Google. Sau khi có được điều đó, bạn có thể hoàn tất đăng nhập Gmail và gửi e-mail đầu tiên của mình. Dưới đây là một số bước để đưa bạn đến đăng nhập Gmail.

Bằng cách đi tới "Cài đặt" ở phía trên bên phải, bạn có thể thực hiện các thay đổi được cá nhân hóa cho Gmail. Ví dụ: nhấp vào "Cài đặt" và sau đó nhấp vào "Chung". Trên màn hình này, bạn có thể chọn ngôn ngữ bạn muốn sử dụng, cá nhân hóa e-mail bằng hình ảnh của bạn và thêm chữ ký - chẳng hạn như tên, địa chỉ và số điện thoại - sẽ xuất hiện trên mọi e-mail bạn gửi. Bạn cũng có thể thiết lập một trình trả lời trong kỳ nghỉ, một phản hồi sẽ được gửi tự động đến bất kỳ ai gửi email khi bạn đi vắng. Đảm bảo nhấp vào "Lưu thay đổi" sau khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với cài đặt.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng sử dụng Gmail, hãy chuyển đến trang tiếp theo để tìm hiểu những kiến ​​thức cơ bản về gửi và nhận e-mail.

Kiến thức cơ bản về Gmail bắt đầu với việc học cách sử dụng e-mail - nói cách khác là gửi tin nhắn hoặc nhận tin nhắn. Sau đó, bạn sẽ muốn gửi các tệp đính kèm trong e-mail, lưu trữ tin nhắn và sử dụng tìm kiếm của Google để tìm thông tin trong e-mail.

Gửi tin nhắn

Để gửi tin nhắn, hãy nhấp vào "Soạn Thư" ở trên cùng bên trái. Sau đó nhập địa chỉ của người nhận sau "Tới". Nếu bạn đã thêm địa chỉ vào danh sách liên hệ của mình, bạn có thể nhập một hoặc hai chữ cái đầu tiên của tên để tự động hoàn thành, điều này cho phép bạn chọn tên bạn muốn.

Nhấp vào "Thêm Cc" để thêm địa chỉ cho những người có phản hồi được hoan nghênh nhưng không bắt buộc. Nhấp vào " Bcc " để thêm người nhận mà tên và địa chỉ sẽ bị ẩn.

Tiếp theo, nhập chủ đề của bạn sau "Chủ đề" và nhập thông điệp của bạn vào hộp lớn. Sử dụng các ký hiệu phía trên hộp, bạn có thể thay đổi định dạng, phông chữ và màu sắc của văn bản. Bạn cũng có thể kiểm tra chính tả, thêm liên kết và đính kèm tệp. (Bạn sẽ tìm hiểu thêm về các tệp đính kèm sau trên trang này.)

Gmail tự động lưu thư của bạn ở dạng thư nháp vài phút một lần trong khi bạn đang viết. Khi tin nhắn của bạn hoàn tất, hãy nhấp vào "Gửi". Xác nhận phía trên cửa sổ sẽ hiển thị tin nhắn của bạn đã được gửi. Nếu bạn không muốn lưu thư nháp, hãy xóa nó khỏi thư mục Thư nháp.

Nhận tin nhắn và phản hồi

Kiểm tra số kiểm đếm bên cạnh Hộp thư đến của bạn để xem bạn có thư mới hay không. Gmail kiểm tra các thư mới hai phút một lần và cập nhật kiểm đếm.

Gmail lưu "cuộc trò chuyện" của từng thư gốc và tất cả thư trả lời. Khi bạn mở một tin nhắn, tin nhắn mới nhất trong cuộc trò chuyện sẽ ở trên cùng với phần còn lại được xếp chồng lên nhau bên dưới. Để đọc tất cả các tin nhắn trong cuộc trò chuyện, hãy nhấp vào "Mở rộng tất cả".

Để in thư, hãy nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh "Trả lời" và chọn "In". Để in toàn bộ cuộc hội thoại, hãy nhấp vào "In tất cả".

Để chuyển tiếp một tin nhắn riêng lẻ, hãy mở nó và nhấp vào "Chuyển tiếp" từ bên dưới khu vực tin nhắn. Nhập địa chỉ của người nhận và thêm bất kỳ ghi chú nào vào thư. Nhấp vào "Gửi".

Sử dụng tệp đính kèm

Với Gmail, dễ dàng thêm và đọc các tệp đính kèm như tài liệu, ảnh hoặc video. Để đính kèm tệp vào thư, hãy nhấp vào "Đính kèm tệp" trong trường Chủ đề. Tìm tệp bạn muốn đính kèm và nhấp vào "Mở". "Đính kèm tệp khác" cho phép bạn lặp lại quá trình. Để xóa tệp đính kèm, hãy nhấp vào "Xóa".

Để xem tệp đính kèm, hãy mở thư, nhấp vào "Tải xuống" ở cuối thư rồi "Mở" hoặc "Lưu". Để xem tệp đính kèm mà không cần tải xuống, hãy nhấp vào "Xem dưới dạng HTML" sau khi bạn mở thư. Bạn cũng có thể mở tệp Microsoft Excel dưới dạng bảng tính Google và tệp Microsoft Word dưới dạng tài liệu của Google.

Lưu trữ tin nhắn

Tính năng lưu trữ cho phép bạn di chuyển thư từ hộp thư đến sang Tất cả thư để lưu trữ. Bạn có thể tìm thấy thông tin trong những e-mail này sau đó bằng cách sử dụng công cụ tìm kiếm. Để lưu trữ thư, hãy chọn hộp bên cạnh tên người gửi và nhấp vào "Lưu trữ". Nếu ai đó trả lời thư bạn đã lưu trữ, toàn bộ cuộc trò chuyện sẽ xuất hiện lại trong hộp thư đến của bạn.

Gmail có rất nhiều tính năng ngoài những điều cơ bản. Tiếp theo, chúng ta hãy xem xét một số trong số chúng, chẳng hạn như bộ lọc bảo mật, Trình thông báo của Gmail để thông báo thư mới và "truy xuất và trả lời" để truy cập thư từ các dịch vụ e-mail khác.

Các tính năng của Gmail giúp e-mail trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một số như Trình thông báo của Gmail, có thể thông báo cho bạn khi bạn có thư mới và Trình tải thư, cho phép bạn truy xuất e-mail từ các dịch vụ khác, như Yahoo Mail hoặc AOL.

Trình thông báo của Gmail

Ứng dụng có thể tải xuống này cho bạn biết khi nào bạn có thư Gmail mới - mà không cần mở trình duyệt của bạn. Trình thông báo tự động kiểm tra các tin nhắn mới hai phút một lần. Với nó, bạn có thể xem một đoạn văn bản ngắn từ tối đa 30 tin nhắn và chọn âm thanh để cho biết bạn có thư mới.

Chạy Gmail Notifier yêu cầu Windows 2000, Windows XP hoặc phiên bản Windows mới hơn. Người dùng Mac cần OS X 10.3.8 trở lên để chạy Trình thông báo, cũng có thể thông báo cho họ về các sự kiện sắp tới được ghi trên Lịch Google.

Trình tải thư

Tính năng này cho phép bạn tìm nạp và tải xuống tin nhắn từ tối đa năm tài khoản e-mail khác. Trình tải thư sẽ kiểm tra tất cả các tài khoản thường xuyên để thư từ các tài khoản đó tự động xuất hiện trong Gmail. Các tài khoản bạn muốn truy cập phải được bật quyền truy cập POP (Giao thức Bưu điện). POP cho phép người dùng tải xuống thư từ máy chủ của Gmail để có thể truy cập e-mail mà không cần kết nối Internet.

Nhóm liên hệ

Bằng cách tạo một nhóm liên hệ, bạn có thể nhanh chóng gửi e-mail cho mọi người trong nhóm. Để tạo một nhóm, hãy nhấp vào "Danh bạ" ở bên trái và sau đó nhấp vào "Nhóm mới" ở góc trên cùng bên trái. Nhập tên của nhóm và nhấp vào "OK".

Để điền vào nhóm các số liên lạc, hãy chọn các số liên lạc bạn muốn trong danh sách Liên hệ. Sau đó, mở menu Nhóm và trong "Thêm vào...", Hãy chọn nhóm bạn muốn.

Để bổ sung sau này, hãy nhập tên hoặc địa chỉ e-mail của liên hệ vào hộp "Thêm liên hệ này vào nhóm" bên dưới danh sách liên hệ.

Để gửi tin nhắn cho nhóm, hãy chuyển đến cửa sổ Soạn. Sau "Tới:", hãy nhập một vài chữ cái đầu tiên của tên nhóm liên hệ. Chọn từ danh sách tự động hoàn thành gợi ý, viết và gửi tin nhắn của bạn.

Bảo mật và Thư rác

Gmail có ý thức về bảo mật, bắt đầu bằng việc quét vi-rút cho mọi tệp đính kèm bạn gửi. Mọi tệp đính kèm bạn nhận được đều được quét hai lần, khi nó được gửi và khi bạn mở tin nhắn. Các e-mail có nghi vấn sẽ đi thẳng vào thư mục thư rác. Để xóa thư rác khỏi hộp thư đến của bạn, hãy chọn thư không mong muốn và nhấp vào "Báo cáo thư rác".

Bạn cũng có thể gửi trực tiếp thư không mong muốn từ các địa chỉ hoặc miền cụ thể vào thùng rác bằng cách thiết lập bộ lọc. Nhấp vào "Tạo bộ lọc" bên dưới hộp tìm kiếm. Điền vào các trường với tiêu chí của bạn cho bộ lọc và nhấp vào "Bước tiếp theo". Chọn cách bạn muốn các e-mail được xử lý bằng cách chọn một hộp như "Xóa nó". Sau đó nhấp vào "Tạo bộ lọc".

Kiểm soát của phụ huynh

Trẻ em dưới 13 tuổi cần sự cho phép của cha mẹ để tạo tài khoản Gmail. Cha mẹ cũng có thể sử dụng bộ lọc thư để chặn thư không mong muốn đến được với con cái của họ.

Gmail cũng khuyến nghị các bậc cha mẹ:

Gmail tiếp tục xem xét các cách mới để gửi và nhận e-mail. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu cách bạn có thể sử dụng Gmail để trò chuyện, nhắn tin tức thì với người dùng AIM, gửi email từ thiết bị di động và thư thoại.

Các cải tiến của Gmail không chỉ đơn giản là xử lý e-mail trên máy tính cá nhân của bạn. Với Gmail của Google, bạn có thể trò chuyện với bạn bè hoặc trong nhóm, nhắn tin tức thì (IM) với những người dùng AIM khác, tận dụng thư thoại và sử dụng Gmail dành cho điện thoại di động từ BlackBerry, iPhone hoặc thiết bị di động khác của bạn.

Thư bằng giọng nói

Nếu bạn cũng đã đăng nhập vào Google Talk có thể tải xuống trong khi sử dụng các tính năng trò chuyện của Gmail, bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi thoại. Nút "Gọi" sẽ xuất hiện bên cạnh hồ sơ của các liên hệ của bạn. Trừ khi nút đó xuất hiện màu xám, người đó có thể nói chuyện.

Các liên hệ của bạn cũng có thể để lại tin nhắn thoại cho bạn bằng thư thoại của Google Talk. Chúng sẽ xuất hiện dưới dạng thư đặc biệt trong hộp thư đến của bạn. Chúng có chủ đề "Thư thoại từ Tên liên hệ (x giây)" và xuất hiện với biểu tượng điện thoại. Để nghe thư thoại, hãy nhấp vào "Phát" trong giao diện cuộc trò chuyện.

Trò chuyện trong Gmail

Giống như Google Talk, Gmail cho phép bạn trò chuyện chỉ với một người hoặc với một nhóm. Bạn có thể trò chuyện với bất kỳ ai trong danh sách trò chuyện của mình, người có quả bóng màu bên cạnh tên của họ. Đi tới "Trò chuyện" và tìm và nhấp vào tên của người bạn muốn. Thao tác đó sẽ mở ra một cửa sổ trò chuyện, vì vậy hãy nhập tin nhắn của bạn và nhấn "Enter".

Bạn cũng có thể tìm kiếm một số liên lạc bằng cách nhập tên bạn muốn vào hộp ở đầu Trò chuyện. Hoặc bạn có thể tìm kiếm người bạn muốn từ danh sách Liên hệ của mình và sau đó nhấp vào liên kết Trò chuyện. Khi bạn trò chuyện xong, hãy nhấp vào dấu x ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ trò chuyện. Trò chuyện hoạt động với Internet Explorer 6.0+ hoặc Firefox 1.0+ nhưng không hoạt động với Safari hoặc các trình duyệt khác. Các cuộc trò chuyện được lưu và có thể được tìm kiếm.

Trò chuyện nhóm cho phép bạn nói chuyện với số lượng liên hệ không giới hạn cùng một lúc. Đây là cách thiết lập nó:

Trò chuyện / IM với người dùng AIM

Với tính năng trò chuyện trong Gmail, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản AIM của mình từ Gmail để trò chuyện với bạn bè trên AIM. Họ được liệt kê trong danh sách liên hệ của bạn và bạn có thể tìm kiếm họ. Để trò chuyện, bạn chỉ cần nhấp vào tên trong danh sách trò chuyện của mình và nhập tin nhắn.

Gmail dành cho điện thoại di động

Gmail dành cho điện thoại di động có thể được truy cập thông qua trình duyệt Web của điện thoại thông minh hoặc từ một ứng dụng được tải xuống điện thoại. Để truy cập bằng trình duyệt, hãy trỏ trình duyệt trên điện thoại của bạn tới Gmail . Giao diện hiển thị như thể bạn đang sử dụng Gmail trên máy tính của mình.

Gmail có thể tải xuống dành cho điện thoại di động cũng giữ cho các hành động của bạn đồng bộ với tài khoản Gmail của bạn, nhưng nó nhanh hơn và sử dụng ít dữ liệu hơn so với phiên bản trình duyệt. Để thử Gmail có thể tải xuống dành cho điện thoại di động, hãy trỏ trình duyệt của điện thoại tới các ứng dụng Gmail .

Một trong hai phiên bản cung cấp các chức năng của Gmail như tìm kiếm và xem cuộc hội thoại. Và cả hai đều có đồng bộ hóa tự động nên bất cứ điều gì bạn làm trong Gmail từ điện thoại cũng được hiển thị trong tài khoản Gmail thông thường của bạn.

Bài viết này cung cấp thông tin chi tiết về các dịch vụ Gmail, nhưng Google vẫn tiếp tục nâng cấp và bổ sung các dịch vụ của mình. Để biết thêm thông tin về Gmail và các chủ đề liên quan, hãy theo các liên kết trên trang tiếp theo.

Những bài viết liên quan

Các liên kết tuyệt vời hơn