Cách lập kế hoạch cho một công ty ngoại vi

Nov 25 2022

Học dựa trên những bài báo hay nhất trên Medium.

Đây là một thử nghiệm để chọn một chủ đề duy nhất, Các cơ sở ngoại vi và các cuộc tĩnh tâm của Công ty, sau đó tuyển chọn và sắp xếp các bài viết Phương tiện hay nhất về chủ đề đó. Hãy giúp tôi cập nhật nó bằng cách để lại phản hồi. Bạn đã học được gì? Có bất kỳ bài báo Medium nào mà bạn muốn giới thiệu cho chủ đề này không? Những chủ đề phụ nào bạn muốn được đề cập?

Các cơ sở ngoại vi của công ty có thể là các cuộc họp của toàn bộ công ty, các bộ phận hoặc chỉ các nhóm riêng lẻ. Chúng là cơ hội để xây dựng kết nối, giải quyết vấn đề và hoạch định chiến lược. Với rất nhiều công ty chuyển sang làm việc hoàn toàn từ xa, các cơ sở ngoại vi hiện là một trong những nơi duy nhất đồng nghiệp gặp mặt trực tiếp.

chủ đề dưới đây

TLDR; Bài Viết Hay Nhất.
Kế hoạch ban đầu
hậu cần nhà ở
tĩnh tâm trực tuyến
Quy tắc cơ bản & quy tắc ứng xử
Lịch trình & cấu trúc

Best for a full company offsite: 
Team offsite events that even an introvert can love 
(Chris Beasley, Automattic)
Runner up (and good for all variants of offsites):
How to design an effective strategy offsite 
(Dave Bailey, CEO Coach)
Best for online offsites: 
How Coinbase ran its first 100 person online offsite
(Coinbase)
Runner up for online offsites:
Our annual company retreat turned virtual this year
(Nick Holzherr, CEO of Whisk.com)
Best for early stage startups:
How to crush a startup offsite
(Drew Austin, Wade and Wendy)
Best for VC offsites: 
Our approach at Foundry Group
(Brad Feld)

Bắt đầu quyết định của bạn bằng cách thiết lập một số mục tiêu và lợi ích mục tiêu. Như một nhà tổ chức đã nói:

Chúng tôi suy ngẫm về những gì mình đã học được, hiểu rõ về nơi chúng tôi sẽ đến, có thời gian phát triển sản phẩm không bị gián đoạn và xây dựng mối liên kết bền chặt khó đạt được khi ngồi đeo tai nghe trong văn phòng.
[ bài viết nguồn của Drew Austin , Wade và Wendy]

Khi chúng tôi chạy ngoại vi với nhóm Trung bình, mục tiêu đầu tiên là kết nối. Hầu hết chúng ta chưa từng gặp mặt trực tiếp. Sau đó, mục tiêu thứ hai của chúng tôi là đưa ra một vài quyết định quan trọng để tất cả chúng tôi cùng đi về một hướng.

#2. Bất cứ lúc nào là đúng thời điểm

Các đội thay đổi. Mọi người rời đi và các thành viên mới tham gia. Tái tạo nhóm là điều tuyệt vời để phá vỡ cả các kiểu suy nghĩ và hành vi. Nhưng ngay cả khi may mắn nhất, “sự phát triển chiến lược mỗi năm một lần/sự năng động của nhóm bên ngoài” của bạn không thể được tính toán thời gian để thích ứng với tất cả các thay đổi.
[ nguồn: Melissa Rosenthal, Huấn luyện viên Điều hành ]

#3. Đừng quá tải chương trình nghị sự

Các chương trình nghị sự bên ngoài thường chứa đầy “những thứ mà chúng tôi không có thời gian hoặc không gian cho công việc hàng ngày của mình”. Vì vậy, như một giải pháp, chúng tôi đưa chúng vào một chương trình nghị sự được sắp xếp chặt chẽ, trong đó mỗi chủ đề cực kỳ quan trọng được phân bổ một hoặc 2 giờ để “giải quyết”.
[ nguồn: Melissa Rosenthal, Huấn luyện viên Điều hành ]

hậu cần nhà ở

Hãy xem xét ba lời khuyên này để biết nên đặt loại địa điểm nào.

#1. Tối ưu kết nối

Cho dù bạn có một nhóm gồm 3 người, 30 người hay 300 người, thì nhóm của bạn phải chiếm toàn bộ không gian. Kích thước địa điểm của bạn để bạn có thể thuê toàn bộ. Một đội ba người chiếm một ngôi nhà thông thường. Một đội ba mươi người chiếm một nơi ẩn dật. Một nhóm 300 người mua toàn bộ khách sạn hoặc không gian làm việc chung. Điều quan trọng là bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận bất kỳ ai khác tại địa điểm đó và bắt chuyện, biết rằng họ là thành viên của cùng một nhóm. Tôi không thể nhấn mạnh tầm quan trọng của điểm này. Nó thay đổi hoàn toàn sự năng động khi có người lạ trong nhóm. Mọi người tại không gian phải là một phần của sự kiện.
[ nguồn: Chris Beasley, Automattic ]

#2. đội nhỏ

Tất cả chúng ta đều sống dưới cùng một mái nhà. Tất cả chúng tôi thức dậy cùng một lúc, chúng tôi nấu ăn cùng nhau, ăn cùng nhau, làm việc cùng nhau và sau đó khi đến lúc thư giãn vào cuối đêm, chúng tôi cũng có thể làm điều đó cùng nhau. Chưa kể, đây cũng là một cách hợp lý và thuận tiện để đi du lịch với 5–10 người.
[ nguồn: Drew Austin, Wade và Wendy ]

#3. đội lớn

Gọi điện trực tiếp cho các khách sạn để hỏi xem họ có cho thuê toàn bộ tài sản không. Các khách sạn nhỏ như Ace Hotel , Jupiter Hotel và The Freehand là nơi lý tưởng cho các nhóm 150–300 người và có các địa điểm ở Portland, Seattle, Palm Spring, Chicago và New York. Ví dụ, The Ace in Palm Springs cung cấp các phòng họp vừa và nhỏ, 2 hồ bơi và khu vực tiếp khách có mái che. Một số phòng có hiên riêng mà mọi người thường tổ chức các nhóm nhỏ hơn.
[ nguồn: Chris Beasley, Automattic ]

Khóa tu trực tuyến.

Về chi phí, và chắc chắn là trong đại dịch COVID, các công ty đang thử nghiệm các cuộc rút lui trực tuyến ảo. Cả Coinbase và Whisk đều sử dụng Gather để bên ngoài trang web không cảm thấy giống như có nhiều cuộc trò chuyện video hơn. Nhưng họ cũng đã sử dụng một cách sáng tạo các công cụ thông thường của mình, ví dụ:

Đối với hoạt động phá băng, trong mỗi nhóm nhỏ, chúng tôi tạo một bản trình bày trên Google Slides, yêu cầu mọi người tham gia ẩn danh (tab ẩn danh), sau đó (1) vẽ một bức tranh về chính họ; (2) chia sẻ một sự thật thú vị; (3) tạo biệt hiệu. Sau khi tất cả các slide được đưa vào, chúng tôi đi quanh phòng và đoán xem ai là ai. Điều này dẫn đến rất nhiều tiếng cười và một kỷ lục lâu dài về khả năng nghệ thuật tồi tệ của chúng tôi.
[ nguồn: Coinbase ]

Quy tắc cơ bản & quy tắc ứng xử

Ngoại vi là một bối cảnh mới có thể yêu cầu một số quy tắc cơ bản không cần thiết trong công việc hàng ngày. Cân nhắc làm mới hoặc làm nổi bật các quy tắc cơ bản dành riêng cho bên ngoài trang web của bạn.

Một gợi ý phổ biến là tạo ra một không gian an toàn.

Đó là một ý tưởng hay — và có thể an ủi nhóm của bạn — để đặt ra các quy tắc cơ bản. Đảm bảo rằng mọi người đều biết rằng bên ngoài cơ sở phải là một không gian an toàn, nơi mọi người có thể lên tiếng và thách thức lẫn nhau (và bạn) một cách xây dựng mà không sợ bị trả thù. Nó cũng hữu ích để cam kết bảo mật trong không gian cuộc họp. Những gì được nói ở bên ngoài là dành cho riêng bạn và nhóm của bạn và sẽ không được chia sẻ với những người khác trong văn phòng — trừ khi nhóm đạt được sự đồng thuận về việc cho phép các thông báo hoặc thông tin cụ thể được truyền đạt ra bên ngoài.
[ nguồn: Đối tác quản lý Dan Schoenbaum, Hightide Advisors ]

Nhưng những quy tắc cơ bản này không cần phải cảm thấy cứng nhắc.

Đưa một số sáng tạo vào việc thiết lập và củng cố các quy tắc cơ bản có thể hữu ích. Ví dụ: một trong những khách hàng của tôi sử dụng thuật ngữ 'quả bơ của quỷ' để pha chút hài hước và khiến mọi người thoải mái hơn khi thách thức sự đồng thuận.
[ nguồn: Dave Bailey, Huấn luyện viên CEO ]

Thứ ba là làm nổi bật những kỳ vọng về thời gian, ví dụ:

Hộp thời gian Mọi thứ. Về cơ bản, khi bạn đang tiến hành một công việc của Iron Man, trong đó thời gian không phải là vấn đề bàn luận và thậm chí không ai biết hôm nay là ngày gì, điều quan trọng là không bị mắc kẹt vào một nhiệm vụ quá lâu. Hộp thời gian mọi thứ. Hộp thời gian cho những việc bạn thích làm, hộp thời gian cho những thứ bạn không thích. Điều này sẽ cho phép bạn duy trì cảm giác cấp bách về thời gian, mặc dù bạn có thể cảm thấy như mình có tất cả thời gian trên thế giới.
[ nguồn: Drew Austin, Wade và Wendy ]

Thứ tư là khoảng thời gian chết:

Ban đầu, những người hướng nội trong nhóm lo lắng rằng ngôi nhà có nghĩa là họ không bao giờ có thể ra ngoài để nạp lại năng lượng, nhưng cuối cùng điều ngược lại lại đúng. Họ có thể quay trở lại phòng của mình và khi họ cảm thấy hòa đồng trở lại, tất cả những gì họ phải làm là bước ra khỏi cửa để tìm nhóm.
[ nguồn: Chris Beasley, Automattic ]

Thứ năm là khuyến khích sự tham gia của mọi người, có lẽ bằng cách sử dụng kỹ thuật họp Round Robin :

Đảm bảo rằng mọi người đều được lắng nghe — đặc biệt là tiếng nói của những người trầm tính — sẽ tăng cường sự tham gia. Các giám đốc điều hành cấp cao, những người ồn ào và đặc biệt là nam giới có xu hướng thẳng thắn hơn và gây ức chế hoặc ảnh hưởng đến suy nghĩ của những người tham gia khác.
[ nguồn: Gustavo Razzetti, Tác giả của “Remote, Not Distant” ]

Quay trở lại thời gian ngừng hoạt động để nhấn mạnh tầm quan trọng của thời gian ngừng hoạt động:

Trong khi bạn không ở văn phòng, đừng lặp lại văn hóa cứng nhắc trong văn phòng của bạn. Xây dựng những khoảng thời gian nghỉ ngơi hào phóng và nếu bạn đang ở một nơi mà thời gian tốt nhất trong ngày để tận hưởng không gian bên ngoài là buổi chiều, đừng đợi đến khi mặt trời lặn để đưa điều đó vào lịch trình. Tôi nhận thấy những khoảnh khắc không có cấu trúc đó là nơi các mối quan hệ được xây dựng và đôi khi xảy ra những bước đột phá thực sự, trong các mối quan hệ hoặc sự sáng tạo cá nhân.
[ nguồn: Nathan Waterhouse, cố vấn ]

Lịch trình & cấu trúc

Dave Bailey, Huấn luyện viên CEO khuyên bạn nên suy nghĩ theo từng giai đoạn.

Thiết lập là tổ chức, thiết lập kỳ vọng và bài tập về nhà diễn ra trước sự kiện.
Kết nối là phần mở đầu của sự kiện nơi mọi người kết nối, tìm hiểu nhau và gắn kết.
Nếu có việc phải làm, hãy làm theo mô hình động não với thời gian được phân định rõ ràng để suy nghĩ khác biệt trước, tiếp theo là suy nghĩ hội tụ sau.
Sau đó đưa ra các cam kết.
Sau đó ăn mừng.

Giới thiệu & kết nối.

Có rất nhiều bài tập hay giúp mọi người kết nối và làm quen với nhau. Đây là một vài gợi ý:

'Trò chơi phá băng bằng một câu hỏi': Những câu hỏi hiệu quả là những câu hỏi cho phép mọi người chia sẻ điều gì đó về bản thân họ, chẳng hạn như 'Bạn tự hào nhất về sự kiện nào trong quá khứ?', 'Có điều gì buồn cười mà chúng tôi có thể không biết về bạn?' hoặc 'Sự kiện quan trọng nào đã giúp bạn trưởng thành hơn?'. Mọi người đều có thể trả lời cùng một câu hỏi, hoặc chọn một trong số họ.
[ nguồn: Dave Bailey, Huấn luyện viên CEO ]

Chúng tôi bắt đầu với việc mọi người đi quanh phòng nói về thành tích của họ trong năm, những điều họ tự hào về bộ phận hoặc công ty nói chung vì đã hoàn thành công việc và những gì họ hy vọng đạt được trong hai ngày tới.
[ nguồn: Kyle Racki, Giám đốc điều hành ]

Bài tập về lịch sử cá nhân
Đi quanh bàn và yêu cầu mọi người trả lời ba câu hỏi về bản thân họ:

Nơi mà bạn đã lớn lên?

Bạn có bao nhiêu anh chị em và bạn rơi vào đâu trong thứ tự đó?

Mô tả một thử thách hoặc trải nghiệm độc đáo hoặc thú vị từ thời thơ ấu của bạn
[ nguồn: Sarah Hodges, VC ]

Tìm hiểu tính cách: Nếu nhóm của bạn hoạt động không hiệu quả hoặc cộng tác kém trong nhóm của mình, tôi thực sự khuyên bạn nên thực hiện các bài tập để tìm hiểu về tính cách và phong cách làm việc của nhóm. Khám phá việc thực hiện đánh giá Myers-Briggs, phân tích DiSC hoặc phân tích tính cách tâm lý khác. Điều này có thể giúp nhóm của bạn hiểu được tính cách và phong cách làm việc của nhau. Nó có thể giúp làm nổi bật những nhân viên sẽ cộng tác tốt nhất với nhau, có thể làm nổi bật và cải thiện khả năng xảy ra xung đột tiềm ẩn, v.v. — tất cả những thông tin chi tiết rất có giá trị để củng cố nhóm của bạn và các mối quan hệ trong đó.
[ nguồn: Dan Schoenbaum, Giám đốc điều hành ]

Tất nhiên, có nhiều lựa chọn liên quan hơn. Nhóm Carted đã tổ chức một cuộc săn lùng người nhặt rác . Hoặc bạn có thể thử nấu một bữa ăn cùng nhau .

Xây dựng chương trình nghị sự của bạn

Một cách phổ biến là đưa chương trình nghị sự vào tay những người tham dự. Hãy xem Quy trình đơn giản để đồng tạo chương trình nghị sự cho nhóm rút lui của Elizabeth Hunt .

Ngoại vi của bạn có thể là một cơ hội để xây dựng kỹ năng. Ví dụ, Carted bao gồm một bài tập tư duy thiết kế .

Tổ chức bên ngoài của bạn cũng thường là cơ hội tốt để lùi lại và nói rõ các giá trị nhóm của bạn. Eric Friedman, huấn luyện viên điều hành, đưa ra bài tập giá trị bên ngoài này .

chủ đề danh sách mong muốn

Tôi muốn điền vào những khoảng trống trong bài đăng này, đặc biệt là xung quanh các chủ đề sau. Nếu bạn viết điều gì đó về những điều này trên Phương tiện, vui lòng cho tôi biết.