Tiết kiệm bộ não của bạn cho những việc lớn: Tại sao bạn cần tự động hóa công việc bận rộn của mình — Bắt đầu từ hôm nay

Trong 17 năm qua, tôi đã thử mọi chiến thuật có thể để loại bỏ các nhiệm vụ thủ công, lặp đi lặp lại khi điều hành một doanh nghiệp đang phát triển. Chỉ có một điều đã liên tục làm việc.

Đó là kết thúc của một ngày dài. Bạn dừng lại để mua đồ tạp hóa và chộp lấy một người mua sắm chen vào hàng thanh toán. Đợi đã, ví của bạn… vẫn còn trên bàn của bạn.

Bạn từ bỏ chuối và xà phòng rửa chén và về nhà với cảm giác mệt mỏi, phân tán và hơi buồn. Bạn đã rất có động lực sáng nay; chứa caffein và sẵn sàng phá hủy danh sách việc cần làm của bạn. Nhưng bạn chỉ hoàn thành được hai nhiệm vụ nhỏ.

Chuyện gì đã xảy ra thế?

công việc bận rộn. Đó là những gì đã xảy ra. Email, DM, cuộc họp trạng thái, thông báo, bảng tính, cập nhật hệ thống, sửa đổi ngân sách, phê duyệt, chi phí, lập lịch trình, v.v.

Bận rộn là sự rò rỉ chậm trong lốp xe chuyên nghiệp của bạn. Đó là những yêu cầu nhanh chóng và những phiền nhiễu kỹ thuật số luôn hiện hữu. Đó là những công nghệ lỗi thời và những đồng nghiệp có ý tốt muốn “quay lại” và nhà thầu MIA mà bạn phải gửi email. Lại.

Tất cả chúng ta đều có quá nhiều thứ trên đĩa của mình. Tuy nhiên, sự tập trung quan trọng hơn bao giờ hết. Điều này tạo ra Catch-22 cho bất kỳ ai đang cố gắng thực sự đạt được điều gì đó trong công việc.

Trong 17 năm qua, tôi đã thử mọi chiến thuật có thể để loại bỏ các nhiệm vụ thủ công, lặp đi lặp lại khi điều hành một doanh nghiệp đang phát triển. Chỉ có một thứ luôn hoạt động hiệu quả: tự động hóa.

Tự động hóa có thể tối đa hóa tiềm năng của bạn

Mặc dù thành lập một công ty tên là Jotform, tôi không quan tâm sâu sắc đến các biểu mẫu. Tuy nhiên, tôi hoàn toàn quyết tâm tiếp tục xây dựng Jotform để giúp mọi người và tổ chức làm việc hiệu quả hơn — theo nghĩa tốt nhất của từ này.

Đó là lý do tại sao tôi viết cuốn sách mới của mình, Tự động hóa công việc bận rộn của bạn . Thế giới công việc đã thay đổi đáng kể và sẽ tiếp tục thay đổi với sự phát triển của AI và tự động hóa. Để thực sự làm việc hiệu quả, bạn cần xây dựng một hệ thống hoạt động tự động trong khi bạn áp dụng các kỹ năng và tài năng bẩm sinh của mình.

Bạn cũng cần thay đổi tầm nhìn về công việc của mình từ tuyến tính sang vòng tròn. Hầu hết chúng ta đã được đào tạo để di chuyển từng bước trong ngày làm việc của mình. Ví dụ: với tư cách là người quản lý tiếp thị cho một thương hiệu tiêu dùng nhỏ, bạn có thể phát triển một cuộc khảo sát về mức độ hài lòng của khách hàng, kiểm tra nó với đồng nghiệp của mình, gửi email cho những người đã mua hàng trong 30 ngày qua, gửi các ghi chú tiếp theo và phân tích các phản hồi.

Tự động hóa đòi hỏi tư duy tuần hoàn. Với các công cụ đơn giản, bạn có thể tạo các cuộc khảo sát trực tuyến kích hoạt mua hàng tự động kiểm đếm kết quả và chuẩn bị các báo cáo kỹ thuật số. Vòng lặp này sẽ chạy âm thầm trong nền, giúp bạn có thời gian và không gian để tương tác với khách hàng hoặc phát triển các chiến dịch tiếp thị chiến lược.

Công nghệ phát triển nhanh đến mức các ví dụ cụ thể nhanh chóng bị lỗi thời. Tuy nhiên, các nguyên tắc tự động hóa vẫn tồn tại ngay cả khi các công cụ phát triển. Nó giống như học nấu ăn; với các kỹ năng phù hợp, bạn có thể nướng rau, luộc trứng hoặc nướng bánh. Và thay vì dành thời gian của bạn để tạo ra những chiếc bánh đó, tự động hóa cho phép bạn dành nhiều thời gian để tạo ra những công thức nấu ăn mới ngon miệng.

Nếu bạn đã sẵn sàng để dành bộ não của mình cho những thứ quan trọng, đây là ba cách để bắt đầu.

1. Giảm thiểu sự mệt mỏi về nhận thức

Cuộc sống ném rất nhiều vào bộ não của chúng ta. Melanie Greenberg, nhà tâm lý học lâm sàng và là tác giả của The Stress-Proof Brain , cho biết việc xử lý lượng thông tin khổng lồ ngày nay đòi hỏi “chức năng điều hành cấp cao hơn” . Cho dù bạn đang đọc báo cáo hay lướt mạng xã hội, bộ não của chúng ta không được tạo ra để duy trì chức năng đỉnh cao này trong thời gian dài. Tuy nhiên, đó chính xác là cách mà hầu hết chúng ta dành ngày làm việc của mình. Sau đó, chúng tôi tự hỏi tại sao chúng tôi lại để ví của mình ở nơi làm việc.

Chuyển đổi nhanh chóng giữa các nhiệm vụ chỉ làm cho vấn đề trở nên tồi tệ hơn , gây ra sự mệt mỏi, thất vọng và các hành vi bốc đồng. Một bộ não mệt mỏi cũng khiến bạn khó tập trung vào các dự án có ý nghĩa. Trớ trêu thay, một tâm trí bị kích thích quá mức cuối cùng sẽ chuyển sang chế độ lái tự động.

“Sau một thời gian,” Greenberg nói, “bộ não của chúng ta tự động hóa mọi thứ và tiêu tốn ít năng lượng hơn.”

Đi bộ trên cùng một tuyến đường đến cơ quan mỗi ngày đòi hỏi ít năng lượng tinh thần hơn so với việc đi làm luôn thay đổi. Tự động hóa công việc bận rộn của bạn đưa chiến lược tiết kiệm trí tuệ này tiến thêm một bước. Khi bạn loại bỏ việc phân tích bảng tính, sắp xếp email và những thứ tẻ nhạt khác, bạn sẽ có tinh thần minh mẫn khi cần nhất.

2. Làm việc có ý nghĩa

Đối với tôi, công việc có ý nghĩa là viết, lập chiến lược và cộng tác với các nhóm của tôi. Nó chắc chắn không chạy bảng lương hoặc lên lịch các cuộc họp. Mặc dù giải phóng bản thân khỏi sự tẻ nhạt trong công việc có thể là một đặc ân, nhưng đó cũng là một phần để sống một cuộc sống phong phú hơn.

Michael F. Steger viết cho Tạp chí Greater Good : “Các nghiên cứu cho thấy rằng mọi người hạnh phúc hơn, khỏe mạnh hơn, gắn kết hơn, cam kết hơn và thực hiện tốt hơn khi công việc của họ có ý nghĩa đối với họ .

“Những kết quả này dường như đúng cho dù bạn đang làm y tá hay người trông coi, cho dù bạn lãnh đạo một tổ chức từ thiện quốc tế của công ty Fortune 500 hay cho dù bạn làm việc trong một trung tâm thực hiện kho hàng hay một trường học.”

Trong một nghiên cứu năm 2018 về các chuyên gia Hoa Kỳ trong 26 ngành khác nhau, cứ 10 người thì có 9 người cho biết họ sẵn sàng giảm lương để làm công việc có ý nghĩa nhất quán. Mặc dù mức độ phủ sóng của xu hướng này — được tăng tốc bởi đại dịch Covid-19 — thường tập trung vào việc chuyển đổi công việc, nhưng đó không phải là cách duy nhất để đi sâu hơn. Hãy để tự động hóa xử lý những thứ nhàm chán để bạn có thể tham gia vào các khía cạnh có ý nghĩa hơn trong sự nghiệp của mình.

3. Khởi động vòng phản hồi tích cực

Sự mệt mỏi về tinh thần thường tạo ra một vòng luẩn quẩn. Ví dụ, bạn cảm thấy kiệt sức, vì vậy bạn bỏ qua việc chạy bộ sau giờ làm việc và gọi pizza. Ngày hôm sau, bạn cảm thấy uể oải vì không nhận được endorphin sau khi chạy. Tuy nhiên, tự động hóa có thể kích hoạt một chu kỳ đạo đức.

Hầu hết các công việc thủ công đã biến mất, dù tốt hay xấu. Không còn những người sắp chữ báo hay những người điều hành chiếu phim. Aaron De Smet, một đối tác cấp cao của McKinsey, cho biết : “Tự động hóa đang diễn ra khá nhanh chóng, đó là lý do tại sao tôi nghĩ rằng mọi thứ hiện đang đi đến điểm bùng phát mà ý nghĩa của nó rất quan trọng.”

Nói cách khác, tự động hóa, trí tuệ nhân tạo và công nghệ kỹ thuật số sẽ chỉ làm tăng mong muốn của chúng ta về công việc có ý nghĩa. Đồng thời, việc xây dựng quy trình công việc tự động cho phép bạn dành nhiều thời gian hơn cho vị trí chuyên nghiệp của mình. Nó có thể không ngăn bạn mất bình tĩnh khi xếp hàng thanh toán, nhưng tự động hóa là một cách hiệu quả để tiết kiệm bộ não của bạn cho những việc lớn.

"Cảm ơn bạn đã đọc. Vui lòng xem cuốn sách sắp ra mắt của tôi, Tự động hóa công việc bận rộn của bạn .

Được xuất bản lần đầu tại https://www.jotform.com vào ngày 9 tháng 5 năm 2023.