Tham gia cuộc gọi hội nghị có nghĩa là kiểm tra đồng hồ của bạn và đảm bảo rằng bạn đã ngồi ở bàn làm việc bên cạnh điện thoại cố định vào đúng thời điểm. Sau đó, bạn phải quay số được chỉ định và nhập mã truy cập để tham gia nhóm.
Đó không còn là trường hợp nữa. Các công ty đã mở văn phòng trên toàn thế giới, và các đại diện bán hàng và quản lý dự án có thể ở ngoài địa điểm hoặc đi du lịch thường xuyên hơn. Bất chấp sự khác biệt về vị trí và múi giờ, các nhóm vẫn cần gặp nhau để thảo luận về ngân sách, chiến dịch bán hàng và dự án.
Truyền thông không dây đã mở rộng bao gồm điện thoại thông minh , máy tính xách tay và các thiết bị di động khác. Ngày nay, nhiều người tham gia có thể tham gia cuộc gọi hội nghị bằng thiết bị di động - và người chủ trì thậm chí có thể đang sử dụng thiết bị di động. Biết cách thực hiện cuộc gọi hội nghị có thể là một kỹ năng kinh doanh quan trọng, cả khi tham gia và tổ chức các cuộc gọi hội nghị di động. Đây là cách tham gia hoặc tổ chức cuộc gọi hội nghị bằng thiết bị di động của bạn.
Để thực hiện cuộc gọi ba chiều từ iPhone của bạn:
- Thực hiện cuộc gọi.
- Nhấn Thêm cuộc gọi và thực hiện một cuộc gọi khác. Cuộc gọi đầu tiên sẽ bị tạm dừng. Nếu muốn, bạn có thể nói chuyện riêng trên đường dây thứ hai trước khi hợp nhất các cuộc gọi.
- Nhấn vào Hợp nhất cuộc gọi. Các cuộc gọi được kết hợp thành một đường dây và mọi người có thể nghe thấy nhau.
- Lặp lại các bước 2 và 3 để thêm nhiều người gọi hơn vào hội nghị. Bạn có thể kết hợp tối đa năm cuộc gọi cho một cuộc họp qua điện thoại.
- Để thêm cuộc gọi đến vào hội nghị, chạm vào Giữ cuộc gọi + Trả lời, sau đó chạm vào Kết hợp cuộc gọi.
- Để nói chuyện riêng với một người gọi trong hội nghị (hoặc để bỏ họ khỏi cuộc gọi), hãy nhấn vào chữ 'i' màu xanh lam ở trên cùng bên phải của màn hình. Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn danh sách tất cả những người trong cuộc gọi với các nút cho phép bạn kết thúc cuộc gọi hoặc nói chuyện riêng với người gọi. Nhấn Riêng tư hoặc Kết thúc như mong muốn.
- Để kết thúc toàn bộ cuộc gọi, hãy nhấn vào Treo máy.
Để thực hiện cuộc gọi ba chiều từ điện thoại thông minh Android của bạn:
- Quay cuộc gọi đầu tiên và đợi người nhận bắt máy. Yêu cầu họ đợi một phút.
- Nhấn vào nút Thêm cuộc gọi.
- Quay số thứ hai.
- Chạm vào nút Hợp nhất hoặc Hợp nhất Cuộc gọi.
- Lặp lại các bước 2 và 3 để thêm nhiều người gọi hơn vào hội nghị.
- Nếu bạn chỉ muốn ngắt kết nối một trong những người gọi, hãy nhấn nút Quản lý.
- Để kết thúc hoàn toàn cuộc gọi, hãy sử dụng nút Kết thúc cuộc gọi.
Tổ chức cuộc gọi hội nghị
Nếu nhóm của bạn chỉ có một vài người (dưới năm hoặc sáu), bạn có thể thực hiện điều đó từ điện thoại di động của mình bằng các bước ở trên. Với một nhóm lớn hơn, bạn sẽ cần chuyển sang dịch vụ cuộc gọi hội nghị.
Freeconference.com, freeconferencecall.com và một loạt các công ty khác sẽ cho phép bạn thiết lập đường dây gọi hội nghị miễn phí cho các nhóm nhỏ từ ba đến lớn như 1.000 người gọi. Bạn chỉ cần thiết lập một tài khoản và đăng nhập. Sau đó, theo lời nhắc, hãy thêm tất cả địa chỉ email của những người sẽ tham gia cuộc gọi, cũng như ngày và giờ của cuộc gọi. Dịch vụ sẽ gửi thư mời qua email cho tất cả những người tham gia cùng với một số và mã PIN đặc biệt để họ sử dụng trong cuộc gọi. Cuộc gọi có thể được ghi lại với một khoản phí.
Các công ty này cũng cung cấp web và hội nghị truyền hình miễn phí nếu bạn muốn đưa cuộc gọi hội nghị của mình lên một tầm cao mới.
Tham gia cuộc gọi hội nghị chính thức từ điện thoại di động
Việc tham gia một cuộc gọi hội nghị chính thức từ thiết bị di động là điều không thể tránh khỏi tại một số thời điểm - cho dù bạn đang ở trong phòng khách sạn ở Bắc Kinh, trên công trường xây dựng ở Dubai hay bên ngoài sân chơi khúc côn cầu ở ngoại ô của con trai bạn. May mắn thay, nó dễ dàng để làm.
Quá trình tham gia nhiều cuộc gọi hội nghị kinh doanh chính thức không thay đổi nhiều vì mọi người đều tham gia qua điện thoại cố định. Bạn được cấp một số điện thoại để gọi để kết nối với hội nghị cụ thể và một mã PIN để sử dụng cho mục đích bảo mật. Cụ thể, bạn:
- Quay số vào đúng thời điểm.
- Chờ lời nhắc sau khi bạn đã kết nối.
- Nhập mã PIN bạn nhận được.
- Thông báo bản thân với nhóm khi bạn được kết nối với hội nghị.
Cho dù bạn đang phân trang hay bạn quay số, hãy lưu ý một số chi tiết trước khi tham gia hội nghị để bạn có thể tham gia một cách lịch sự.
- Đảm bảo rằng điện thoại của bạn đã được sạc trước khi tham gia cuộc gọi. Không gì khó chịu hơn việc đột nhiên bỏ học giữa buổi hội nghị vì bạn bị mất điện.
- Nhìn vào các thanh cường độ tín hiệu trên màn hình của bạn. Nếu bạn chỉ nhìn thấy một hoặc hai, hãy cố gắng di chuyển đến vị trí tốt hơn.
- Ngay trước cuộc gọi, hãy tắt công tắc chuông của thiết bị di động để giảm bớt phiền nhiễu. Hệ thống này tắt tiếng các âm thanh và cảnh báo ngoại trừ micrô và loa điện thoại.
- Nếu có thể, không sử dụng loa ngoài trên thiết bị di động của bạn trong các cuộc gọi hội nghị. Chất lượng âm thanh không tốt và việc bạn phải căng thẳng khi nghe có thể khiến những người tham gia khác thất vọng.
- Tiếng ồn xung quanh cũng có thể là một vấn đề. Nếu bạn ở một mình, hãy sử dụng tai nghe để giảm thiểu tiếng ồn xung quanh.
Trong cuộc gọi hội nghị, hãy tập trung vào những gì đang được nói. Hầu hết các thiết bị di động sẽ cho phép bạn gửi tin nhắn văn bản, kiểm tra lịch, chơi trò chơi hoặc sử dụng các ứng dụng khác khi bạn đang thực hiện cuộc gọi hội nghị. Hãy chống lại sự cám dỗ, và bạn sẽ không thấy mình phải nói, "Tôi xin lỗi ... bạn đã nói gì?"
Xuất bản lần đầu: Ngày 13 tháng 11 năm 2007
