Làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến, đòi hỏi nhu cầu giao tiếp và cộng tác hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm. Bài viết này sẽ khám phá các công cụ và chiến lược giao tiếp khác nhau có thể giúp bạn cộng tác liền mạch với đồng nghiệp từ xa và thúc đẩy một nhóm thống nhất, mạnh mẽ.

Chọn công cụ giao tiếp phù hợp

Chọn đúng công cụ là rất quan trọng để giao tiếp từ xa hiệu quả . Đánh giá nhu cầu của nhóm của bạn và chọn các công cụ hỗ trợ cộng tác liền mạch. Một số tùy chọn phổ biến bao gồm:

• Nhắn tin tức thì: Slack, Microsoft Teams hoặc Google Chat.
• Hội nghị truyền hình : Zoom, Google Meet hoặc Microsoft Teams.
• Quản lý dự án : Trello, Asana hoặc Basecamp.
• Chia sẻ và cộng tác tệp : Google Workspace, Microsoft 365 hoặc Dropbox.

Tạo các nguyên tắc giao tiếp rõ ràng để đảm bảo các thành viên trong nhóm hiểu được những kỳ vọng và phương pháp hay nhất để cộng tác từ xa. Những hướng dẫn này nên bao gồm:

• Các kênh liên lạc ưa thích cho các loại thảo luận khác nhau.
• Thời gian đáp ứng mong đợi.
• Nghi thức cuộc họp, chẳng hạn như tắt tiếng khi không nói và sử dụng video khi thích hợp.
• Thủ tục leo thang các vấn đề khẩn cấp.

Đăng ký thường xuyên có thể giúp duy trì các đường dây liên lạc cởi mở, thúc đẩy sự gắn kết của nhóm và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn kịp thời. Lên lịch các cuộc họp nhóm hàng ngày hoặc hàng tuần, cũng như đăng ký trực tiếp giữa người quản lý và thành viên nhóm.

Tận dụng giao tiếp không đồng bộ

Giao tiếp không đồng bộ, chẳng hạn như email hoặc ứng dụng nhắn tin, cho phép các thành viên trong nhóm phản hồi một cách thuận tiện. Cách tiếp cận này có thể đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau hoặc có lịch trình linh hoạt. Khuyến khích sử dụng giao tiếp không đồng bộ cho các vấn đề không khẩn cấp để giảm gián đoạn và cho phép các thành viên trong nhóm tập trung vào công việc của họ.

Khám phá giao tiếp không đồng bộ là gì và tác động của nó đối với năng suất trong bài viết toàn diện này.

Ưu tiên Hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình có thể giúp thu hẹp khoảng cách do làm việc từ xa và thúc đẩy cảm giác kết nối giữa các thành viên trong nhóm. Khuyến khích sử dụng video trong các cuộc họp để tạo điều kiện giao tiếp tốt hơn, truyền đạt tín hiệu phi ngôn ngữ và thúc đẩy sự tham gia.

Tạo cơ hội cho tương tác không chính thức

Ngoài giao tiếp chính thức, hãy tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm tương tác không chính thức. Nghỉ giải lao ảo, các hoạt động xây dựng nhóm hoặc các kênh trò chuyện được chỉ định cho các cuộc thảo luận không liên quan đến công việc có thể giúp các thành viên trong nhóm gắn kết và phát triển mối quan hệ làm việc bền chặt hơn.

Luyện nghe chủ động

Lắng nghe tích cực là điều cần thiết để giao tiếp hiệu quả, đặc biệt là trong môi trường từ xa. Đảm bảo bạn có mặt đầy đủ trong các cuộc trò chuyện, đặt câu hỏi làm rõ và cung cấp phản hồi để thể hiện sự hiểu biết và gắn kết.

Hãy chú ý đến các múi giờ

Khi lên lịch họp hoặc đặt thời hạn, hãy chú ý đến múi giờ của các thành viên trong nhóm. Xoay vòng thời gian họp để phù hợp với lịch trình của mọi người và đảm bảo phân bổ sự bất tiện một cách công bằng.

Tìm hiểu các cách hiệu quả để quản lý chênh lệch múi giờ trên toàn cầu cho nhóm làm việc từ xa của bạn tại đây.

Nhấn mạnh kỹ năng giao tiếp bằng văn bản

Viết rõ ràng, súc tích là rất quan trọng để giao tiếp từ xa hiệu quả. Khuyến khích các thành viên trong nhóm cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của họ bằng cách cung cấp tài nguyên, đào tạo hoặc hội thảo. Điều này sẽ giúp đảm bảo thông điệp dễ hiểu và giảm thiểu thông tin sai lệch.

Nuôi dưỡng văn hóa tin cậy và trách nhiệm giải trình

Thúc đẩy văn hóa tin cậy và trách nhiệm giải trình bằng cách đặt ra những kỳ vọng rõ ràng, cung cấp phản hồi thường xuyên và công nhận thành tích của các thành viên trong nhóm. Khuyến khích giao tiếp cởi mở, trao quyền cho các thành viên trong nhóm nắm quyền sở hữu công việc của họ và giải quyết các vấn đề kịp thời và mang tính xây dựng.