Phần mềm năng suất có tác dụng gì?

Nếu bạn đã từng sử dụng chương trình xử lý văn bản, ứng dụng bảng tính hoặc phần mềm thiết kế đồ họa, bạn đã có một số kinh nghiệm với phần mềm năng suất. Đây là những công cụ mọi người sử dụng để tạo và sản xuất tài liệu, bản trình bày , cơ sở dữ liệu, biểu đồ và đồ thị. Nó có thể không phải là phần mềm thú vị nhất trên thị trường, nhưng đối với nhiều tổ chức, tập đoàn và cá nhân, nó là một điều cần thiết.

Mặc dù có hàng trăm ví dụ về phần mềm năng suất có sẵn, nhưng có rất ít nghi ngờ rằng Microsoft Office thống trị ngành công nghiệp này. Điều đó một phần là do hệ điều hành Windows (OS), cũng do Microsoft sản xuất, là hệ điều hành phổ biến nhất trên PC hiện nay. Trên thực tế, hơn 86% tất cả các máy tính trong gia đình và văn phòng chạy trên một số dạng của HĐH Windows (nguồn: W3C ). Nhiều nhà cung cấp máy tính bao gồm các phiên bản Microsoft Office đầy đủ hoặc dùng thử trên các PC chạy Windows mới, điều này có thể giải thích phần nào mức độ phổ biến của phần mềm.

Tất nhiên, một lời giải thích khả thi khác cho sự phổ biến của Microsoft Office là nó cung cấp cho người dùng chức năng họ cần để thực hiện công việc của mình. Vì Office là một bộ ứng dụng do cùng một công ty sản xuất nên các nhà phát triển cho mỗi chương trình có cơ hội làm cho một số chức năng ứng dụng trở nên phổ biến trên toàn bộ bộ ứng dụng. Về lý thuyết, các chức năng như vậy giúp dễ dàng kết hợp các phần tử từ các ứng dụng khác nhau để tạo ra một tài liệu tích hợp.

­

Một số người dùng có thể thấy các chương trình từ các công ty khác phù hợp hơn với nhu cầu của họ. Những người khác có thể cần phần mềm năng suất chuyên dụng dành riêng cho một mục đích cụ thể. Ví dụ: kịch bản phim theo một định dạng rất cụ thể. Người viết kịch bản có thể muốn phần mềm xử lý văn bản tự động định dạng tài liệu theo kiểu thích hợp. Có hàng trăm ứng dụng phần mềm năng suất chuyên dụng phục vụ cho mọi định dạng thực tế mà bạn có thể tưởng tượng.

Cho dù bạn chọn mua một bộ chương trình từ một nhà xuất bản lớn hay tải xuống phần mềm chia sẻ từ một nhà phát triển táo bạo, bạn cần lưu ý một số điều. Có lẽ thực tế quan trọng nhất cần nhớ là mục đích của phần mềm năng suất là làm cho các công việc trở nên dễ dàng hơn, nhưng bản thân nó không đảm nhận tất cả công việc. Một số người cài đặt phần mềm năng suất và hy vọng nó sẽ giúp việc sản xuất trở nên dễ dàng. Mặc dù phần mềm có thể hợp lý hóa quy trình, nhưng cuối cùng, nó sẽ rơi vào tay người dùng để tạo ra nội dung thực tế.

Vậy chính xác thì điều gì làm cho phần mềm năng suất hiệu quả? Tìm hiểu trong phần tiếp theo.

Có thể một cái tên tốt hơn cho phần mềm năng suất sẽ là phần mềm hỗ trợ. Rốt cuộc, đó là phần mềm giúp bạn có thể tạo tài liệu, bản trình bày , bảng tính và các tệp liên quan. Phần mềm năng suất tốt cũng đảm nhận các nhiệm vụ phức tạp như chuyển đổi bảng tính đầy dữ liệu thành biểu đồ và đồ thị. Nhưng nỗ lực ban đầu vẫn phải đến từ người dùng.

Chìa khóa của phần mềm năng suất hữu ích dựa vào việc các nhà phát triển có thể dự đoán nhu cầu của người dùng tốt như thế nào. Các nhà phát triển phải cân nhắc nhiều yếu tố khi lập trình phần mềm năng suất. Mục đích của ứng dụng là gì? Mọi người sẽ sử dụng nó như thế nào? Họ sẽ yêu cầu những chức năng nào? Các nhà phát triển nên tổ chức giao diện của phần mềm như thế nào? Lý tưởng nhất là các nhà phát triển tìm ra các tính năng mà khách hàng sẽ cần trước khi khách hàng nhận ra rằng họ cần chúng.

 

 

Khi các nhà phát triển trả lời thành công những câu hỏi này, họ có thể tạo ra các chương trình vừa đủ chức năng vừa dễ sử dụng. Nếu các nhà phát triển không suy nghĩ thấu đáo về phần mềm, kết quả có thể là một chương trình khiến người dùng thất vọng.

Một phần thách thức của việc phát triển phần mềm năng suất là tổ chức các tính năng của chương trình theo cách trực quan mà không sao chép công việc của nhà phát triển khác. Một số người dùng kén chọn các tính năng nhất định. Nếu họ chuyển từ sản phẩm này sang sản phẩm khác, họ có thể thất vọng nếu sản phẩm thứ hai không tổ chức các tính năng của nó theo cách giống như chương trình mà họ đã quen.

Thông thường, các công ty cung cấp các gói phần mềm cập nhật với các tính năng mới cũng tổ chức lại các tính năng cũ theo những cách mới. Làm như vậy có nguy cơ gây ra sự phẫn nộ của những người dùng lâu năm, những người có thể đã quen với một định dạng tổ chức cụ thể. Vì lý do đó, một số công ty phần mềm năng suất xây dựng một tùy chọn để xem các phiên bản phần mềm mới hơn theo phong cách của các phiên bản trước đó. Một số thậm chí sẽ bao gồm tùy chọn mô phỏng sản phẩm của công ty đối thủ nhằm thu hút khách hàng tránh xa đối thủ cạnh tranh.

Một số nhà phát triển chọn tạo phần mềm năng suất mã nguồn mở . Mã nguồn mở có nghĩa là các nhà phát triển tạo ra một số hoặc tất cả mã lập trình mà họ sử dụng để tạo ra các ứng dụng miễn phí cho công chúng. Bằng cách đó, những người khác có thể lấy mã và bổ sung hoặc thay đổi để tạo phần mềm của riêng họ. Với một cộng đồng mã nguồn mở, các nhà phát triển có thể theo dõi phản ứng của người dùng và tinh chỉnh các ứng dụng để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng. Mặc dù điều này có thể mang lại lợi ích cho người dùng phần mềm, nhưng việc kiếm tiền từ phần mềm nguồn mở sẽ khó hơn. Nhiều nhà phát triển dựa vào sự đóng góp từ người dùng.

Các công ty cung cấp phần mềm độc quyền có thể không đáp ứng nhanh nhất nhu cầu của khách hàng, nhưng cách tiếp cận độc quyền giúp thiết kế mô hình kinh doanh hoạt động xung quanh phần mềm dễ dàng hơn. Nếu công ty phần mềm là nguồn duy nhất cho một ứng dụng cụ thể, thì công ty đó rất dễ định giá phần mềm. Các công ty độc quyền cũng có nhiều khả năng có nguồn lực hơn để thuê các nhà phát triển hàng đầu. Mặc dù điều đó không đảm bảo rằng một phần mềm độc quyền sẽ tốt hơn một phiên bản mã nguồn mở, nhưng nó có thể là một lợi thế.

Có một phong trào tương đối mới trong phần mềm năng suất chuyển các ứng dụng từ máy tính để bàn lên Web . Sự khác biệt giữa phần mềm năng suất truyền thống và các chương trình mà bạn có thể đăng ký trực tuyến là gì? Tìm hiểu trong phần tiếp theo.

Hương vị năng suất

• Phần mềm xử lý dữ liệu và văn bản
• Phần mềm bảng tính
• Phần mềm trình chiếu
• Phần mềm cơ sở dữ liệu
• Phần mềm thiết kế và chỉnh sửa đồ họa
• Phần mềm quản lý tập tin
• Phần mềm cho phép bạn tạo nhãn, danh thiếp và các sản phẩm chuyên dụng khác
• Phần mềm tổ chức (lịch, danh sách việc cần làm, v.v.)

Người dùng cài đặt các ứng dụng máy tính để bàn trên máy tính cục bộ của họ . Các ứng dụng chạy bằng cách tận dụng tài nguyên của máy tính, bao gồm sức mạnh xử lý, bộ nhớ máy tính và dung lượng ổ đĩa cứng. Các dịch vụ web tồn tại toàn bộ hoặc một phần trên Internet. Tài nguyên của ứng dụng nằm trong một đám mây trên mạng máy tính .

Nói chung, các ứng dụng máy tính để bàn mạnh mẽ hơn các dịch vụ Web. Điều đó có nghĩa là phần mềm năng suất trên máy tính để bàn thường cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn hơn so với các phần mềm dịch vụ Web. Nếu bạn cần phần mềm năng suất với tất cả các chuông và còi, thật khó để phản đối các chương trình dành cho máy tính để bàn.

Phần mềm năng suất dựa trên các dịch vụ Web có thể không cung cấp các tùy chọn tương tự như các chương trình máy tính để bàn, nhưng một số người tin rằng nó ít nhất là "đủ tốt". Các nhà phát triển sử dụng các ngôn ngữ như JavaScript để tạo các ứng dụng trên Web. Sử dụng các ngôn ngữ này, các nhà phát triển có thể tạo các ứng dụng cung cấp các chức năng cơ bản của ứng dụng máy tính để bàn.

Một trong những khía cạnh hấp dẫn của các ứng dụng dịch vụ Web là bạn có thể truy cập chúng từ bất kỳ máy tính nào được kết nối Internet . Nhiều ứng dụng dịch vụ Web có thể tương tác trên nhiều nền tảng, có nghĩa là bạn có thể sử dụng cùng một ứng dụng cho dù bạn đang sử dụng PC hay Mac.

Một ưu điểm của phần mềm năng suất dịch vụ web so với các ứng dụng máy tính để bàn là vấn đề tương thích. Ngay cả khi một công ty mua cùng một nhãn hiệu ứng dụng máy tính để bàn cho tất cả các máy tính của mình, các vấn đề về khả năng tương thích có thể phát sinh. Các công ty lớn có thể nâng cấp phần mềm theo từng giai đoạn, vì vậy một bộ phận có thể kết thúc việc làm việc với một hoặc hai phiên bản phần mềm sau bộ phận khác. Khi hai bộ phận đó cố gắng hợp tác, các vấn đề có thể xuất hiện. Tệp được tạo trên phiên bản mới hơn của chương trình phần mềm năng suất có thể không hoạt động tốt - nếu có - trên các phiên bản trước đó. Mặc dù nhiều ứng dụng dành cho máy tính để bàn cho phép người dùng lưu tệp như thể chúng được tạo trên các phiên bản trước của phần mềm, nhưng làm như vậy có thể phủ nhận một số chức năng của phiên bản hiện tại.

Các dịch vụ web không có vấn đề đó, vì nhà cung cấp dịch vụ có thể cập nhật chức năng trên toàn dịch vụ trong một khung thời gian ngắn. Người dùng trên toàn dịch vụ không phải lo lắng về các vấn đề tương thích.

Một xu hướng mới nổi trong phần mềm năng suất là cộng tác phần mềm . Điều đó có nghĩa là nhiều người có thể làm việc trên cùng một tệp cùng một lúc. Đối với các ứng dụng dành cho máy tính để bàn, các tệp phải được lưu trên một ổ đĩa nối mạng mà tất cả các cộng tác viên đều có thể truy cập được. Trong các dịch vụ Web, người dùng lưu tệp vào cơ sở dữ liệu trên Web. Cộng tác viên có thể làm việc trên tệp từ bất kỳ máy tính nào được kết nối Internet. Vẫn còn một số vấn đề: Các nhà phát triển sẽ phải cố gắng để làm cho phần mềm cộng tác hoạt động trơn tru. Ví dụ, nếu hai người cố gắng thay đổi cùng một thông tin trong một tệp theo hai cách khác nhau, phần mềm sẽ làm gì? Làm thế nào để nó quyết định thay đổi của ai là thay đổi chính xác?

Vì vậy, đó là câu chuyện của phần mềm năng suất. Nó có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn rất nhiều, nhưng cuối cùng điều tạo nên năng suất phần mềm chính là bạn. Vì vậy, hãy bắt tay vào công việc!

Để tìm hiểu thêm về phần mềm và các chủ đề khác, hãy làm việc hiệu quả và nhấp vào các liên kết trên trang sau.

Có nó cả hai cách

Vào tháng 4 năm 2008, Google thông báo rằng họ đã kích hoạt một số khả năng ngoại tuyến cho Google Tài liệu. Lần đầu tiên, người đăng ký dịch vụ có thể sử dụng công cụ xử lý văn bản của Google Tài liệu để làm việc ngoại tuyến trên tệp Google Tài liệu bằng cách lưu tệp vào ổ cứng máy tính. Điều đó rất hữu ích trong một số trường hợp nhất định, chẳng hạn như khi bạn đang làm việc trên một tài liệu trực tuyến và sau đó phải lên máy bay không có kết nối Internet.

Những bài viết liên quan

Các liên kết tuyệt vời hơn