Cách lập kế hoạch sự kiện web video thành công

Giao tiếp với người khác thông qua máy tính từng là nội dung của khoa học viễn tưởng. Hôm nay nó đã trở thành hiện thực.

Với công nghệ ngày nay, mọi người có thể kết nối mặt đối mặt thông qua máy tính cho dù họ đang ở trong tòa nhà văn phòng tiếp theo hay trên toàn cầu.

Ngày nay hơn bao giờ hết, các doanh nghiệp đang dựa vào hội nghị Web và hội thảo trên Web, được gọi là Hội thảo trên web , như một giải pháp giao tiếp kinh tế và tiện lợi. Khi công nghệ trở nên hợp lý hơn, nhiều doanh nghiệp lựa chọn các sự kiện này hơn vì chi phí đi công tác cao.

Thay vì tốn kém và bất tiện khi tập hợp một nhóm lớn người vào một khán phòng để trình bày một bài thuyết trình lớn, giờ đây mọi người có thể cùng nhau họp qua Hội thảo trên web, nơi những người tham gia đồng thời nghe diễn giả qua máy tính. Đối với các nhóm nhỏ hơn, khả năng tương tác thời gian thực giữa những người tham gia.

Hội thảo trên web là một cách tuyệt vời và tiết kiệm chi phí để giao tiếp với nhân viên bán hàng, cổ đông, kỹ thuật viên bên ngoài và những người khác qua Web. Nó giúp loại bỏ nhu cầu sắp xếp đi lại tốn kém và chi phí thiết lập khán phòng. Nhân viên bán hàng có thể sử dụng Hội thảo trên web để kết nối với khách hàng tiềm năng [nguồn: Business.com ].

Các nhà quản lý doanh nghiệp đã tạo ra những cách thức sáng tạo để sử dụng Hội nghị trên web và Hội thảo trên web để tiếp thị các sản phẩm mới và các cuộc họp bán hàng. Các công ty có thể tổ chức hội nghị trực tuyến với các chi nhánh, văn phòng hoặc cá nhân nhân viên khác [nguồn: AskMen.com ].

Để tạo ra một sự kiện Web video thành công ngày hôm nay, bạn cần nhiều hơn một chút ngoài máy tính, máy quay phim (Webcam) và kết nối Internet. Chi phí và độ phức tạp khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của hội nghị.

Tổ chức một cuộc họp ảo cho phép những người tham gia trao đổi tài liệu và làm việc trên "bảng trắng" nơi có thể tải xuống ảnh, tệp và đồ họa [nguồn: Khoa học Máy tính tại Đại học Columbia ].

Trong bài viết này, chúng ta sẽ nói về các yêu cầu kỹ thuật đối với sự kiện Web video cùng với cách lập kế hoạch và thiết lập sự kiện Web video.

Nội dung

1. Yêu cầu kỹ thuật đối với sự kiện web video
2. Thiết lập sự kiện web video
3. Kết nối sự kiện web video
4. Các doanh nghiệp sử dụng sự kiện web video

Có ba cách để thiết lập Hội nghị trên web hoặc Hội thảo trên web: dựa trên máy tính, máy tính để bàn hoặc hệ thống studio.

Ít tốn kém nhất là hệ thống dựa trên máy tính sử dụng máy tính, Webcam và phần mềm miễn phí như NetMeeting, Microsoft hoặc các sản phẩm tương tự và thẻ mã hóa / giải mã (CODEC) [nguồn: AskMen.com ].

Nếu máy tính của bạn không có camera tích hợp, bạn sẽ cần một camera tiêu chuẩn H320 chẳng hạn như Logitech QuickCam. H320 là một tiêu chuẩn ngành viễn thông dành cho hội nghị truyền hình cho phép truyền thông qua ISDN (mạng dịch vụ kỹ thuật số tích hợp) [nguồn: PC Magazine ]. Thật dễ dàng kết nối máy ảnh vào cổng USB của máy tính và cài đặt phần mềm chương trình vào ổ cứng của bạn.

Hệ thống máy tính để bàn là một bước tiến từ hệ thống dựa trên máy tính trong đó phần cứng chuyên dụng được cài đặt vào máy tính. Điều này cho phép cải thiện việc truyền âm thanh và video qua hệ thống dựa trên máy tính.

Để sử dụng một trong hai hệ thống, máy tính của bạn sẽ cần có card mạng cũng như camera, micrô và loa.

Hãy chuẩn bị hy sinh chất lượng nếu bạn đang sử dụng Webcam và phần mềm miễn phí. Độ phân giải của các hệ thống này thường khá kém và tốc độ khung hình chỉ là một khung hình trên giây. Sử dụng hệ thống máy tính để bàn với phần mềm đi kèm sẽ cho chất lượng tốt hơn với tốc độ khung hình lên đến 30 khung hình / giây. Bất kể hệ thống nào được sử dụng, đều có độ trễ truyền khoảng một giây trong quá trình giao tiếp [nguồn: AskMen.com ].

Mang đến chất lượng tốt nhất, nhưng cũng đắt nhất, là các hệ thống dựa trên studio, trong đó một phòng được cung cấp các trình xem tài liệu, camera trên cao, trình xem slide, hệ thống điều khiển và bộ chuyển đổi tầm nhìn. Các hệ thống này thường được sử dụng bởi các công ty lớn hoặc trường đại học [nguồn: AskMen.com ].

Có hai sự lựa chọn để kết nối với Internet. Kết nối ISDN sử dụng mạng điện thoại để truyền dữ liệu. Các kết nối Giao thức Internet (IP) sử dụng Internet.

Kết nối ISDN cung cấp mức băng thông nhất quán trong suốt cuộc gọi. Kết nối không bị ảnh hưởng bởi các cài đặt tường lửa hạn chế có thể ảnh hưởng đến việc truyền IP. ISDN phù hợp nhất cho các hệ thống video nhóm được thiết lập trong các phòng hội nghị với các vị trí bên ngoài.

Hội nghị dựa trên IP sử dụng kết nối Ethernet. Có thể thực hiện cuộc gọi từ Internet công cộng hoặc sử dụng mạng của nhà cung cấp dịch vụ và các đường dây T-1 chuyên dụng. Hệ thống IP có thể bị chậm trễ nếu mạng bị tắc nghẽn, đặc biệt nếu qua Internet công cộng. Tường lửa của công ty có thể chặn dữ liệu đến từ mạng cục bộ của chúng tôi [nguồn: NetworkWorld ].

Trên trang tiếp theo, chúng ta sẽ nói về cách thiết lập sự kiện Web video.

Để thiết lập một Hội nghị trên web hoặc Hội thảo trên web thành công đòi hỏi một số tiêu chí nhất định như đảm bảo rằng những người tham gia có cùng thiết bị và phần mềm như người tổ chức. Những người tham gia cần được thông báo về ngày và giờ chính xác.

Prior to beginning the Web conference, it's a good idea to test the system, lighting and microphone location [source: AskMen.com]. You'll need a network card, camera, microphone and external speakers if using a computer-based or desktop system.

One of the most important things for any system is a coder/decoder (CODEC), which compresses and transmits audio and video signals to recipients. Some CODECs are stand-alone units and are used in studio-based systems. Less expensive video boards plug into your computer. Experts recommend that a specialist make the installation [source: AskMen.com].

Software that'll improve the transmission, such as SightSpeed and Access Grid, will improve image quality by removing unimportant information.

Nếu bạn có quyền kiểm soát thiết bị và loại mạng ở cả hai đầu của kết nối, thì hội nghị trên web sẽ trở nên dễ dàng. Nếu có các trang mạng hoặc nhà cung cấp dịch vụ khác nhau, có thể cần phải làm việc với nhà cung cấp hội nghị Web như Premiere Global hoặc WebEx cung cấp các cầu nối mạng để dịch các cuộc gọi ISDN và IP [nguồn: WireOne ].

Một đơn vị điều khiển đa điểm (MCU) sẽ cần thiết để kết hợp các cuộc gọi đến từ các địa điểm khác nhau thành một hội nghị duy nhất.

Một số mẹo để tiến hành thành công sự kiện Web bao gồm:

Khi nói chuyện với người khác trong hội nghị Web, hãy luôn nhìn vào máy ảnh và nói rõ ràng và chậm rãi. Trước khi trả lời một nhận xét, hãy tạm dừng trong thời gian ngắn và hạn chế mọi chuyển động nền [nguồn: AskMen.com ].

Đối với hội nghị, trang phục cẩn thận, mặc quần áo phù hợp với sự kiện. Khi bán một ý tưởng, các chuyên gia khuyên bạn nên nghiêng về phía máy ảnh. Ngồi thẳng và vẫn trên ghế hội nghị - không cúi xuống hoặc di chuyển trên ghế.

Nếu bạn lo lắng về viễn cảnh xuất hiện trên màn hình, các chuyên gia cho rằng bạn nên luyện tập với bạn bè hoặc đồng nghiệp hoặc làm video ở nhà và xem lại [nguồn: CareerJournal.com ].

Bảo mật là một yếu tố quan trọng trong các sự kiện Web. Ví dụ: thông tin tài chính, sức khỏe và các thông tin nhạy cảm khác sẽ được chia sẻ qua Internet và các biện pháp bảo mật là rất quan trọng.

Thông tin được lưu trữ tạm thời trên máy chủ Internet được chia sẻ trong khi hội nghị Web đang diễn ra. Để bảo vệ thông tin đó, việc sử dụng Lớp cổng bảo mật (SSL) là rất quan trọng. SSL mã hóa thông tin để không ai khác ngoài đối tượng được nhắm mục tiêu có thể đọc được thông tin bằng cách di chuyển thông tin theo cách khác từ máy tính chủ hội nghị sang máy tính của người tham gia.

Nhiều công ty phần mềm, chẳng hạn như WebEx, Cisco và Premiere Global cung cấp các tùy chọn bảo mật cho người dùng. Ở cấp độ trang web, người quản lý có thể cấp mật khẩu và tên người dùng cho những người được mời để kiểm soát bảo mật.

Trên trang tiếp theo, chúng ta sẽ nói về việc kết nối vào các hội nghị Web video.

Có bốn cách kết nối Internet để tiến hành hội nghị Web: dịch vụ quay số qua đường dây điện thoại hiện có, đường dây thuê bao kỹ thuật số (DSL), DSL cáp và vệ tinh. Để có một sự kiện Web thành công, cần có tốc độ Internet thích hợp nếu không nội dung của bạn sẽ mất nhiều thời gian để tải trên trang web của người nhận.

Đối với hội nghị khoảng cách ngắn, kết nối quay số có thể hoạt động tốt. Tùy thuộc vào vị trí của người nhận, kết nối quay số có thể không hỗ trợ video. Kết nối chậm hơn và làm bó buộc các đường dây điện thoại hiện có của bạn, tuy nhiên, nó vẫn có thể hỗ trợ nhiều người dùng đồng thời chỉ bằng một đường dây điện thoại. Một số nhà cung cấp ISP quay số có thể cung cấp tính năng nén nội dung và bộ nhớ đệm trang để tăng tốc độ [nguồn: TopTenReviews ].

Đường dây thuê bao kỹ thuật số, hoặc DSL, là một lựa chọn tốt vì nó cung cấp tốc độ Internet nhanh hơn từ 5 đến 50 lần so với quay số. DSL hoạt động với các đường dây điện thoại hiện có. DSL sử dụng một đường dây điện thoại chuyên dụng, chỉ cần một bộ định tuyến, một bộ lọc, một modem cho mỗi hệ thống và một hộp dịch dữ liệu đã gửi và nhận. Hầu hết các công ty điện thoại cung cấp kết nối DSL. Để sử dụng DSL, bạn cần phải ở trong khu vực dịch vụ của công ty điện thoại vì tần số truyền giảm dần trong một khoảng cách ngắn. Một số ISPS quay số cung cấp bộ tăng tốc để tăng tốc độ truyền [nguồn: TopTenReviews ].

Một sự lựa chọn khác là DSL cáp, được cung cấp bởi một nhà cung cấp cáp Internet. Cần có modem để thuê hoặc mua. Mặc dù nó được coi là nhanh nhất trong tất cả các kết nối, nhưng tốc độ của nó có thể bị ảnh hưởng bởi số lượng người dùng trong khu vực được kết nối đồng thời. Ưu điểm bao gồm một kết nối nhanh chóng. Cáp DSL luôn bật vì không cần phải đợi quay số. Điện thoại và Internet có thể được sử dụng đồng thời [nguồn: TopTenReviews ].

Hội nghị truyền hình vệ tinh cung cấp chất lượng hình ảnh tốt nhất - có thể so sánh với hình ảnh truyền hình. Nó tiết kiệm chi phí nhất khi được sử dụng với các sự kiện lớn ở định dạng kiểu bản trình bày, chẳng hạn như Hội thảo trên web, vì chỉ có một vị trí phát sóng. Việc phát tín hiệu tốn nhiều chi phí hơn là nhận tín hiệu, vì vậy việc đặt vị trí máy chủ lưu trữ là một điều quan trọng cần cân nhắc [nguồn: TKO Video Communications ]. Cần có đĩa vệ tinh Internet và modem vệ tinh. Tin cậy vào các yếu tố thời tiết, vệ tinh có thể không đáng tin cậy, nhưng nó nhanh hơn 10 lần so với quay số.

Trên trang tiếp theo, chúng ta sẽ nói về các doanh nghiệp sử dụng hội nghị Web video cùng với những phát triển trong tương lai.

Các doanh nghiệp cả lớn và nhỏ đều nhận thấy hội nghị Web video và hội thảo trên Web là một cách kinh tế để tiến hành các cuộc họp kinh doanh.

Người dùng hội nghị trực tuyến thấy chúng hữu ích cho việc đào tạo nhân viên, tiếp thị cho khách hàng tiềm năng cùng với các cuộc thảo luận kinh doanh chung từ sự thoải mái của văn phòng của chính họ.

Avtex, Inc., một công ty có trụ sở tại Minnesota cung cấp các ứng dụng quy trình kinh doanh, dự kiến ​​sẽ tiết kiệm 50.000 đô la hàng năm chỉ riêng chi phí đi lại bằng cách dựa vào hội nghị trực tuyến qua hệ thống Office Live Meeting của Microsoft. Avtex sử dụng hội nghị trực tuyến để cung cấp dịch vụ hỗ trợ với 650 khách hàng trên toàn thế giới và cho các cuộc họp nhóm và các buổi đào tạo. Được thành lập vào năm 1971, công ty bắt đầu với 50 nhân viên và hiện có 100 nhân viên làm việc tại các văn phòng ở bốn tiểu bang [nguồn: Microsoft ].

Pharmacia, một trong những công ty dược phẩm lớn nhất, có 60.000 nhân viên tại 60 quốc gia. Nó phụ thuộc vào hội nghị Web để duy trì kết nối [nguồn: ITWorld ]. Khi công ty mở trụ sở mới tại Peapack, NJ, nó đã được trang bị 56 phòng hội nghị được trang bị cho hội nghị truyền hình. Tổng cộng có 300 phòng họp được trang bị video cho toàn công ty.

Với việc các doanh nghiệp có bộ mặt toàn cầu hơn, hội nghị truyền hình trên web cung cấp một cách để các đồng nghiệp giữ kết nối - ngay cả khi ở các văn phòng khác nhau. Tương lai nào dành cho Hội nghị trên web và Hội thảo trên web? Các chuyên gia dự đoán khả năng hiện tại chỉ là phần nổi của tảng băng sự kiện video.

Các tiến bộ công nghệ, chẳng hạn như các thiết bị hội nghị truyền hình plug-and-play, giá cả phải chăng, đã cho phép nối dây máy tính cá nhân dễ dàng hơn cho hình ảnh và âm thanh.

Về phía chân trời là tính năng nhắn tin nhanh video, đã được tích hợp vào hệ điều hành Windows XP của Microsoft. Tin nhắn tức thì với màn hình video được kích hoạt bất kỳ lúc nào máy tính được bật sẽ thay thế các cửa sổ bật lên ngày nay chỉ hiển thị văn bản [nguồn: NetworkWorld ].

Chỉ có thời gian mới cho biết hội nghị truyền hình sẽ như thế nào trong tương lai.

Để biết thêm thông tin về hội nghị trực tuyến video và các chủ đề liên quan, hãy xem các liên kết trên trang tiếp theo.

Những bài viết liên quan

Các liên kết tuyệt vời hơn