Cách tổ chức Hội nghị Web

Cho dù bạn cần ra mắt sản phẩm mới, tổ chức cuộc họp với những người tham gia ở nhiều địa điểm hay cung cấp đào tạo cho nhân viên bên ngoài cơ sở, tổ chức hội nghị trên Web có thể là giải pháp tốt nhất.

Khi các công ty phát triển và lan rộng khắp đất nước và trên toàn thế giới, họ nhận thấy nhu cầu ngày càng tăng trong việc kết nối nhân viên ở nhiều địa điểm khác nhau cho các cuộc họp hoặc buổi đào tạo tương tác - và giao tiếp bên ngoài công ty với các bên liên quan ở xa, khách hàng và các nhà cung cấp.

Hội nghị trên web có thể kết nối mọi người lại với nhau theo cách hiệu quả giống như một cuộc gọi hội nghị . Tuy nhiên, việc tổ chức các hội nghị trên Web cung cấp nhiều lựa chọn giao tiếp khác nhau, không chỉ là bài phát biểu. Chúng có thể bao gồm đa phương tiện, chẳng hạn như trang trình bày, video và các tính năng tương tác, chẳng hạn như trả lời ngay lập tức cho các cuộc thăm dò trực tuyến, chia sẻ màn hình và các phiên hỏi và trả lời trực tiếp. Biết cách tổ chức hội nghị Web có thể giúp một công ty hoạt động hiệu quả hơn và tiết kiệm tiền.

Hội nghị trên web là một cuộc họp ảo mà tại đó mọi người ở những nơi khác nhau trao đổi thông tin trong thời gian thực qua Internet hoặc mạng nội bộ của công ty. Đây có thể là hình thức của một cuộc họp phòng họp được chuyển trực tuyến.

Nó cũng có thể là một hội thảo hoặc bài thuyết trình tương tác được phân phối trực tuyến và được gọi là Hội thảo trên web, hoặc Hội thảo trên web. Tài liệu được trình bày theo một trong hai cách này có thể được ghi lại và cung cấp sau này cho nhiều đối tượng hơn dưới dạng Webcast .

Trong khi một công ty có thể mua thiết bị và phần mềm và đào tạo nhân viên để điều hành các hội nghị Web tại chỗ, thì một lựa chọn ít tốn kém hơn có thể là sử dụng các dịch vụ của một công ty tổ chức hội nghị Web. Các công ty này có thể cung cấp mọi thứ từ máy chủ bên ngoài đến lập kế hoạch cuộc họp.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn cách bạn có thể tổ chức một hội nghị Web - từ công nghệ cần thiết đến các bước để tổ chức một hội nghị thực tế lại với nhau. Chúng tôi cũng sẽ xem xét các giải pháp hội nghị được tổ chức có thể làm cho việc này dễ dàng hơn. Và bạn cũng sẽ tìm hiểu thêm về các tiêu chuẩn bảo mật, các tùy chọn cho doanh nhân solo và một số công nghệ mới nhất hiện có. Trước tiên, hãy xem lý do tại sao bạn nên cân nhắc tổ chức một hội nghị Web.

Nội dung

1. Tại sao bạn nên tổ chức hội nghị web
2. Công nghệ cần thiết để tổ chức hội nghị web
3. Sử dụng Máy chủ Hội nghị Web
4. Lập kế hoạch Hội nghị trên Web
5. Tiêu chuẩn hội nghị web về quyền riêng tư và bảo mật
6. Tùy chọn hội nghị trên web của doanh nhân một mình
7. Công nghệ hội nghị trên web mới và đang phát triển

Bạn có thể tự hỏi mình, "Tại sao tôi nên tổ chức một hội nghị Web?" Có rất nhiều lý do để tổ chức hội nghị Web, bắt đầu với việc cải thiện giao tiếp theo thời gian thực, tăng hiệu quả và giảm chi phí.

Hội nghị trên web vẫn còn non trẻ. Chỉ 30 phần trăm các công ty được khảo sát bởi Wainhouse Research có bất kỳ loại sáng kiến ​​làm việc từ xa nào, trong đó hội nghị qua Web là phổ biến nhất. Nhưng các công ty đang nhận ra tiềm năng của nó.

Ví dụ: Desire2Learn Inc., một nhà phát triển hệ thống học tập dựa trên Web ở Ontario, đã chuyển sang hội nghị qua Web để giảm chi phí cho các đầu mối bán hàng đủ điều kiện giữa các trường học và cao đẳng ở Hoa Kỳ. Việc đưa một nhân viên bán hàng đến Bờ Tây có thể mất hai ngày và tốn 800 đô la - cho một cuộc họp kéo dài một giờ có thể kết thúc mà không bán được hàng [nguồn: Small Business Computing ].

Thay vì bay ra ngoài, các đại diện bán hàng giờ đây tổ chức một hội nghị Web trước tiên với một khách hàng tiềm năng. Người đại diện bán hàng có thể trình chiếu slide PowerPoint, trình diễn tương tác về phần mềm và cho phép khách hàng truy cập từ xa vào máy tính để tự mình dùng thử sản phẩm.

Hãy xem xét một số ví dụ khác để cho thấy cách Hội nghị trên web có thể hoạt động hiệu quả:

Hội nghị trên web cũng có thể hữu ích trong việc cung cấp cho người tiêu dùng và cổ đông thông tin họ cần khi ra mắt sản phẩm mới, trong đợt thu hồi sản phẩm hoặc vào thời điểm mà tin tức về công ty cần được giải thích hoặc làm rõ.

Đối với tất cả những lợi ích tiềm năng của nó, việc tổ chức một hội nghị Web không phải là điều khó khăn. Chuyển đến trang tiếp theo để tìm hiểu thêm về công nghệ cần thiết.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn công nghệ cần thiết để tổ chức hội nghị Web video. Về cơ bản, nhà cung cấp hội nghị trực tuyến cần một máy tính có liên kết Internet, Webcam hoặc máy quay video kỹ thuật số để phát video trực tiếp, Thoại qua IP (VoIP) cho âm thanh thời gian thực, phần mềm để điều phối cuộc họp và đủ dung lượng trên máy chủ và băng thông để đáp ứng hội nghị.

Công nghệ hội nghị truyền hình trên web có thể trở nên phức tạp với các tiện ích bổ sung giúp hội nghị thân thiện và tương tác hơn với người dùng. Ví dụ: máy chủ tổ chức hội nghị trực tuyến video có thể muốn các bản trình bày video trực tuyến hoặc slide được chuẩn bị sẵn - và điều đó yêu cầu phần mềm để tạo các bản trình bày, như Microsoft PowerPoint và Adobe Flash. Người tổ chức có thể cần các chương trình trò chuyện văn bản và nhắn tin tức thì để xử lý một phiên hỏi-đáp trực tiếp với những người tham gia. Hoặc người tổ chức có thể muốn người tham gia có thể tham gia bằng cách sử dụng trình duyệt Web của riêng họ thay vì phần mềm đặc biệt.

Các chương trình hội nghị trên web kết hợp trang Web và các công cụ giao tiếp Internet lại với nhau để tạo ra một môi trường họp tương tác, nơi những người tham gia có thể chia sẻ tài liệu trực tuyến và đóng vai trò tích cực trong quá trình ra quyết định theo thời gian thực. Các công cụ được kết hợp với nhau trong một chương trình hội nghị trên web bao gồm:

Các chương trình phần mềm này đôi khi kết hợp với các ứng dụng giao tiếp văn phòng hiện có của công ty, chẳng hạn như e-mail, lịch và nhắn tin. Điều này cho phép máy chủ hội nghị Web tự động lấy thông tin như tên người tham gia và địa chỉ e-mail từ các nguồn hiện có, như danh sách liên hệ e-mail, cho lời mời hội nghị.

Tùy thuộc vào chương trình, người thuyết trình hội nghị trên web cũng có thể:

Nhiều nhà cung cấp cung cấp phần mềm hội nghị trên web, chẳng hạn như Microsoft Live Meeting, Adobe Acrobat Connect, WebEx Event Center và những phần mềm khác. Nhưng thay vì chỉ bán phần mềm hội nghị trực tuyến để các công ty tự sử dụng, các nhà cung cấp hội nghị trực tuyến thường đi kèm phần mềm với dịch vụ lưu trữ, được cung cấp bởi một khoản phí đặt trước hàng tháng.

Trên trang tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét cách các dịch vụ đi kèm này có thể làm cho việc tổ chức hội nghị trực tuyến dễ dàng hơn.

Bạn có thể tự mình xử lý tất cả các chi tiết của hội nghị Web - từ lời mời và lập kế hoạch trước cho đến sự kiện và theo dõi sau hội nghị. Nhưng việc sử dụng máy chủ lưu trữ hội nghị Web có thể làm cho toàn bộ quá trình dễ dàng hơn.

Các công ty đóng vai trò là người tổ chức hội nghị trên web chuyên về phần mềm và dịch vụ để giúp một sự kiện diễn ra suôn sẻ. Ngoài bí quyết và công nghệ, các máy chủ tổ chức hội nghị trên web cũng có thể đảm nhận một số công việc để làm cho nhiệm vụ của bạn dễ dàng hơn.

Ở cấp độ cơ bản nhất, máy chủ tổ chức hội nghị trên web cung cấp không gian bạn cần. Bạn không thể có một hội nghị Web mà không có không gian máy chủ và băng thông để chứa nó. Thay vì chạy hội nghị Web trên máy chủ của công ty bạn, máy chủ tổ chức hội nghị Web cho phép bạn và những người tham gia đăng nhập vào máy chủ của họ bằng liên kết và mã truy cập.

Nhiều máy chủ tổ chức hội nghị Web cũng loại bỏ thời gian và kiến ​​thức chuyên môn cần thiết để cài đặt và duy trì phần mềm hội nghị Web trong nhà. Cả bạn và những người tham gia đều có thể tận dụng các tính năng như trò chuyện, chia sẻ tệp, bảng trắng, các cuộc thăm dò đơn giản và chia sẻ kết quả cũng như phát trực tuyến video mà không cần bất kỳ phần mềm đặc biệt nào. Tuy nhiên, bạn có thể cần tải xuống phần mềm để có các tính năng tương tác như thăm dò ý kiến ​​phức tạp và điều khiển từ xa máy tính để bàn của người tham gia.

Và các công ty tổ chức hội nghị trực tuyến cung cấp nhân viên hỗ trợ được đào tạo, chẳng hạn như người quản lý sự kiện để xử lý các chi tiết đăng ký và thiết lập, cũng như hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp để trả lời các câu hỏi trước hội nghị hoặc giải quyết bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào trong hội nghị.

Các công ty tổ chức hội nghị trên web khác nhau về cách họ định giá phần mềm và dịch vụ đi kèm. Các cách phổ biến nhất là:

Các công ty lớn hơn có thể mua nhiều giấy phép dựa trên tỷ lệ giấy phép riêng lẻ.

Nếu bạn định sử dụng một công ty tổ chức hội nghị trên web, bạn có hàng tá lựa chọn. Ngoài chi phí và loại giấy phép, đây là một số yếu tố khác mà bạn có thể muốn xem xét khi đưa ra lựa chọn của mình:

Không có hội nghị nào thành công nếu không có kế hoạch phù hợp. Trên thực tế, bạn có thể sẽ thấy mình dành nhiều thời gian cho việc lập kế hoạch hơn là cho chính hội nghị. Xem trang tiếp theo để biết thêm về việc lập kế hoạch cho một hội nghị Web thành công.

Sẽ không có hội nghị Web nào diễn ra suôn sẻ nếu không có kế hoạch đầy đủ. Lập kế hoạch cho một hội nghị Web không cần phải phức tạp. Hãy nghĩ về việc lập kế hoạch hội nghị Web của bạn như vậy cho bất kỳ bài thuyết trình trực tiếp nào - nhưng với một số cân nhắc về công nghệ được đưa vào.

Có lẽ bước đầu tiên là nhận ra rằng bạn không thể đợi đến phút cuối cùng để lên kế hoạch cho một hội nghị Web. Bạn sẽ cần phải bắt đầu sớm. Ví dụ, bạn sẽ cần phải sắp xếp một công ty lưu trữ, nếu bạn chưa sử dụng một công ty cho các hội nghị Web của mình hoặc xử lý chúng tại nhà.

Mặc dù mỗi hội nghị Web khác nhau, nhưng đây là một số bước để giúp bạn lập kế hoạch của mình.

Bảo mật là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị Web. Bạn muốn đảm bảo chỉ những người được mời tham dự - và bạn muốn biết rằng bảo mật hệ thống rất chặt chẽ. Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn các vấn đề bảo mật liên quan đến hội nghị Web.

Khi việc sử dụng hội nghị Web ngày càng phát triển, cả các công ty tham gia vào nó và các công ty cung cấp phần mềm hội nghị Web và dịch vụ lưu trữ đều nhận thấy sự cần thiết của các tiêu chuẩn hội nghị Web về quyền riêng tư và bảo mật.

Quyền riêng tư của hội nghị trên web bảo vệ hồ sơ nhân sự, cũng như thông tin cá nhân và sự tham gia của các cá nhân tham gia hội nghị. Bảo mật hội nghị trực tuyến bảo vệ thông tin mà công ty hoặc cơ quan chính phủ không muốn chia sẻ vì nó có thể ảnh hưởng đến kế hoạch hoặc lợi nhuận của công ty hoặc an ninh quốc gia. Các tiêu chuẩn hội nghị web sẽ giúp bảo vệ cả hai nhu cầu này.

Như với bất kỳ hoạt động nào sử dụng Internet, hội nghị Web đi kèm với rủi ro rằng tin tặc và các đối thủ của công ty có thể nghe thấy một hội nghị hoặc lấy thông tin từ đó. Trong hội nghị Web, dữ liệu được lưu trữ tạm thời trên máy chủ Internet dùng chung - thuộc về chính công ty hoặc công ty cung cấp dịch vụ lưu trữ. Đó là thời điểm dữ liệu dễ bị đánh cắp nhất.

Để bảo vệ, hầu hết các công ty tổ chức hội nghị Web đều áp dụng phương pháp tiếp cận ba phần để bảo mật dữ liệu trong hội nghị Web:

Mặc dù mỗi công ty lưu trữ có kiến ​​trúc bảo mật riêng, nhưng tất cả chúng đều tuân theo các tiêu chuẩn công nghiệp không chính thức. Các tiêu chuẩn Internet - giống như các tiêu chuẩn dành cho bảo mật hội nghị Web - thường dựa trên các thông số kỹ thuật do Lực lượng Đặc nhiệm Kỹ thuật Internet (IETF) phát triển. Các nhà sản xuất, công ty lưu trữ web và những người khác sau đó tự nguyện đồng ý với các tiêu chuẩn và tuân theo chúng.

Nhận thấy sự cần thiết, IETF đã thành lập Nhóm công tác hội nghị tập trung (XCON) vào năm 2003 để đề xuất các tiêu chuẩn cho hội nghị trực tuyến. XCON đang phát triển một bộ giao thức chuẩn hóa cho các hội nghị đa phương tiện, nơi cần các yêu cầu cấp quyền và bảo mật mạnh mẽ. Trong khi XCON vẫn đang làm việc trên các phần của vấn đề này, các công ty đang sử dụng một số khuyến nghị đã hoàn thiện trong kiến ​​trúc bảo mật của họ. Đó là lý do tại sao bạn có thể thấy XCON được đề cập trong các mô tả của các công ty lưu trữ về hệ thống bảo mật của họ.

Với tư cách là người chủ trì hội nghị Web, bạn có thể thực hiện hành động để đảm bảo hội nghị được bảo mật đầy đủ. Dưới đây là một số điều bạn có thể làm:

Cuối cùng, đừng ngừng suy nghĩ về vấn đề bảo mật khi hội nghị kết thúc. Ví dụ: đảm bảo rằng một công ty lưu trữ xóa dữ liệu bí mật khỏi máy chủ của họ ngay sau hội nghị. Hạn chế quyền truy cập vào hội nghị đã ghi và nếu bạn đang cung cấp podcast về hội nghị, hãy chỉnh sửa cẩn thận để xóa thông tin nhạy cảm.

Tiếp theo, hãy xem xét các tùy chọn hội nghị trên web có sẵn cho các doanh nhân đơn lẻ.

Nếu trọng tâm của bạn là bán hàng hoặc bạn làm việc với khách hàng trên khắp đất nước, bạn có thể là một trong nhiều doanh nhân cá nhân đang xem xét các lựa chọn hội nghị trên web của họ. Không phải thực hiện chuyến đi từ San Francisco đến Pittsburgh để gặp khách hàng có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc. Nhưng các tùy chọn hội nghị trên web có đủ rẻ để đáng xem xét không?

Câu trả lời có thể là "Có." Mặc dù các doanh nhân đơn lẻ và các doanh nghiệp nhỏ có thể không đủ khả năng mua một số dịch vụ mở rộng từ các công ty lưu trữ Web, nhưng phần mềm và dịch vụ hội nghị Web dành cho doanh nghiệp nhỏ ít tốn kém hơn vẫn có sẵn.

Bạn không cần nhiều để tổ chức một hội nghị Web đơn giản với chỉ một vài người tham gia. Nếu bạn có máy tính có liên kết Internet, Webcam, điện thoại hoặc Thoại qua IP ( VoIP ) cho âm thanh thời gian thực và phần mềm để điều phối cuộc họp, thì bạn đã sẵn sàng.

­

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một số giải pháp được lưu trữ trên web tiếp thị cho các cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ.

Adobe Acrobat Connect có thể cung cấp cho bạn một phòng họp cá nhân trực tuyến với giá dưới $ 40 mỗi tháng hoặc $ 400 mỗi năm. Dịch vụ này bao gồm các cuộc họp trực tuyến không giới hạn bất kỳ lúc nào với tối đa 15 người tham gia. Các tính năng bao gồm chia sẻ màn hình, bảng trắng, trò chuyện, âm thanh và video cũng như nhiều cấp độ bảo mật. Không giống như một số dịch vụ, tính năng này hoạt động với Mac OS X.

GotoMeeting.com, từ Citrix Systems, cho phép bạn tổ chức và tổ chức các cuộc họp trực tuyến không giới hạn với tối đa 15 người tham gia với mức phí $ 50 mỗi tháng hoặc $ 460 mỗi năm. Chi phí bao gồm khởi động cuộc họp từ các chương trình e-mail và nhắn tin tức thời, chia sẻ màn hình, công cụ vẽ màn hình, trò chuyện, báo cáo tham dự, chia sẻ ứng dụng, ghi và phát lại cuộc họp trên máy tính để bàn, và kiến ​​trúc giao tiếp an toàn tiên tiến.

IBM cung cấp giải pháp chi phí thấp với Lotus Sametime Unyte Plus. Nó bao gồm chia sẻ màn hình, con trỏ và chú thích, lập lịch phiên một cú nhấp chuột, hỗ trợ từ xa và mã hóa SSL (Lớp cổng bảo mật). Mức giá, tùy thuộc vào số lượng người tham gia, từ $ 30 mỗi năm cho người dẫn chương trình và một người xem đến $ 100 mỗi năm cho người dẫn chương trình cộng với bốn người xem và $ 450 mỗi năm cho người dẫn chương trình và tối đa 24 người xem.

Công nghệ mới đang cung cấp các hướng đi mới và nhiều lựa chọn hơn cho hội nghị Web. Tiếp theo, chúng ta hãy xem những gì đang ở phía trước.

Hội nghị qua web đã thay đổi cách các công ty kinh doanh và với công nghệ hội nghị web mới và đang phát triển, có thể còn nhiều thay đổi hơn ở phía trước. Hai trong số những bổ sung này cho công nghệ hội nghị Web là âm thanh VoIP và hội nghị HD.

VoIP, hay giao thức Thoại qua Internet, là một công nghệ hội nghị trên Web đang phát triển. VoIP chuyển đổi tín hiệu âm thanh tương tự thành dữ liệu kỹ thuật số có thể được truyền qua Internet. Hội nghị web ban đầu dựa vào đường dây điện thoại để kết nối những người tham gia và tổ chức để họ có thể tương tác trong thời gian thực. Tuy nhiên, hiện nay, một số công ty đang sử dụng VoIP để giao tiếp âm thanh đơn giản giữa máy tính và không cần điện thoại.

Ngoài phần mềm VoIP, tất cả những gì bạn cần cho âm thanh giữa máy tính với máy tính là micrô, loa, card âm thanh và kết nối Internet nhanh.

Hội nghị HD là một công nghệ hội nghị Web mới có thể không dành cho tất cả mọi người. HD đề cập đến "độ nét cao", như trong HDTV. HD cung cấp hình ảnh có độ phân giải sắc nét hơn do số lượng dòng quét liên tục trên màn hình tăng lên. Thông thường, HD đề cập đến 720 dòng quét liên tục hoặc tốt hơn trên màn hình ở tốc độ 60 giây.

Được áp dụng cho hội nghị Web, HD cung cấp hình ảnh rõ ràng, sắc nét hơn cho hội nghị. Nhưng tại thời điểm này, công nghệ này có những hạn chế của nó. Thứ nhất, bạn cần một Webcam với khả năng HD, giới hạn ở thời điểm này đối với một số ít kể cả Logitech Quickcam. Thêm vào đó, HD yêu cầu nhiều băng thông hơn so với hội nghị truyền hình tiêu chuẩn, hạn chế việc sử dụng nó trên Internet.

Nhưng các công ty tổ chức hội nghị trực tuyến đang khám phá công nghệ này. Ví dụ, phần mềm hội nghị trực tuyến và video e / pop của WiredRed Software có thể kết hợp một Webcam HD. Khi công nghệ HD tiến bộ, nó có thể tìm thấy nhiều hơn một ngôi nhà trong hội nghị Web.

Để biết thêm thông tin về Hội nghị trên web và các chủ đề liên quan, hãy xem các liên kết trên trang tiếp theo.

Những bài viết liên quan

Các liên kết tuyệt vời hơn