Theo định nghĩa đơn giản nhất, trợ lý văn phòng ảo là một nhân viên hợp đồng độc lập cung cấp các dịch vụ hành chính, sáng tạo hoặc kỹ thuật. Thông thường, điều đó có nghĩa là xử lý các loại nhiệm vụ tương tự như thư ký văn phòng hoặc người quản lý, nhưng thực hiện chúng từ văn phòng tại nhà, sử dụng thiết bị máy tính, phần mềm, điện thoại và kết nối Internet của chính trợ lý ảo [nguồn: Hiệp hội trợ lý ảo quốc tế ].
Dưới đây là một số tác vụ chung mà trợ lý văn phòng có thể thực hiện trong văn phòng ảo:
- Quản lý danh sách liên hệ và bảng tính khách hàng
- Duy trì lịch và thiết lập các cuộc họp
- Ghi chép và xử lý thư từ
- Sắp xếp việc đi lại
- Xử lý lập hóa đơn và kế toán
- Chuẩn bị và gửi bản tin e-mail
- Chuẩn bị, đối chiếu và gửi các đề xuất và tài liệu cuộc họp
- Gửi thông tin được yêu cầu cho khách hàng
- Xử lý các thắc mắc của khách hàng qua điện thoại hoặc e-mail
[nguồn: Doanh nhân và ABC News ]
Đối với loại công việc này, bạn có thể được trả từ 20 đến 45 đô la mỗi giờ. Các doanh nghiệp có thể cam kết trả tiền cho người giữ lại hàng tháng trong 10 hoặc 20 giờ thời gian của trợ lý ảo hoặc họ có thể mua các khoảng thời gian hàng giờ, để trợ lý tự do làm việc cho nhiều khách hàng tại một thời điểm. Trợ lý ảo thường đặt mức phí, dựa trên mức độ phức tạp của công việc và thời gian quay vòng trên các dự án cụ thể. Những công việc gấp rút tốn kém hơn những công việc có sự xoay vòng thường xuyên [nguồn: Nhật ký PR ].
Tùy thuộc vào ngành, thanh toán có thể được thiết lập khác nhau. Chẳng hạn, một đại lý bất động sản trả hoa hồng cho trợ lý văn phòng ảo của mình dựa trên số lần đóng hàng tháng chứ không phải tiền lương. Trợ lý của anh ta, sống ở một số bang, phụ trách quảng cáo, thiết kế và quản lý trang web cho anh ta trong khi anh ta tập trung vào việc bán và niêm yết nhà [nguồn: Realty Times ].
Bằng cách chuyên về các dịch vụ mà họ cung cấp hoặc các doanh nghiệp mà họ hỗ trợ, các trợ lý văn phòng ảo có kinh nghiệm thường có thể yêu cầu mức phí cao hơn lên đến 100 đô la một giờ. Bạn có thể tính thêm phí cho những điều này và các lĩnh vực chuyên môn khác:
- Dịch và chuẩn bị tài liệu viết song ngữ hoặc tài liệu trực tuyến
- Phiên âm y tế
- Nghiên cứu thị trường
- Nghiên cứu Internet chuyên ngành
- Kiến thức ngành về công nghệ, dịch vụ tài chính, luật hoặc chăm sóc sức khỏe
- Phát triển và duy trì các trang web
[nguồn: HomeOfficeMag ]
Để thành công với vai trò trợ lý ảo cần có kỹ năng, địa chỉ liên hệ và tổ chức cá nhân. Bạn phải có khả năng thiết lập lịch trình làm việc của riêng mình, dựa trên nhu cầu của khách hàng và tuân thủ nó. Và bạn cần có thể tự mình tạo ra tác phẩm chất lượng cao.
Dưới đây là những năng lực cốt lõi mà Alliance for Virtual Business khuyến nghị bạn nên có:
- Thúc đẩy và quyết tâm để thấy khách hàng thành công
- Khả năng làm việc như một phần của nhóm
- Kỹ năng dịch vụ khách hàng xuất sắc
- Hiểu biết cơ bản về hoạt động kinh doanh, bao gồm lập ngân sách, lập kế hoạch kinh doanh và tiếp thị, hợp đồng và thỏa thuận và quản lý thời gian
- Sẵn sàng thừa nhận và sửa chữa sai lầm
- Tôn trọng tài sản trí tuệ của người khác (không đạo văn hoặc vi phạm bản quyền phần mềm)
- Kỹ năng tổ chức tốt
- Kỹ năng chính tả, ngữ pháp và dấu câu tốt
Bạn cũng sẽ cần công nghệ hiện tại, bao gồm một máy tính đáng tin cậy, kết nối Internet, điện thoại có hộp thư thoại hoặc máy trả lời, máy fax hoặc khả năng fax của máy tính, phần mềm kinh doanh và truyền thông cũng như phần mềm chống vi-rút. Bạn sẽ cần phải sử dụng thành thạo phần mềm này, cùng với e-mail, Internet và nhắn tin tức thì.
Nếu bạn đã sẵn sàng chuyển sang văn phòng ảo, hãy chuyển đến trang tiếp theo để tìm hiểu về đào tạo.
