10 mẹo để có bài thuyết trình PowerPoint hiệu quả hơn

Nhìn vào màn hình thuyết trình, nhìn vào đồng hồ tích tắc chậm trên tường, nhìn vào màn hình thuyết trình, nhìn vào điện thoại di động đang vẫy gọi - hãy chống lại sự cám dỗ tắt tiếng và chơi Angry Birds cho đến khi cơn hấp hối của cuộc tụ họp công ty rùng rợn này kết thúc.

Tất cả chúng tôi đã ở đó: cuộc họp nhân viên không bao giờ kết thúc. Những gì bắt đầu như một bài thuyết trình thú vị tiềm năng về một công ty khởi nghiệp mới hoặc sáng kiến ​​sắp tới của công ty đã trở thành "cái chết của PowerPoint". Khi người thuyết trình cuối cùng ngừng lải nhải và đèn bật trở lại, tất cả những gì bạn có thể nhớ là bạn gần như ngủ quên - và bạn bẽn lẽn tự hỏi liệu có ai để ý không.

Không cần biết thêm, đây là 10 mẹo hữu ích để tận dụng tối đa bản trình bày PowerPoint để khán giả của bạn không bị buồn ngủ khi bước ra khỏi cuộc họp tiếp theo của bạn.

1. Huấn luyện trước khi thử
2. Bản trình bày đầu tiên, thứ hai PowerPoint
3. Biết đối tượng của bạn
4. Kể một câu chuyện
5. Hiển thị nó, không viết nó
6. Ôm màu - Cẩn thận
7. Tuân theo Quy tắc 10
8. Giữ cho nó ngắn
9. Giữ cho nó rõ ràng
10. Bỏ qua hoàn toàn

Giống như hầu hết các trách nhiệm cần thiết để điều hướng thành công môi trường văn phòng, tạo một bản trình bày PowerPoint hiệu quả là một kỹ năng cần có. Đó cũng là một trong những điều thường bị bỏ qua trong quá trình đào tạo, cho dù nỗ lực học tập đó được hoàn thành một cách độc lập hay trong môi trường làm việc. Điều quan trọng là đảm bảo rằng bạn nắm bắt đầy đủ những điều nên làm và không nên làm để cung cấp một bản trình bày PowerPoint tốt trước khi bạn bước vào một căn phòng chật kín khán giả; nếu không, bất kỳ thông tin quan trọng nào bạn phải chuyển tiếp sẽ có thể bị mất hoàn toàn đối với người nghe của bạn.

Và hơn thế nữa, trong hầu hết các môi trường chuyên nghiệp, không ai có khả năng tiếp cận người thuyết trình sau một bài thuyết trình PowerPoint khủng khiếp để cho họ biết nó khủng khiếp như thế nào và đưa ra ý kiến. Một tràng pháo tay bơ phờ sau đó là những cái ngáp ngáp ngáp ngáp dài và chạy đi tìm máy pha cà phê có thể là manh mối duy nhất mà chiếc ghế họp tồi tàn của chúng tôi nhận được rằng có thể có điều gì đó không ổn trong phong cách dàn dựng của anh ta hoặc cô ta.

Vì vậy, cạm bẫy đầu tiên cần tránh trên đường đến với một bài phát biểu PowerPoint tuyệt vời là gì? Tìm hiểu trên trang tiếp theo.

Sai lầm lớn nhất mà mọi người thường mắc phải khi tạo bản trình bày PowerPoint là họ làm cho các trang chiếu trở thành tiêu điểm. Nhiều người trong số các bạn có lẽ vẫn bị ám ảnh bởi các giáo viên trung học và giáo sư đại học, những người trầm ngâm đọc gần như chính xác những gì đang được chiếu trên màn hình - cho dù bằng máy chiếu trường học cũ hay trên một phương tiện kỹ thuật số mới hơn - mà không có bất kỳ sự trau chuốt hay bổ sung nào về học thuật. Thật buồn tẻ và lặp đi lặp lại.

Cần chú ý đến người thuyết trình và câu chuyện hấp dẫn mà họ phải kể. PowerPoint có hiệu quả trong việc cung cấp thông tin bổ sung, như đồ thị đơn giản, nhiều màu sắc hoặc hình ảnh có liên quan khác, nhưng không bao giờ được là nguồn thông tin chính. Điều tồi tệ nhất mà một người thuyết trình có thể làm là quay lại và đọc từ PowerPoint. Nếu tất cả thông tin đã được hiển thị trên màn hình, thì người nói không cần phải lan man về nó [nguồn: Giá ].

Với yếu tố cơ bản này, chúng ta hãy bắt đầu đi sâu vào việc phát triển một bản trình bày PowerPoint thành công.

Dự đoán hành động cho đám đông

Khi cung cấp bản trình bày PowerPoint, điều quan trọng là phải luôn di chuyển. Không chặn màn hình quá nhiều, ngay cả khi bạn chuyển từ bên này sang bên kia của hình chiếu. Thu hút khán giả bằng cách tiến tới và rời xa họ, thu hút họ đến với bạn, người thuyết trình và với công việc của bạn, các trang trình bày PowerPoint.

Khi bạn bắt đầu chuẩn bị một bản trình bày PowerPoint, hãy cân nhắc xem bạn sẽ nói chuyện với ai. Một lớp học nhồi nhét những học sinh mới vào nghề? Một phòng họp âm u bao gồm các ủy viên hầu như không chăm chú ? Một phòng họp chật cứng các đồng nghiệp kỳ cựu? Một sếp mới tiềm năng mà bạn đang cố gắng gây ấn tượng?

Bạn sẽ muốn điều chỉnh thông điệp và định dạng bản trình bày của mình dựa trên một số yếu tố, chẳng hạn như trình độ kiến ​​thức hiện tại mà khán giả của bạn có về chủ đề và mức độ thu hút họ. Nếu họ nắm bắt được khá một chút và (tốt hơn) đã rất hào hứng khi nghe những gì bạn nói, thì bạn có thể đi sâu vào chi tiết hơn. Mặt khác, nếu họ không biết gì về chủ đề bạn sắp trình bày hoặc (tệ hơn) nghi ngờ rằng họ sẽ bị thuyết phục bởi bài nói của bạn, bạn sẽ muốn đảm bảo PowerPoint của mình đặc biệt đơn giản và dễ hiểu. Đặc biệt trong trường hợp thứ hai, hãy thực sự tập trung vào việc để lời nói của bạn giải thích, đặc biệt là khi thuyết phục họ về bất kỳ ý tưởng phức tạp nào bạn cần truyền đạt.

Mục tiêu của bất kỳ bài thuyết trình nào là thu hút khán giả về một ý tưởng. Đó có thể là lời rao đầu tư vào một công ty mới, kế hoạch tổ chức lại doanh nghiệp hoặc đề xuất cho một dự án nghiên cứu khoa học. Để khán giả hiểu được bài thuyết trình về mặt trí tuệ cũng như cảm xúc, bài thuyết trình cần được kể như một câu chuyện - một câu chuyện gắn kết. Khán giả cần biết ba điều:

Trang trình bày phải truyền đạt ba ý tưởng đơn giản đó được hỗ trợ bởi các câu lệnh văn bản đơn giản, hình ảnh và đồ thị mạnh mẽ. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, hãy cố gắng không quá đặt nặng vào khía cạnh văn bản - hãy để câu chuyện bạn đang kể phát ra trên các trang trình bày, và hãy nhớ rằng, chúng ta sẽ tìm hiểu ở trang tiếp theo, thấy là tin.

Cho nó với Gusto

Nếu bạn đang cảm thấy buồn chán hoặc không có hứng thú với những gì mình đang nói, tốt hơn hết bạn nên tin rằng khán giả của mình cũng vậy. Thái độ chào đón, khuyến khích và lạc quan có thể giúp thu phục ngay cả những người hoài nghi cứng rắn nhất và sự nhiệt tình phân phối tổng thể có thể giúp bạn thu hút khán giả một cách lâu dài.

Con người là những người học hỏi trực quan cao. Bộ não của chúng ta dễ dàng ghi nhớ một hình ảnh mạnh mẽ, độc đáo hơn nhiều so với một loạt các sự kiện và số liệu. PowerPoint là một chương trình tuyệt vời, dễ sử dụng để tạo hàng chục loại đồ thị và biểu đồ khác nhau. Hãy nhớ rằng đồ thị càng đơn giản và càng lớn thì càng tốt. Ví dụ: nếu bạn muốn về nhà khi PC chạy Windows kiểm soát phần lớn thị trường máy tính gia đình, hãy hiển thị biểu đồ hình tròn với một phần lớn của chiếc bánh được tô màu đỏ và từ "PC". Bất kể bạn trích dẫn bao nhiêu số liệu thống kê, hình ảnh này sẽ đưa thông điệp về nhà nhanh hơn và sẽ gắn bó với khán giả lâu hơn.

Trên thực tế, phần hình ảnh thuần túy của bản trình bày PowerPoint của bạn sẽ chịu trách nhiệm chính về khoảng 55% tác động của bạn đối với khán giả, so với 38% về những điều bạn nói và 7% văn bản bạn trích dẫn trên mỗi slide [nguồn: Giá ].

Tâm lý học về màu sắc là một lĩnh vực thú vị và bạn có thể dựa vào đó để tạo ra một bản trình bày PowerPoint thành công. Bạn muốn sử dụng những màu sắc có ý nghĩa và đáng nhớ, nhưng bạn không muốn quá bận rộn hoặc lòe loẹt. PowerPoint là một chương trình cực kỳ linh hoạt, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn cần phải khai thác mọi mánh lới quảng cáo và thủ thuật thiết kế có sẵn.

Thay vào đó, hãy tìm cách kết hợp màu sắc có thể hỗ trợ bạn cung cấp cả chi tiết ngữ cảnh và tác động cảm xúc trong mỗi trang trình bày bạn tạo ra, để chúng hỗ trợ thông điệp của bạn một cách cô đọng, rõ ràng và trực quan. Sự tương phản sống động hoặc sự cân bằng nhẹ nhàng có thể được yêu cầu để giúp đưa ra quan điểm của bạn. Bằng cách sử dụng các màu bổ sung (những màu đối lập trên bánh xe màu) và các màu tương tự (những màu liền kề trên bánh xe màu), bạn có thể ảnh hưởng đến cách khán giả cảm nhận thông điệp của bạn. Ngoài ra, hãy để màu sắc làm việc cho bạn. Màu xanh lá cây thường được kết hợp với cả hành động (chẳng hạn như ở đèn giao thông) và sự giàu có (đồng bạc xanh cũ), vì vậy bạn có thể muốn sử dụng nó một cách chiến lược nếu bạn đang hy vọng truyền tải những tình cảm này.

Trên trang tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn phong cách đặc trưng của một chuyên gia Internet khi nói đến ứng dụng này của Microsoft.

Bay màu

Một số màu có thể trông khác khi hiển thị trên màn hình máy chiếu. Đó là một ý tưởng thông minh để thực hiện chạy thử nghiệm để đảm bảo rằng trình chiếu được xây dựng cẩn thận của bạn trông không kỳ lạ trên máy móc có sẵn khi thời điểm của sự thật đến. Bạn cũng có thể đảm bảo các trang trình bày của mình có đủ độ tương phản để có thể đọc rõ ràng ở khoảng cách thích hợp và vừa ý để khán giả dễ dàng tiếp cận - ngay cả khi một số khán giả đó bị mù màu.

Guy Kawasaki - cựu "nhà truyền bá chính" của Apple, nhà đầu tư mạo hiểm và chuyên gia nói chuyện chuyên nghiệp - đã thiết lập "Quy tắc 10 của Kawasaki" nổi tiếng, trong đó ông chỉ sử dụng 10 slide trong một bài thuyết trình PowerPoint, thường nằm trong top 10. Các trang trình bày đó thường không bao gồm nhiều hơn một câu hoặc một cụm từ và một hình ảnh hỗ trợ. Cả 10 đều mang đến cho khán giả những tín hiệu hình ảnh mạnh mẽ củng cố thông điệp mà Kawasaki đang truyền tải. Và vì khán giả biết rằng sẽ chỉ có 10 trang trình bày, họ biết khi nào bài thuyết trình sắp kết thúc.

Kawasaki gợi ý một luồng tường thuật ổn định cho 10 trang trình bày này. Ví dụ, bắt đầu với vấn đề trên trang chiếu số 1 và giải pháp trên trang trình bày số 2, tất cả các bước xuống dòng thời gian ở trang số 9 và lời gọi hành động tóm tắt trên trang trình bày số 10 [nguồn: Kawasaki ].

Vậy Kawasaki giới thiệu những hình vẽ PowerPoint này thường tồn tại trong bao lâu? Chúng tôi sẽ cho bạn biết tiếp theo.

Không ai phàn nàn về việc bài thuyết trình PowerPoint quá ngắn. Thứ hai, khán giả cảm thấy nhàm chán và ngừng chú ý, bài thuyết trình sẽ mất hiệu quả. Trên thực tế, mọi người không chỉ ngừng xử lý thông tin mới mà còn bắt đầu bực bội với người thuyết trình vì đã lãng phí thời gian của họ. Ví dụ, Kawasaki cho rằng một bài thuyết trình PowerPoint lý tưởng nên kéo dài không quá 20 phút.

Điều đó để lại thời gian cho phần câu hỏi và câu trả lời trong cuộc họp kéo dài 30- hoặc 60 phút và đảm bảo bạn tận dụng tối đa thời gian của mọi người. Khi lập kế hoạch tường thuật sẽ đi kèm với bài thuyết trình của bạn, hãy đảm bảo rằng những điểm chính của bạn đã được mài dũa. Bạn có thể quyết định loại bỏ hoàn toàn những điểm ít quan trọng hơn.

Thời gian là tất cả

Mỗi khi một trang trình bày mới bật lên, hãy chắc chắn cho khán giả một vài phút để hiểu những gì họ đang xem. Khi họ đã có thể quét màn hình, đã đến lúc bắt đầu câu chuyện bạn đang kể. Nhân tiện, nếu bạn có quá nhiều văn bản, tốc độ đọc của họ sẽ chạy trước tốc độ nói của bạn và toàn bộ mục đích của việc có người nói sẽ bị mất.

Nếu bạn phải đưa văn bản vào bản trình bày PowerPoint của mình, hãy chọn một phông chữ lớn. Kawasaki cho biết phông chữ không được nhỏ hơn 30 điểm, với lưu ý rằng nếu bạn có thể xác định trước thời hạn người lớn tuổi nhất trong phòng, bạn có thể giảm một nửa tuổi của họ và sử dụng đó làm tiêu chuẩn phông chữ. Vì vậy, giả sử khán giả lớn tuổi nhất của bạn là 50, bạn có thể sử dụng phông chữ cỡ 25.

Những đề xuất về kích thước này phục vụ một số mục đích. Đối với người mới bắt đầu, bạn không thể điền toàn bộ văn bản trên mỗi trang chiếu, điều này giúp loại bỏ bất kỳ độ dài nào mà bạn có thể muốn đưa vào dạng viết. Điều này có nghĩa là bạn, người thuyết trình, bắt buộc phải truyền đạt câu chuyện của riêng bạn trong khi cắt giảm các yếu tố gây xao nhãng.

Khi nói đến các thủ thuật PowerPoint, gợi ý tiếp theo và cuối cùng của chúng tôi hơi khác một chút, nhưng rất đáng xem xét.

Trong một số trường hợp, tốt hơn hết bạn nên bỏ qua thùng bột PowerPoint hoàn toàn. Như chúng tôi đã chỉ ra, việc chuẩn bị một bản trình bày hoàn hảo và có hiệu quả cao bằng cách sử dụng PowerPoint làm công cụ trực quan đầy thách thức, vì vậy tốt hơn hết là bạn nên tránh hoàn toàn địa hình [nguồn: Kawasaki ].

Thay vào đó, bạn có thể trình bày và phổ biến hậu cần trực quan và các chi tiết khác trước hoặc sau khi bạn nói, để khán giả của bạn có thể tận hưởng lợi ích của việc xem thêm thông tin chi tiết liên quan đến kế hoạch hành động của bạn mà không làm bạn, người trình bày phân tâm.

Để biết thêm thông tin về các bản trình bày PowerPoint và các chủ đề kinh doanh liên quan, hãy xem các liên kết theo sau.

Những bài viết liên quan