Hãy bắt đầu làm việc tại một văn phòng tại nhà, và trước khi bạn biết điều đó, các chồng giấy đang chất lên ở mọi ngóc ngách - trừ khi bạn cam kết có một văn phòng không giấy tờ ngay từ đầu. Thật không may cho hầu hết chúng ta, một văn phòng tại nhà không giấy tờ là một ý tưởng hơn là một thực tế.
Một khi một đống giấy lộn xộn không cân bằng hoặc các ghi chú của khách hàng mất quá nhiều thời gian để tìm thấy trong cuộc họp qua điện thoại, khái niệm không cần giấy tờ sẽ trở thành một suy nghĩ thoáng qua. Đối mặt với nó. Giấy đã len lỏi vào văn phòng của bạn, tạo thành một ngôi nhà và có kế hoạch ở lại - cho đến khi bạn phát triển các hệ thống không cần giấy tờ để loại bỏ nó.
Điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần kiểm soát, xem xét các hệ thống điện tử như quản lý dữ liệu, quản lý tài liệu và phần mềm không cần giấy tờ - và nói chung, tìm ra cách hoạt động của các văn phòng tại nhà không giấy tờ và cách bạn có thể làm cho một văn phòng làm việc cho mình. Thực hiện từng bước một và quá trình đó dễ dàng hơn bạn nghĩ. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn các bước để bắt đầu, công nghệ có thể trợ giúp và các ý tưởng để quản lý tài liệu không cần giấy tờ.
Bạn sẽ không bao giờ có một văn phòng hoàn toàn không có giấy tờ, bởi vì một số giấy tờ - như chứng thư, tài liệu công chứng hoặc biên lai - cần được lưu vì lý do pháp lý, tài chính hoặc thuế. Nhưng bạn có thể rõ ràng về mọi thứ khác. Ngoài việc giải phóng không gian và dọn dẹp sự lộn xộn, bạn sẽ tìm thấy nhiều lợi ích khác để làm cho văn phòng của bạn không còn nhiều giấy tờ:
- Hiệu quả hơn - Tiết kiệm 10 phút bạn đã bỏ ra để tra cứu giấy tờ khi đang sử dụng điện thoại bằng cách nhấp vào tệp máy tính.
- Tiết kiệm hơn - Tiết kiệm tiền mua tệp, tủ tài liệu, mực máy in và chính giấy.
- Thông tin dễ tiếp cận hơn - Đừng lo lắng về việc mang theo 10 pound báo cáo và ghi chú trong một chuyến đi ra khỏi thành phố hoặc xuyên thị trấn đến một cuộc họp khách hàng. Bạn có thể lấy thông tin bạn cần từ máy tính của mình và chia sẻ tài liệu với cộng tác viên hoặc khách hàng qua e-mail hoặc fax điện tử.
- Thông tin an toàn hơn - Giữ tài liệu bí mật được khóa an toàn trong các tệp điện tử mà chỉ bạn mới có thể truy cập. Bạn cũng sẽ không phải lo lắng về việc giấy bị hỏng.
- Thân thiện hơn với môi trường - Giúp giảm lượng giấy tạo ra hàng năm. Hiệp hội Giấy và Rừng Hoa Kỳ ước tính rằng doanh nghiệp điển hình tạo ra 1,7 pound nguyên liệu cho mỗi người mỗi ngày, hầu hết là giấy tái chế cao cấp.
Nếu bạn đã sẵn sàng, hãy xem cách bạn có thể bắt đầu trên con đường không cần giấy tờ. Đi đến trang tiếp theo để tìm hiểu.
