Nếu bạn đang chuyển đến một văn phòng tại nhà không cần giấy tờ, các chuyên gia khuyên bạn nên thực hiện từng bước một. Nếu bạn cố gắng thực hiện quá nhiều thay đổi cùng một lúc, bạn có thể sẽ cảm thấy quá tải và tiếp tục không có giấy tờ. Nhận biết rằng đó là một quá trình liên tục đòi hỏi các giải pháp không cần giấy tờ và một hệ thống quản lý tài liệu. Nhưng nó sẽ không xảy ra cùng một lúc. Hãy xem xét những câu hỏi này khi bạn định viết không cần giấy tờ:
- Bạn có thể tái chế giấy gì vì bạn không cần nó nữa? Tạp chí cũ, tài liệu tiếp thị lỗi thời, ghi chú sâu rộng cho các dự án đã hoàn thành, hồ sơ từ khách hàng cũ và mẫu công việc từ 15 năm trước có thể có thể rời khỏi văn phòng tại nhà của bạn mãi mãi. Sau khi chúng biến mất, hãy xem lại tờ giấy còn lại để đảm bảo rằng bạn vẫn cần nó. Nếu không, hãy gửi nó vào thùng tái chế hoặc máy hủy. Di chuyển giấy tạm thời, chẳng hạn như những ghi chú bạn đã ghi trong khi nghe điện thoại, ra khỏi cửa càng nhanh càng tốt. Nhiếp ảnh gia: Dusko Miljanic | Đại lý: Dreamstime Để loại bỏ đống giấy tờ, hãy đăng ký ngân hàng trực tuyến.
- Bạn có thể chuyển giấy nào sang không cần giấy chỉ với một nút bấm qua Internet? Bạn có thể loại bỏ séc, hóa đơn tiện ích và tín dụng, cũng như báo cáo ngân hàng và đầu tư bằng cách sử dụng máy tính của mình để lấy sao kê và thanh toán hóa đơn điện tử. Chuyển càng nhiều chức năng này sang điện tử càng tốt. Tuy nhiên, hãy cẩn thận tiếp tục theo dõi các tài khoản thường xuyên như bạn đã làm trên giấy tờ để tránh bị bất ngờ.
- Bạn có thể xử lý giấy gì bằng điện tử? Chuẩn bị và lưu hóa đơn trên máy tính của bạn và gửi chúng qua e-mail hoặc fax điện tử. Sử dụng phần mềm kế toán hoặc tài chính cá nhân để xử lý tài chính doanh nghiệp của bạn theo phương thức điện tử. Sắp xếp cuộc họp và xác nhận trực tuyến. Và hãy nghĩ xem bạn cần tài liệu trên giấy như thế nào trước khi in chúng ra.
- Làm thế nào bạn có thể chuyển đổi giấy đến sang kỹ thuật số? Quét và lưu trữ danh thiếp, thông tin khách hàng, sơ đồ và đề xuất dưới dạng tệp điện tử, chẳng hạn như PDF. Nếu khách hàng của bạn đồng ý, hãy ký hợp đồng bằng giấy, scan chúng và gửi lại qua fax điện tử. Bạn sẽ cần quyết định phải làm gì với hồ sơ giấy đã tồn tại. Bạn muốn quay lại bao lâu để quét những tài liệu này?
- Bạn sẽ xử lý việc quản lý dữ liệu như thế nào? Bạn có thể loại bỏ giấy, nhưng bạn không thể loại bỏ thông tin. Nếu không có giấy, bạn vẫn cần lưu trữ và tìm tệp, gửi thông tin, giữ bí mật một số thông tin và đảm bảo bạn có nhiều bản sao của các tệp quan trọng. Để thực hiện điều này, bạn sẽ cần một hệ thống tệp điện tử an toàn, thủ tục nộp đơn dễ dàng, quy trình sao lưu thường xuyên, phần mềm và phần cứng để thực hiện tất cả những điều này.
Tiếp theo, chúng ta hãy xem xét công nghệ có thể làm cho văn phòng tại nhà của bạn không tốn nhiều giấy tờ hơn.
