Nhiều công ty cung cấp công nghệ không cần giấy tờ có thể giúp bạn chế ngự con quái vật giấy cho văn phòng làm việc không cần giấy tờ của bạn. Trong khi nhiều hệ thống quản lý dữ liệu, quản lý tài liệu và các hệ thống không cần giấy tờ khác hướng đến các công ty lớn hơn với ngân sách lớn hơn, bạn có thể tìm thấy các hệ thống không cần giấy tờ cho văn phòng gia đình hoạt động ở quy mô nhỏ hơn. Chúng ta sẽ xem xét thêm về quản lý tài liệu trên trang tiếp theo, nhưng chúng ta hãy xem xét công nghệ khác ở đây.
- Khái niệm cơ bản - Bạn chắc chắn đã có một máy tính có kết nối Internet, mà bạn sẽ cần cho ngân hàng điện tử, e-mail và các chức năng khác. Bạn cũng có thể có một máy in, mà bạn có thể sử dụng để tạo tài liệu PDF để lưu trữ trên ổ cứng - và đôi khi để in ra giấy. Bạn sẽ có thể tiết kiệm trên giấy với một máy in in trên cả hai mặt của tờ giấy.
- Máy quét - Với máy quét, bạn có thể tạo hình ảnh kỹ thuật số từ tài liệu giấy, lưu dưới dạng PDF và sau đó lưu trữ dưới dạng điện tử trên máy tính của bạn hoặc chia sẻ chúng với người khác qua e-mail hoặc trên đĩa. Nếu bạn chưa có máy quét, bạn có thể muốn mua một chiếc để đỡ tốn giấy.
- Điện thoại thông minh - Điện thoại thông minh như BlackBerry hoặc iPhone kết hợp khả năng của điện thoại di động và trợ lý kỹ thuật số cá nhân (PDA). Bạn có thể sử dụng nó để ghi và lưu trữ các ghi chú, đọc và gửi e-mail, v.v. Bạn sẽ có thể loại bỏ các mẩu giấy, sử dụng sổ địa chỉ điện tử và giữ liên lạc mọi lúc mọi nơi.
- Sao lưu dữ liệu - Với thông tin quan trọng hiện được lưu trữ trên máy tính của bạn, bạn không thể để mất dữ liệu nếu máy tính của bạn gặp sự cố. Trừ khi bạn phải lưu trữ nhiều thứ, nếu không thì ổ đĩa CD hoặc USB flash có thể đủ để sao lưu dữ liệu từ máy tính của bạn một cách thường xuyên. Một CDR (có thể ghi một lần) chứa khoảng 700 megabyte dữ liệu, trong khi một số ổ đĩa flash có thể lưu trữ tới 2 gigabyte. Bạn sẽ muốn đặt lịch sao lưu thường xuyên, có thể một lần một tuần, để bạn không quên thực hiện.
- Giải pháp bảo mật - Đừng bỏ qua nhu cầu bảo vệ thông tin của bạn khỏi những kẻ trộm mạng bằng phần mềm bảo vệ chống vi-rút và có thể là tường lửa, chương trình hoặc thiết bị phần cứng lọc thông tin đến từ kết nối Internet vào mạng riêng của bạn.
- Fax điện tử - Fax điện tử lấy giấy ra khỏi quá trình fax và loại bỏ nhu cầu sử dụng máy fax thông thường. Bằng cách đăng nhập với một công ty cung cấp dịch vụ này, bạn có thể gửi và nhận fax trực tiếp từ máy tính của mình qua e-mail hoặc Web. Các bản fax đến từ các máy thông thường được chuyển sang dạng ảnh kỹ thuật số và được gửi đến hộp thư điện tử của người nhận.
- Các lựa chọn khác - Công nghệ luôn phát triển để làm cho văn phòng tại nhà không cần giấy tờ trở nên dễ dàng hơn. Một trong những lựa chọn như vậy cần xem xét là công nghệ như NeatShoeBox , quét các tài liệu như biên lai và danh thiếp, lấy thông tin quan trọng ra khỏi chúng và sau đó xuất dữ liệu sang các ứng dụng như Quicken, Microsoft Excel và Outlook.
Tiếp theo, chúng ta hãy xem xét quản lý tài liệu không cần giấy tờ và xử lý giấy mà bạn không thể loại bỏ khỏi văn phòng tại nhà của mình.
