Quản lý tài liệu không cần giấy

Hệ thống quản lý tài liệu là một phần quan trọng của văn phòng tại nhà không cần giấy tờ. Giống như tài liệu giấy, tài liệu kỹ thuật số hoặc điện tử cần được lưu trữ để chúng có thể được truy xuất và sử dụng khi cần thiết. Để có một văn phòng không giấy tờ hiệu quả, bạn cần có một hệ thống quản lý các tài liệu cần thiết này.

Tuy nhiên, không có văn phòng nào có thể hoàn toàn không có giấy tờ. Một số tài liệu phải còn trên giấy có nghĩa là văn phòng tại nhà của bạn chỉ có thể là giấy ít hơn. Và nhiều người trong chúng ta chỉ đơn giản là cảm thấy thoải mái hơn khi sử dụng giấy để thực hiện một số công việc của mình. Vì vậy, bất kỳ hệ thống quản lý tài liệu nào bạn đặt cùng nhau đều phải quản lý sự kết hợp giữa điện tử và giấy cho một văn phòng "ít giấy".

Như được thiết kế cho các công ty lớn, hệ thống quản lý tài liệu biến giấy thành hình ảnh kỹ thuật số dưới dạng PDF có thể được lưu trữ điện tử và tìm kiếm hoặc chỉnh sửa với một số phần mềm. Các hệ thống này cũng có thể cải thiện việc nộp hồ sơ điện tử, truy xuất và truy cập an toàn vào thông tin - và chúng có thể rất tốn kém.

Tuy nhiên, đơn giản nhất, hệ thống quản lý tài liệu bao gồm một máy quét và phần mềm chuyển đổi tài liệu giấy sang PDF điện tử. Và bạn có thể nhận được phần mềm ít tốn kém hơn để làm cho các tệp PDF có thể tìm kiếm và chỉnh sửa được. Dưới đây là một số tùy chọn:

Bạn sẽ cần phát triển hệ thống của riêng mình để quản lý các tệp điện tử. Dưới đây là một vài gợi ý:

Hãy nhớ rằng bạn cũng sẽ phải duy trì các tệp giấy và làm sạch chúng vào cuối mỗi năm, mặc dù các tệp này sẽ nhỏ hơn nhiều so với trước đây. Các tài liệu này bao gồm các tài liệu đã được công chứng và các tài liệu bạn cần để chuẩn bị thuế của mình.

Barry Steiner, một CPA Chicago và cựu nhân viên IRS cho biết: Mặc dù bạn có thể bị cám dỗ để quét biên lai và ném bản gốc trên giấy, nhưng đừng làm vậy. Bạn có thể cần chúng để làm bằng chứng cho việc kiểm tra thuế. Steiner khuyên bạn nên giữ tất cả các hóa đơn, hóa đơn, biên lai và séc đã hủy liên quan đến chi phí được khấu trừ trong ba năm sau khi nộp đơn khai thuế. Tại thời điểm đó, anh ta nói, hãy cắt nhỏ chúng để ngăn chặn hành vi trộm cắp [nguồn: phỏng vấn qua e-mail với Barry Steiner].

Như Abigail Sellen và Richard Harper, tác giả của The Myth of the Paperless Office đã chỉ ra rằng, không có văn phòng nào có thể hoàn toàn không có giấy. "Thay vì theo đuổi lý tưởng về văn phòng không giấy, [mọi người] nên hướng tới một tương lai trong đó các công cụ tài liệu giấy và điện tử hoạt động đồng bộ", họ viết trong cuốn sách [nguồn: The Myth of the Paperless Office của Abigail Sellen và Richard Harper, MIT Press, 2001, trang 21].

Để biết thêm thông tin về văn phòng không cần giấy tờ và các chủ đề liên quan, hãy xem các liên kết bên dưới.

Những bài viết liên quan

Các liên kết tuyệt vời hơn