Cách thức hoạt động của nghi thức hội nghị từ xa

Mark đang vật lộn với các điều khiển âm thanh không quen thuộc với tư cách là điều phối viên hội nghị và cắt lời bình luận của Sylvia, ngắt kết nối với cô ấy. Anh ấy không chắc Bill đang ở đâu - lẽ ra anh ấy phải là người tham gia, nhưng anh ấy chưa đăng ký. Joe và Paul khăng khăng muốn tham gia từ loa ngoài và cắt bớt các phần của cuộc trò chuyện mỗi khi họ nói chuyện. Melissa gọi điện từ London nhưng phải đi sớm vì điện thoại di động của cô ấy cần được sạc lại. Kelly và Maria nghe giống nhau đến mức không thể biết ai đang nói chuyện.

Jack phải nhận một cuộc gọi quan trọng và tạm dừng hội nghị , để lại nền nhạc thang máy cho những người khác. Từ tiếng lách cách và những phản hồi mơ hồ của cô ấy, Anna đang đọc và trả lời e-mail của cô ấy trong khi hội nghị từ xa . Và như thường lệ, Emily tiếp tục ngắt lời bình luận của mọi người, trong khi Robert muốn hướng cuộc thảo luận sang chủ đề con cưng của mình là cải tiến công nghệ văn phòng.

Bạn tự hỏi mình, tôi có nên thoát ra khỏi hội nghị từ xa này không? Bất kể chủ đề hội nghị là gì, bất kỳ hội nghị từ xa nào sẽ diễn ra tốt hơn nếu mọi người hiểu và tuân thủ một số quy tắc của nghi thức hội nghị từ xa.

Ở một mức độ lớn, nghi thức hội nghị từ xa chỉ đơn giản là lịch sự - đợi đến lượt mình và đối xử với mọi người một cách tôn trọng bằng sự kiên nhẫn và tế nhị. Nhưng công nghệ và định dạng của hội nghị từ xa tạo ra nhu cầu về các quy tắc nghi thức vượt xa những gì mong đợi trong một cuộc trò chuyện giữa hai hoặc ba người trong cùng một phòng.

Bạn cần làm gì để duy trì một hội nghị từ xa theo dõi? Làm thế nào để giải quyết một số vấn đề về nghi thức trước khi hội nghị bắt đầu? Và bạn có thể làm gì trong suốt hội nghị, với tư cách là một nhà lãnh đạo hoặc một người tham gia, để giữ cho nó dân sự và diễn ra suôn sẻ? Đầu tiên, hãy xem xét các nghi thức trước cho một hội nghị từ xa.

Nghi thức hội nghị từ xa bắt đầu trước khi bất kỳ ai nhấc máy. Bằng cách lên kế hoạch trước, cả người lãnh đạo hội nghị từ xa hoặc người chủ trì và những người tham gia hội nghị có thể làm cho hội nghị từ xa trở thành một trải nghiệm lịch sự và dễ chịu hơn.

Một số vi phạm trong nghi thức hội nghị từ xa chỉ đơn giản là kết quả của sự buồn chán và thất vọng. Những người tham gia bị giữ lâu hơn dự kiến ​​hoặc bị mắc kẹt trong các cuộc thảo luận về các vấn đề bên lề có thể trở nên không quan tâm và thiếu kiên nhẫn.

Với tư cách là người chủ trì, bạn có thể rút ngắn những phản ứng đó bằng cách lên kế hoạch cho cuộc họp một cách cẩn thận.

Việc xử lý các sắp xếp một cách cẩn thận cũng sẽ giúp hội nghị từ xa diễn ra suôn sẻ và không có ai bị thiếu hoặc đến muộn.

Đừng để công nghệ góp phần gây ra các vấn đề về nghi thức, như có thể xảy ra nếu một người tham gia bị cắt bỏ phần bình luận giữa chừng.

Nếu bạn là người tham gia hội nghị từ xa, hãy chủ động loại bỏ tiếng ồn không liên quan, giảm sự gián đoạn và chuẩn bị tham gia tích cực vào các cuộc thảo luận.

Bất kể bạn lập kế hoạch như thế nào, nghi thức hội nghị từ xa không dừng lại khi cuộc họp bắt đầu. Hãy tiếp tục đọc để tìm ra những điều bạn nên tránh, với tư cách là người chủ trì hoặc người tham gia, để hội nghị từ xa của bạn diễn ra suôn sẻ và lịch sự.

Ngày tổ chức hội nghị từ xa đã đến, và bạn nghĩ rằng mình đã làm tất cả những gì có thể với tư cách là người chủ trì để đảm bảo các nghi thức hội nghị từ xa sẽ được tuân thủ và cuộc họp sẽ diễn ra suôn sẻ. Nhưng đừng cho rằng công việc của bạn về nghi thức hội nghị từ xa đã xong. Có rất nhiều hành vi mà bạn - và những người tham gia của bạn - sẽ muốn tránh trong hội nghị từ xa.

Có lẽ một trong những điều quan trọng nhất là đừng đợi những người đến sau và bắt đầu muộn. Nếu những người tham gia cảm thấy rằng hội nghị từ xa đang chiếm nhiều thời gian quý báu, thì việc bắt đầu muộn sẽ chỉ xác nhận điều này và khiến họ thất vọng. Bạn sẽ có một khởi đầu khó khăn trước khi bạn nói một lời.

Khi bạn bắt đầu, đừng chuyển ngay sang chương trình làm việc mà không mất thời gian để:

Khi hội nghị từ xa bắt đầu, đừng:

Nếu bạn là người tham gia, bạn sẽ muốn tránh:

Với một chút lập kế hoạch trước, nỗ lực giảm thiểu phiền nhiễu và lịch sự đơn giản, hội nghị từ xa có thể là một cuộc họp đáng giá để mọi người lại với nhau vì một mục đích khi tất cả họ không thể ở cùng một phòng.

Để biết thêm thông tin về nghi thức hội nghị từ xa và các chủ đề liên quan, hãy xem các liên kết trên trang tiếp theo.

Những bài viết liên quan

Các liên kết tuyệt vời hơn

Nguồn ­