Mở ví của bạn và lấy một trong các danh thiếp của bạn. Ai đó có thể liên hệ với bạn bằng bao nhiêu cách khác nhau? Bạn có một số điện thoại công việc, một điện thoại di động, một số điện thoại nhà riêng, một số fax và các địa chỉ e-mail , cho cả gia đình và văn phòng.
Đó là sáu lựa chọn khác nhau để nắm giữ bạn. Và điều đó thậm chí còn không bao gồm tài khoản nhắn tin tức thì (IM), số máy nhắn tin và số Skype của bạn. Bạn giống như một cuốn sổ điện thoại biết đi!
Nhưng việc có tất cả các số điện thoại và địa chỉ e-mail khác nhau này có giúp liên hệ với bạn dễ dàng hơn không? Không thể có sẵn trên tất cả các thiết bị và tài khoản khác nhau cùng một lúc. Bạn sẽ không bao giờ được rời khỏi bàn làm việc, mang theo nhiều điện thoại di động và máy nhắn tin bên mình và liên tục đăng nhập vào các tài khoản e-mail và IM khác nhau.
Thực tế là với tất cả các thiết bị này, bạn dành phần lớn thời gian trong ngày để quay số vào tất cả các hộp thư thoại, kiểm tra các loại e-mail và tài khoản IM và đi đến máy fax để xem có tin nhắn mới hay không.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể truy cập tất cả các tin nhắn - thoại, fax, e-mail và IM - từ một thiết bị? Đó là ý tưởng đằng sau tính năng nhắn tin phổ quát, còn được gọi là nhắn tin hợp nhất . Với tính năng nhắn tin đa năng, bạn có thể đọc e-mail, nghe thư thoại và nhận fax và IM, tất cả ở một nơi. Tốt hơn nữa, bạn có thể chọn cách bạn muốn truy cập các tin nhắn đó: thông qua máy tính, điện thoại hoặc thậm chí là thiết bị di động hỗ trợ Web.
Bạn không chỉ có thể nhận tin nhắn ở một nơi mà còn có thể gửi chúng từ bất kỳ nền tảng giao tiếp nào đến bất kỳ nền tảng giao tiếp nào khác. Ví dụ, với hệ thống nhắn tin đa năng, bạn có thể gửi fax từ tài khoản e-mail, e-mail từ điện thoại di động hoặc tin nhắn văn bản từ ứng dụng IM. Tin nhắn phổ quát loại bỏ các rào cản tồn tại giữa các nền tảng truyền thông khác nhau, tạo ra một giải pháp thực sự thống nhất cho các công ty lớn và nhỏ, nhân viên di động và thậm chí cả người dùng gia đình [nguồn: International Engineering Consortium ].
Nhưng tất cả các thành phần của một hệ thống nhắn tin đa năng là gì? Có khó để thiết lập và sử dụng không? Và một số nhà cung cấp dịch vụ lớn nhất là ai? Đọc để tìm hiểu.
- Các thành phần của nhắn tin chung
- Sự tiện lợi của nhắn tin chung
- Cách bắt đầu với Tin nhắn đa năng
Các thành phần của nhắn tin chung
Trong một văn phòng điển hình, có các công nghệ riêng biệt để gửi và nhận các loại tin nhắn khác nhau. Nếu ai đó gọi và để lại cho bạn một tin nhắn thoại, thì bạn cần phải truy cập vào điện thoại của mình để lấy lại tin nhắn. Nếu ai đó gửi e-mail cho bạn, bạn cần bật máy tính, đăng nhập vào tài khoản e-mail và đọc tin nhắn. Nếu ai đó gửi cho bạn một bản fax, bạn cần đi đến máy và kiểm tra xem nó có được gửi đến hay không.
Với tính năng nhắn tin phổ quát, tất cả các tin nhắn - thoại, e-mail, fax - đều được thu thập trên một máy chủ trung tâm. Máy chủ chuyển đổi tất cả các thông điệp thành dữ liệu kỹ thuật số; thư thoại trở thành tệp âm thanh kỹ thuật số có thể được đính kèm vào e-mail và dữ liệu fax được chuyển đổi thành tệp hình ảnh kỹ thuật số như PDF. Sau đó, thông tin kỹ thuật số trên máy chủ trung tâm có thể được truy cập thông qua một số phương pháp khác nhau:
- Với một plug-in phần mềm đơn giản, bạn có thể định cấu hình một chương trình e-mail như Microsoft Outlook hoặc Lotus Notes để hiển thị không chỉ các tin nhắn e-mail mà còn cả thư thoại và tin nhắn fax.
- Bằng cách đăng nhập vào một trang Web nhắn tin đa năng (thông qua máy tính hoặc bất kỳ thiết bị kết nối Internet nào), bạn có thể truy cập tất cả các e-mail, thư thoại và fax ở một nơi.
- Sử dụng bất kỳ loại điện thoại nào, bạn có thể gọi vào hệ thống nhắn tin đa năng và nghe thư thoại, nghe e-mail (sử dụng công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói) và chuyển tiếp fax đến một máy fax gần đó hoặc tài khoản e-mail thay thế.
Một khái niệm trung tâm của thông điệp toàn cầu là ý tưởng về thông tin liên lạc "thời gian của bạn" [nguồn: International Engineering Consortium ]. Với tính năng nhắn tin toàn cầu, bạn không còn bị giới hạn ở một vị trí, lịch trình hoặc nền tảng liên lạc nhất định. Bạn có quyền kiểm soát khi bạn đọc và trả lời tin nhắn, nơi bạn thực hiện và cách bạn thực hiện - sử dụng nền tảng giao tiếp ưa thích của bạn, cho dù là e-mail, thoại hay fax.
Một ý tưởng trung tâm khác của nhắn tin phổ quát là thông báo. Có thể bạn là bác sĩ và điều quan trọng là bạn phải nhận được tin nhắn nhanh chóng. Với hệ thống nhắn tin đa năng, bạn có thể thiết lập các quy tắc thông báo. Ví dụ: nếu bạn chưa đăng nhập vào tài khoản e-mail của mình, nhưng ai đó gửi e-mail cho bạn, hệ thống có thể gọi đến điện thoại di động của bạn và đọc nó cho bạn. Hoặc, có thể bạn muốn nhận tin nhắn văn bản trên điện thoại di động của mình khi ai đó để lại hộp thư thoại trên điện thoại nhà riêng hoặc cơ quan của bạn.
Công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói và nhận dạng giọng nói là hai thành phần quan trọng của hệ thống nhắn tin đa năng. Với tính năng chuyển văn bản thành giọng nói, bạn có thể nhấc điện thoại của mình và để các e-mail đọc cho bạn bằng giọng nói tự động. Và với nhận dạng giọng nói, bạn có thể điều hướng trong hộp thư đến đa năng của mình bằng cách sử dụng các lệnh thoại đơn giản thay vì nhấn các số trên bàn phím.
Bây giờ chúng ta hãy xem xét các ví dụ cụ thể về sự tiện lợi của các hệ thống nhắn tin đa năng.
Sự tiện lợi của nhắn tin chung
Ví dụ tốt nhất về sự tiện lợi của nhắn tin phổ biến là giao diện e-mail. Đến thời điểm này, tất cả nhân viên văn phòng đã quen với việc sử dụng e-mail. Chúng tôi hiểu rằng các tin nhắn được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được liệt kê với tên và chủ đề của người gửi và chúng tôi có tùy chọn để đọc, trả lời hoặc chuyển tiếp chúng cho người khác.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi cùng một giao diện e-mail đó được mở rộng để bao gồm các bản fax và tin nhắn thư thoại? Những điều thú vị bắt đầu xảy ra. Chúng tôi ngừng nghĩ về hộp thư thoại như một con đường một chiều. Thay vì là những tin nhắn âm thanh dùng một lần bị xóa nhanh chóng, chúng ta có thể coi chúng giống như e-mail hơn. Với hệ thống nhắn tin đa năng, bạn có thể gửi lại phản hồi âm thanh đã ghi cho tin nhắn thư thoại của ai đó. Bạn có thể chuyển tiếp thư thoại đến một đồng nghiệp hoặc một nhóm đồng nghiệp. Hoặc, bạn có thể trả lời thư thoại bằng e-mail, IM hoặc fax. Tất cả từ cùng một giao diện.
Tất cả các hệ thống nhắn tin đa năng hơi khác nhau, nhưng hầu hết chúng đều tích hợp với các ứng dụng e-mail văn phòng phổ biến nhất: Microsoft Outlook và Lotus Notes. Trong các chương trình e-mail này, các loại tin nhắn khác nhau được biểu thị bằng các biểu tượng khác nhau, có lẽ là một phong bì cho e-mail và một máy thu điện thoại cho hộp thư thoại. Khi bạn mở một trong các tin nhắn này, bạn sẽ thấy các nút mới cho phép bạn ghi lại tin nhắn âm thanh, đính kèm fax vào tin nhắn, kiểm tra xem người dùng đó có khả dụng trên IM hay bắt đầu cuộc gọi điện thoại với người dùng đó từ PC của bạn .
Để thuận tiện hơn, bạn có thể truy cập tất cả chức năng nhắn tin đa năng thông qua bất kỳ trình duyệt Web nào trên thế giới. Hầu hết các hệ thống nhắn tin đa năng đều bao gồm một trang Web mà người đăng ký có thể truy cập bằng tên người dùng và mật khẩu. Vì vậy, ngay cả khi bạn đang đi nghỉ tại một quán cà phê Internet ở Thái Lan, bạn có thể truy cập và trả lời thư thoại, e-mail và fax.
Hệ thống nhắn tin toàn cầu cũng hữu ích cho lực lượng lao động ngày càng di động và toàn cầu. Với các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi "theo tôi", bạn có thể lập trình hệ thống nhắn tin để định tuyến cuộc gọi đến điện thoại di động của mình khi bạn không ở bàn làm việc. Hoặc, trong trường hợp có tin nhắn khẩn cấp, bạn có thể lập trình hệ thống thử nhiều số điện thoại và nền tảng liên lạc cho đến khi xác nhận được tin nhắn.
Đối với khách hàng doanh nghiệp, các hệ thống nhắn tin đa năng đặc biệt thuận tiện vì chúng cho phép dễ dàng tuân thủ các quy định như Đạo luật Sarbanes-Oxley. Ra đời từ các vụ bê bối kế toán doanh nghiệp nổi tiếng, Đạo luật Sarbanes-Oxley yêu cầu các công ty phải lưu trữ tất cả các thông tin liên lạc và tin nhắn liên quan đến các giao dịch tài chính của họ trong bảy năm [nguồn: GFI ]. Với hệ thống nhắn tin đa năng, tất cả dữ liệu thoại và fax đều được số hóa và có thể được lưu trên máy chủ cùng với e-mail.
Bây giờ chúng ta hãy xem xét một số nhà cung cấp dịch vụ nhắn tin đa năng và cách bắt đầu với một hệ thống nhắn tin thống nhất.
Cách bắt đầu với Tin nhắn đa năng
Có hai loại dịch vụ nhắn tin đa năng cơ bản: đăng ký và nội bộ. Mô hình đăng ký hướng tới các doanh nghiệp nhỏ và người tiêu dùng cá nhân không có ngân sách đầu tư vào phần cứng và phần mềm máy chủ để chạy các hệ thống nhắn tin đa năng của riêng họ. Giải pháp nội bộ dành cho các công ty và tổ chức lớn hơn có tiền và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) hiện có có thể tự vận hành các máy chủ.
Để có ví dụ về mô hình đăng ký, chúng ta hãy xem xét một công ty có tên là Messagepoint . Để sử dụng Messagepoint, bạn không cần cài đặt bất kỳ phần cứng hoặc phần mềm mới nào trên máy tính hoặc mạng công ty của mình. Tất cả các tính năng nhắn tin chung đều được quản lý thông qua trình duyệt Web.
Khi bạn đăng ký Messagepoint, bạn đã được chỉ định một số điện thoại địa phương để nhận cuộc gọi thoại và fax. Bạn cũng sẽ được cung cấp một địa chỉ e-mail đặc biệt. Nếu bạn đã có một số điện thoại đã thiết lập mà bạn không muốn thay đổi, bạn có thể yêu cầu công ty điện thoại chuyển tiếp các cuộc gọi và fax của bạn đến số mới này. Đối với e-mail cũng vậy. Bạn có thể sử dụng cài đặt Post Office Protocol-phiên bản 3 (POP3) trên ứng dụng e-mail của mình để nhận thư từ nhiều tài khoản.
Phần hay về hệ thống Messagepoint là bạn không bị mắc kẹt với một số điện thoại Messagepoint. Bạn có thể lập trình hệ thống để "theo dõi" bạn hoặc "tìm" bạn trên bất kỳ số điện thoại nào trên thế giới.
Messagepoint tính phí $ 20 một tháng cho dịch vụ cao cấp của họ và $ 30 một tháng cho dịch vụ kinh doanh của họ. Các dịch vụ cao cấp bao gồm các tính năng nhắn tin phổ thông tiêu chuẩn như fax tới e-mail, e-mail qua điện thoại và thư thoại tới e-mail. Các dịch vụ dành cho doanh nghiệp bao gồm các tính năng như định tuyến cuộc gọi "theo dõi tôi" và "tìm tôi" và thông báo tin nhắn văn bản.
Hệ thống Nortel CallPilot là một ví dụ về giải pháp nhắn tin đa năng nội bộ. Để sử dụng hệ thống, bạn sẽ cần mua máy chủ CallPilot chạy độc lập với các máy chủ Web và e-mail hiện có của bạn. Ưu điểm của giải pháp nội bộ như CallPilot là nó không yêu cầu bất kỳ thay đổi nào đối với máy chủ e-mail hiện có của bạn. Nó cũng không yêu cầu phần mềm bổ sung.
CallPilot tích hợp với các ứng dụng e-mail phổ biến thông qua một trình cắm phần mềm đơn giản. Người dùng có thể truy cập các tính năng nhắn tin của nó thông qua ứng dụng e-mail, thông qua giao diện Web hoặc qua bất kỳ điện thoại nào. Qua điện thoại, CallPilot cho phép bạn điều hướng hệ thống bằng lệnh thoại và có thể đọc lại các e-mail bằng cách sử dụng tính năng chuyển văn bản thành giọng nói. Người quản trị hệ thống có thể quản lý hệ thống và đưa ra báo cáo bằng bất kỳ trình duyệt Web nào, bên trong hoặc bên ngoài mạng cục bộ.
CallPilot có sẵn với nhiều kích thước, tùy thuộc vào quy mô của tổ chức và nhu cầu nhắn tin. Ở cấp thấp nhất là CallPilot Mini chỉ cho phép tổng số 200 người dùng. Ở phân khúc cao cấp là CallPilot 1005R đạt tối đa 50.000 người dùng. Nortel không niêm yết giá trên trang web của mình, vì giá cả khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu nhắn tin cụ thể của khách hàng.
Chúng tôi hy vọng đây là phần giới thiệu hữu ích về thế giới nhắn tin toàn cầu.
Để biết thêm thông tin về nhắn tin phổ quát và các chủ đề liên quan, hãy xem các liên kết trên trang tiếp theo.
Nhiều thông tin hơn
Những bài viết liên quan
- Cách thức hoạt động của e-mail
- Cách lời nhắc tự động hoạt động
- Cách thức hoạt động của thông báo điện tử
- Cách thức hoạt động của Nhắn tin tức thì
- Cách thức hoạt động của SMS
- Cách thức hoạt động của Thư thoại
- 5 công nghệ điện thoại mới nổi hàng đầu
Các liên kết tuyệt vời hơn
- Điểm tin nhắn
- Nortel CallPilot
- Cisco Unity
