Yêu cầu hệ thống đối với Google Tài liệu khá đơn giản. Điều duy nhất bạn phải lo lắng là trình duyệt Web của bạn. Google Documents tương thích với Internet Explorer phiên bản 6 trở lên, Firefox phiên bản 1.07 trở lên (nhưng không phải Firefox 3) và Safari 3.1 trở lên. Hiện tại, Google không hỗ trợ Google Tài liệu cho bất kỳ trình duyệt nào khác, vì vậy rất có thể nó sẽ không chạy trên chúng. Ngoài ra, bạn phải kích hoạt Javascript và cookie để sử dụng các ứng dụng.
Để truy cập Google Documents, bạn cần tạo một tài khoản Google. Tài khoản Google là miễn phí. Tất cả những gì bạn cần là một địa chỉ e-mail hợp lệ - và sự sẵn sàng đồng ý với các điều khoản dịch vụ của Google - để tạo một địa chỉ. Nếu bạn đã đăng ký Gmail , bạn đã có một tài khoản Google. Tài khoản cung cấp cho bạn quyền truy cập vào nhiều ứng dụng của Google, ngoài Google Tài liệu.
Với tài khoản, người dùng có thể tạo tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày mới hoặc tải tệp hiện có lên hệ thống. Google Documents tương thích với các định dạng tệp sau:
- Tệp giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (.csv)
- Tệp ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản (HTML)
- Tệp Microsoft Word, PowerPoint và Excel (.doc, .ppt hoặc .pps và .xls, tương ứng)
- Định dạng Văn bản và Bảng tính OpenDocument (.odt và .ods, tương ứng)
- Định dạng văn bản đa dạng thức (.rtf)
- Tài liệu StarOffice (.sxw)
- Tệp văn bản (.txt)
Người dùng cũng có thể tạo tài liệu bằng cách gửi email trực tiếp đến một địa chỉ duy nhất dựa trên tên họ đã đăng ký khi tạo tài khoản Google. Google chỉ định một chuỗi dài các số và chữ cái cho mỗi địa chỉ e-mail để đảm bảo mỗi địa chỉ là duy nhất. Google Tài liệu sử dụng chủ đề của e-mail làm tên tài liệu và chuyển đổi nội dung thành tài liệu. Bạn cũng có thể đính kèm tệp trong e-mail và gửi chúng đến địa chỉ được chỉ định của bạn. Google Documents chuyển đổi tất cả các tệp đính kèm sang định dạng HTML và lưu chúng vào tài khoản của bạn.
Bạn trở thành chủ sở hữu của bất kỳ tệp nào bạn tạo hoặc nhập vào Google Tài liệu. Chủ sở hữu có thể chỉnh sửa và xóa tệp cũng như mời cộng tác viên và người xem . Cộng tác viên có thể chỉnh sửa và xuất tệp. Chủ sở hữu cũng có thể chọn cung cấp cho các cộng tác viên khả năng mời các cộng tác viên khác vào một dự án. Người xem có thể xem các tệp và xuất chúng, nhưng không được phép chỉnh sửa.
Phương pháp tổ chức cho Google Tài liệu là một hệ thống tệp và thư mục đơn giản. Bạn có thể tạo các thư mục và thư mục con cho tất cả các tệp của mình. Google cung cấp cho bạn nhiều cách để sắp xếp dữ liệu, bao gồm theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo các bản cập nhật mới nhất.
Người dùng Google Documents nhận được nhiều dung lượng lưu trữ với tài khoản của họ, nhưng không phải là không giới hạn. Mỗi tài khoản có thể có tối đa:
- 5.000 tài liệu lên đến 500 kilobyte mỗi tài liệu
- 1.000 bảng tính lên đến 1 megabyte mỗi bảng
- 5.000 bản trình bày lên đến 10 megabyte mỗi bản
Sứ mệnh công ty của Google là tổ chức thông tin của thế giới. Với ý nghĩ đó, công ty đã tích hợp một số khả năng tổ chức và tìm kiếm của mình vào Google Documents. Google Documents có thể tận dụng những công nghệ này như thế nào? Tìm hiểu trong phần tiếp theo.
Tư cách thành viên có các đặc quyền
Nếu người dùng Google Docs xuất bản một tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày, nó sẽ trở thành công khai và bất kỳ ai cũng có thể xem nó. Nếu không, chỉ những chủ tài khoản Google được chỉ định mới có thể truy cập, xem hoặc chỉnh sửa tệp trong Google Tài liệu. Chủ sở hữu luôn có thể chọn ngừng xuất bản tệp, hoàn nguyên tệp về cài đặt riêng tư.
