Nhiều người có thể xem và chỉnh sửa tệp Google Tài liệu đồng thời. Quan trọng hơn, họ không phải lo lắng về việc tạo các bản sao trùng lặp của cùng một tệp. Với Google Documents, mọi người làm việc trong một dự án sẽ thực hiện các thay đổi đối với cùng một tài liệu chính. Khi người dùng thực hiện các chỉnh sửa, Google Tài liệu sẽ theo dõi tất cả các thay đổi và gắn thẻ từng chỉnh sửa bằng tên của chủ tài khoản Google chịu trách nhiệm. Bằng cách đó, chủ sở hữu của tài liệu có thể quét các thay đổi và xem ai chịu trách nhiệm cho mỗi lần chỉnh sửa.
Google đã thiết kế Google Docs để tự động lưu gần như liên tục, giữ nguyên từng bản chỉnh sửa ngay sau khi người dùng thực hiện. Những người dùng khác thấy các thay đổi được cập nhật ngay lập tức. Trong khi làm việc với tài liệu hoặc bản trình bày, người dùng có thể xem ai khác trong tệp. Và với bảng tính, người dùng có thể nhấp vào tab có nhãn "thảo luận" để trò chuyện trong thời gian thực về dự án.
Vào tháng 4 năm 2008, Google thông báo rằng người dùng có thể làm việc trên các tệp tài liệu Google Docs (nhưng không phải là bản trình bày hoặc bảng tính) ngoại tuyến bằng phần mềm chỉnh sửa của Google. Trước đây, người dùng sẽ phải tải xuống tệp từ Google Tài liệu và làm việc trên tệp đó với một số loại phần mềm năng suất khác nếu họ cần làm việc ngoại tuyến. Sau đó, họ sẽ phải tải tài liệu trở lại Google Documents sau khi kết nối lại với Internet . Điều này có nghĩa là người dùng sẽ tạo nhiều phiên bản của cùng một tệp.
Giải pháp của Google cho vấn đề này là Google Gears , một ứng dụng plug-in giúp các ứng dụng Web khác mạnh mẽ hơn. Gears cho phép người dùng truy cập trình chỉnh sửa của Google ngoại tuyến. Sau khi bạn kết nối lại với Internet, Google Documents sẽ tự động đồng bộ hóa bản sao ngoại tuyến của tài liệu của bạn với bản chính được lưu trữ trong tài khoản Google. Nếu một người dùng khác đã thực hiện các chỉnh sửa đối với một trong các phần bạn đã thay đổi, các thay đổi của bạn sẽ không được triển khai. Thay vào đó, Google sẽ cảnh báo bạn về vấn đề này và cho bạn cơ hội so sánh các thay đổi của mình với các chỉnh sửa của người dùng khác. Nếu bạn vẫn muốn các thay đổi của mình đi vào tệp, bạn có thể sao chép và dán chúng vào tài liệu.
Google cũng có một số thủ thuật nâng cao dành cho người chỉnh sửa bảng tính. Ví dụ: tính năng Google Finance có thể truy xuất thông tin về một công ty giao dịch công khai. Nó tuân theo một mẫu "đối tượng / thuộc tính". Người dùng nhập biểu tượng mã chứng khoán của công ty (đối tượng) và yêu cầu một phần thông tin cụ thể về công ty đó (thuộc tính). Ví dụ: người dùng có thể nhập công thức để tra cứu giá cổ phiếu gần đây nhất của Google. Thông tin cập nhật khi điều kiện thị trường thay đổi, mặc dù dữ liệu có thể trễ hơn 20 phút so với điều kiện thực tế.
GoogleLookup là một tính năng bảng tính khác tuân theo mô hình đối tượng / thuộc tính. Giả sử bạn đang xây dựng một bảng so sánh các thành phố khác nhau của Hoa Kỳ. Bạn có thể muốn tra cứu dân số cho từng thành phố và nhập dân số đó vào một cột cụ thể. Với tính năng GoogleLookup, bạn sẽ nhập một công thức, biểu thị thành phố bạn quan tâm và yêu cầu thuộc tính "dân số". Công cụ tìm kiếm của Google tìm kiếm thông tin đó và truy xuất nó. Nếu có nhiều câu trả lời cho một thuộc tính cụ thể, Google sẽ trình bày tất cả chúng cho bạn để bạn có thể xác định câu trả lời nào phù hợp với nhu cầu của mình.
Mặc dù nhiều tính năng của Google Documents có vẻ hữu ích, nhưng một số người lại không muốn áp dụng phương pháp điện toán đám mây. Tại sao họ thận trọng khi sử dụng Google Tài liệu? Tìm hiểu trong phần tiếp theo.
Tham gia đám đông
Có bao nhiêu người có thể chỉnh sửa tệp Google Tài liệu cùng một lúc? Vâng, với tài liệu và bản trình bày, tối đa 10 người có thể làm việc trên tệp cùng một lúc. Tối đa 50 người có thể cùng nhau chỉnh sửa bảng tính Google Tài liệu. Và Google Tài liệu cho phép tối đa 200 người xem đồng thời bất kỳ loại tệp Google Tài liệu nào.
