Khi lập kế hoạch cho một mạng nội bộ, điều quan trọng nhất là ai đó cần phải chịu trách nhiệm [nguồn: Intranet Roadmap ]. Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, đây có thể là một nhân viên hoặc một nhóm nhân viên. Cá nhân hoặc nhóm mạng nội bộ này sẽ xác định nội dung nào được xuất bản trên mạng nội bộ và công nghệ nào sẽ được sử dụng trong quá trình này.
Khi nhóm mạng nội bộ được tập hợp, họ phải ngồi xuống và xem xét nhiều câu hỏi quan trọng sẽ quyết định kích thước, chi phí và chức năng của mạng nội bộ. Dưới đây là một số cân nhắc chung khi lập kế hoạch mạng nội bộ:
- Đối tượng chính của mạng nội bộ là ai? Tất cả nhân viên? Hay chỉ một số phòng ban nhất định?
- Mục tiêu của mạng nội bộ là gì? Cải thiện quyền truy cập tài liệu? Hợp tác tốt hơn? Cắt giảm chi phí in ấn?
- Sự thành công của Intranet sẽ được đo lường như thế nào?
- Những loại tài liệu nào và cơ sở dữ liệu công ty nào sẽ cần được truy cập?
- Những ứng dụng dựa trên Web nào sẽ có thể truy cập được từ mạng nội bộ?
- Trang web sẽ được cấu trúc như thế nào? Những gì sẽ có trên trang chủ, các trang đích chính và các trang phụ khác nhau?
- Mọi người sẽ được phép xuất bản nội dung lên mạng nội bộ hay chỉ một số nhân viên nhất định?
- Ai sẽ chịu trách nhiệm truyền đạt các hướng dẫn biên tập và duy trì tính nhất quán của biên tập?
[nguồn: Intranet Roadmap và HomeWorlds ].
Để khởi động mạng nội bộ, nhóm mạng nội bộ cũng sẽ phải giải quyết một số vấn đề kỹ thuật. Dưới đây là một số câu hỏi kỹ thuật cơ bản cần được trả lời trong giai đoạn lập kế hoạch:
- Ai sẽ chịu trách nhiệm cấu hình và bảo trì máy chủ Web?
- Máy chủ và mạng sẽ được quản lý bởi nhân viên công nghệ thông tin nội bộ hay bởi các nhà thầu?
- Cần có những biện pháp phòng ngừa bảo mật nào (tường lửa, phần mềm bảo mật) để hạn chế quyền truy cập vào mạng nội bộ?
- Mạng nội bộ sẽ yêu cầu bao nhiêu băng thông mạng? Ví dụ: nó sẽ lưu trữ âm thanh và video trực tuyến, nhiều đồ họa và hình ảnh, v.v.?
- Các ứng dụng mới sẽ được kiểm tra như thế nào trước khi được thêm vào mạng nội bộ?
- Hệ thống quản lý nội dung (CMS) nào sẽ được sử dụng để tạo và xuất bản nội dung?
- Nhân viên sẽ được đào tạo như thế nào về CMS?
- Ai sẽ là người liên hệ cho các vấn đề kỹ thuật / câu hỏi về CMS?
- Công ty sẽ sao lưu dữ liệu mạng nội bộ như thế nào? Làm thế nào để dữ liệu mạng nội bộ phù hợp với kế hoạch khôi phục thảm họa lớn hơn của công ty
[nguồn: Lộ trình mạng nội bộ và khái niệm mạng nội bộ ].
Sau khi trả lời tất cả các câu hỏi quan trọng này, nhóm mạng nội bộ cần đưa ra một ngân sách đề xuất để trình với các giám đốc điều hành phụ trách. Trong các tổ chức lớn hơn, họ sẽ là giám đốc kỹ thuật (CTO) và / hoặc giám đốc thông tin (CIO). Dự báo chi phí cho các mục sau đây nên được bao gồm trong ngân sách mạng nội bộ:
- Máy chủ web
- Người quản lý máy chủ (nội bộ hoặc nhà thầu)
- Phát triển và thiết kế web (nội bộ hoặc nhà thầu)
- Hệ thống quản lí nội dung
- Phát triển ứng dụng (phần mềm và nhân sự)
- Phần cứng và phần mềm bảo mật
- Chi phí bảo trì dài hạn
[nguồn: Intranet Roadmap ].
Sau khi ngân sách được chấp thuận, bạn đã sẵn sàng thiết lập mạng nội bộ của mình. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ đi qua các khái niệm cơ bản về công nghệ để thiết lập một mạng nội bộ an toàn và hiệu quả.
