Cách sắp xếp thông điệp của bạn trên Dropbox một lần và mãi mãi
Dropbox là một trong những ứng dụng khổng lồ, phổ biến — như Gmail, iMessage hoặc Spotify — liên tục bổ sung các tính năng mới . Nhưng nếu bạn không sử dụng dịch vụ hàng ngày, bạn có thể bỏ lỡ một số công cụ đã được thêm vào. Bản nâng cấp Dropbox gần đây nhất đáng được chú ý vì nó mang đến cho bạn một cách tốt hơn để quản lý hàng loạt tệp dễ dàng hơn.
Tất cả chúng tôi đang tìm kiếm những cách tốt hơn để sắp xếp nội dung kỹ thuật số của mình, cho dù đó là email, ảnh, danh sách phát hay tài liệu quan trọng và đó chính xác là những gì mà một tính năng Dropbox mới được gọi là thư mục tự động được thiết kế để thực hiện. Sau khi các thư mục được thiết lập, các tệp được gửi đến chúng có thể tự động được đặt tên, sắp xếp hoặc chuyển đổi khi cần thiết.
Sẽ dễ hiểu hơn về cách nó hoạt động khi bạn dùng thử. Mở Dropbox trên web , điều hướng đến bất kỳ nơi nào bạn muốn thư mục tự động của mình tồn tại, sau đó nhấp vào Tạo và Thư mục tự động . Bạn sẽ được yêu cầu đặt tên cho thư mục mới của mình và chọn kiểu xử lý tự động mà bạn muốn áp dụng cho các tệp trong đó.
Bạn có sáu lựa chọn: sắp xếp các tệp thành các thư mục tháng và năm, đổi tên chúng, giải nén chúng hoặc chuyển đổi chúng thành hình ảnh, video hoặc PDF. Ví dụ: chọn tùy chọn cuối cùng và bất kỳ tệp nào được thêm vào thư mục tự động, từ tài liệu Word sang JPG, sẽ được chuyển đổi thành định dạng PDF bằng công cụ chuyển đổi tích hợp của Dropbox.
Chọn tự động hóa của bạn, nhấp vào Tiếp theo và bạn có thể tùy chỉnh nó. Các tùy chọn bạn thấy ở đây sẽ khác nhau tùy thuộc vào quá trình tự động hóa. Ví dụ: nếu bạn đang đổi tên tệp, bạn sẽ có thể đặt mẫu cho việc đổi tên (ví dụ: bạn có thể bắt đầu đặt tên tệp bằng ngày tháng và bao gồm tên thư mục mẹ.
Tính năng tự động hóa mà bạn đã chọn sẽ được áp dụng cho các tệp mới, bất kể chúng được thêm vào bằng cách nào — thông qua ứng dụng máy tính để bàn, thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc qua giao diện web. Bạn có thể sửa đổi cài đặt của thư mục bằng cách nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh nó trên giao diện web và chọn Chỉnh sửa tự động hóa .
Hộp thoại tương tự cho phép bạn tạm thời tạm dừng tự động hóa, nếu bạn cần (thông qua công tắc chuyển đổi Đang hoạt động / Tạm dừng ) hoặc loại bỏ hoàn toàn (thông qua biểu tượng thùng rác) — mặc dù thư mục và tệp sẽ vẫn còn. Bạn cũng có thể thêm tự động hóa khác bằng cách vào một thư mục và nhấp vào ba dấu chấm ở trên cùng, sau đó Thêm tự động hóa . Tùy chọn tương tự cho phép bạn biến một thư mục hiện có, bình thường thành một thư mục tự động.
Một tự động hóa được Dropbox hứa hẹn và đề cập trong tài liệu hỗ trợ của nó là khả năng tự động gắn thẻ các tệp khi chúng được thêm vào một thư mục. Tùy chọn này không hiển thị cho chúng tôi tại thời điểm viết bài, mặc dù hy vọng nó sẽ sớm xuất hiện, vì nó có vẻ là một trong những tính năng tự động hữu ích hơn mà Dropbox có thể cung cấp.
Bạn cũng có thể thêm thẻ theo cách thủ công, thông qua giao diện web Dropbox. Chọn một thư mục, một tệp hoặc một nhóm tệp và bạn sẽ thấy trường Thẻ ở phía bên phải: Nhập các thẻ của bạn vào đây, nhấn Enter sau mỗi thẻ. Lợi ích của việc thêm thẻ là giúp bạn tìm thấy tệp của bạn sau này dễ dàng hơn, đặc biệt nếu tệp liên quan đến một chủ đề hoặc ý tưởng nhất định được trải rộng trên nhiều thư mục trong tài khoản Dropbox của bạn.
Ứng dụng web Dropbox có chức năng tìm kiếm tốt hơn những gì bạn có thể nhận ra (sử dụng hộp tìm kiếm xuất hiện ở đầu mỗi màn hình). Bạn có thể thu hẹp kết quả của mình dựa trên loại thư mục hoặc tệp và nếu cụm từ tìm kiếm của bạn khớp với một thẻ cụ thể, bạn sẽ có thể chọn thẻ trong hộp tìm kiếm.
Có một tính năng liên quan khác mà Dropbox đã thêm vào đó gọi là tổ chức đa tệp. Nó tự động sắp xếp các tệp thành các thư mục con dựa trên ngày tháng, từ khóa hoặc tần suất bạn tương tác với chúng. Bạn có thể sử dụng tổ chức nhiều tệp thông qua ứng dụng web trong bất kỳ thư mục nào không phải là thư mục tự động: Nhấp vào ba dấu chấm ở trên cùng, sau đó chọn Tổ chức nhiều tệp từ danh sách.
Một số tùy chọn bạn sẽ thấy khớp với các tùy chọn thư mục tự động. Bạn có thể chọn từ Không hoạt động , Tháng , Năm , Từ khóa và Di chuyển thông minh —Dropbox không cho biết chính xác cách hoạt động của tùy chọn di chuyển thông minh, nhưng ít nhất bạn có thể xem trước các đề xuất 'thông minh' trên màn hình tiếp theo trước khi chúng được áp dụng.
Bạn cũng nhận được một số tùy chọn tùy chỉnh. Ví dụ: bạn có thể chọn từ khóa để sắp xếp theo hoặc khoảng thời gian được tính là 'không hoạt động' (30 ngày hoặc 90 ngày). Mặc dù vậy, tính năng tổ chức nhiều tệp tin chỉ là một thao tác một lần — một khi việc tổ chức đã được thực hiện, nó sẽ hoàn tất. Các quy tắc tương tự sẽ không được áp dụng cho các tệp được thêm vào thư mục trong tương lai, mặc dù trong trường hợp tùy chọn Tháng và Năm, bạn được cung cấp tùy chọn để thêm tự động hóa.
Để quản lý các thư mục tự động dễ dàng hơn, bạn có thể xem tất cả chúng trên một màn hình thông qua cổng web. Nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn (trên cùng bên phải), sau đó nhấp vào Tự động hóa hoặc truy cập thẳng vào www.dropbox.com/automations để xem chúng. Bạn có thể xem những thư mục nào có liên quan và những tự động hóa nào đang được áp dụng, đồng thời tạm dừng, khởi động lại, chỉnh sửa và xóa chúng nếu cần.
